こんにちは、現役営業のみなとです。
社内外の文章を直す機会が多いのですが、相談の中でいちばん多いのが「一文が長くて、結局何が言いたいのか伝わらない」というお悩みです。書いた本人は内容を全部わかっているので長くても気になりません。けれど、初めて読む相手は、長い一文の途中で迷子になってしまいます。今日は、長い文章を短く区切って伝わるようにする手順を、実際のビフォーアフター付きでお伝えします。
## まず「一文一義」で割る
一文に意味を詰め込みすぎると伝わりません。「1つの文に、言いたいことは1つだけ」が基本です。
ビフォー：
「先日お送りした見積もりの件ですが、納期について社内で確認したところ、現状の人員ですと当初ご提示した期日より1週間ほど遅れる可能性があり、もし急ぎでしたら追加費用にて対応も可能です。」
アフター：
「先日の見積もりの件で、納期のご連絡です。社内で確認したところ、当初の期日より1週間ほど遅れる見込みです。お急ぎの場合は、追加費用での前倒し対応も可能です。」
1つの長い文を、用件・状況・提案の3つに割っただけです。読む側は1文ごとに区切って理解できるので、頭に入る速さが変わります。
## 主語と述語を近づける
文が長くなると、主語と述語の間が遠くなり、「誰が・どうした」が見えなくなります。間に挟まった説明を、いったん外に出すのがコツです。
ビフォー：
「弊社の担当者が、お客様からいただいたご要望をふまえて何度も社内調整を重ねた結果、ようやく対応できる見通しが立ちました。」
アフター：
「対応できる見通しが立ちました。ご要望をふまえ、担当者が社内で何度も調整した結果です。」
結論である「述語」を先に置き、理由を後ろに回しました。主語と述語が近くなると、一読で要点がつかめます。
## 接続詞で「切る」と決める
「〜ですが」「〜ので」「〜して」でつないでいくと、文はいくらでも伸びます。そこを思いきって句点で切り、必要なら接続詞を1つ立てる。これだけで読みやすさが大きく変わります。
ビフォー：
「ご提案の方向性は良いと思いますが、予算が想定より大きいので、もう少し費用を抑えた案も見たいです。」
アフター：
「ご提案の方向性は良いと思います。ただ、予算が想定より大きいです。もう少し費用を抑えた案も拝見したいです。」
「ですが」を「。ただ、」に置き換えただけですが、相手は「肯定」「懸念」「依頼」を1つずつ受け取れます。
## 迷ったら声に出して読む
最後のチェックは音読です。一息で読みきれない文は、たいてい長すぎます。途中で息継ぎをしたくなった場所が、文を切る目印です。書き終えたら一度声に出してみてください。
長い一文を割るだけで、内容を変えなくても「伝わる文章」に近づきます。まずは今日のメールやチャットの一文を、一文一義で割るところから試してみてください。
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