毎月の売上集計に半日使っていた私が、最初にやめた3つの作業

月初の数日が集計で消える。営業をやっていると、この感覚が当たり前になっていきます。私も長いあいだ、月次の売上をまとめる作業に毎回半日ほど使っていました。やめたのは、頑張り方そのものでした。以下の3つを手放したら、同じ集計が30分で終わるようになりました。1. 「とりあえず全部コピペして1枚に集める」のをやめた複数のファイルから数字を1枚のシートに貼り集める。これが一番時間を食っていました。貼り間違い、貼り漏れ、行のズレ。しかも翌月また同じことをやります。やめた代わりに、元データは元の形のまま置いて、集計用のシートから参照するようにしました。元データを触らないので、貼り間違いという事故が起こらなくなります。翌月は元データを差し替えるだけで、集計側は何もしません。2. 「目で見て合っているか確かめる」のをやめた合計が合わないとき、上から順に目で追っていませんか。私はやっていました。そして見つからないまま夕方になります。今は、合計が合わない前提でチェック列を作っています。件数と金額をそれぞれ別の方法で数えて、差が出たら色が変わるようにしておく。どこがずれているかを人間が探すのではなく、ずれている場所そのものを表示させます。目で追う作業が消えます。3. 「毎回きれいなグラフを作り直す」のをやめた報告用のグラフを毎月作り直していました。これも不要でした。参照範囲を固定してしまえば、データが変わればグラフは勝手に変わります。作り直すのではなく、一度作って使い回す形にしておく。共通しているのは「翌月の自分の作業を減らす」という考え方3つとも、やっていることは同じです。今月をラクにするのではなく、翌月の自分がやる作業を先に消しておく。集計が遅いのは能力の問題ではなく、毎月ゼロから作り直す構造になっているからでした。とはいえ、この構造に組み替える最初の1回が一番面倒です。関数を調べる時間もそれなりにかかります。もし今その最初の1回で詰まっているなら、現状のファイルを見せていただければ、集計の形に整えてお返しします。翌月からは差し替えるだけの状態でお渡しするので、来月の半日が戻ってきます。