”業務の自動化や仕組み化”
と聞いても、
「自分のケースに置き換えるとどうなるんだろう?」
と、いまひとつイメージが湧かないことがあると思います。
言葉で説明されるより、
「実際にこういう人が、こういう変化を得たんだよね」
という具体例を見た方が、ずっとわかりやすいですよね。
そこで今回は、これまでにいただいたご相談の中から、特に「同じような状況の方が多そうだな」と感じる3つのケースを、個人や企業が特定できない形に整理してご紹介します。
どれも個人事業主や小規模の事業をされている方からのご相談で、
いわゆる
「うちみたいな小さい規模で頼んでいいのかな」
と感じる方が、最初に抱えていた状況に近いと思います。
ご自身のケースと照らし合わせながら、参考にしていただけたら嬉しいです。
ご相談1:営業リスト作成に毎日2時間かかっていた個人事業主の方
ある営業支援系の個人事業主の方からのご相談でした。
業務の中心は、お客さま向けにアプローチリストを作って提案すること。
そのために、毎日複数のポータルサイトや業界の一覧サイトを巡回して、企業名・電話番号・住所・URLを手作業で集めて表にまとめていらっしゃいました。
「毎日朝の2時間がリスト作りで終わってしまって、本来やりたい提案や打ち合わせの準備に時間が取れません。これって自動化できますか?」
最初にいただいたメッセージは、こんな感じだったと記憶しています。
このときの状況を整理すると、
・1日あたりの作業時間:約2時間
・1か月で換算すると:約40〜50時間
・集める項目:企業名、電話番号、住所、URL、業種
・対象サイト:4〜8サイト
という規模でした。
ヒアリングを進めていく中で、実は「集めた後のチェック作業」にもかなり時間がかかっていることがわかりました。
電話番号が載っていないページがあったり、住所の表記が揺れていたり（同じ場所でも異なる表記になっていたりすること）、重複している企業があったり。手で集めた後に、それを整える作業も意外と負担になっていたのです。
ご提案したのは、対象サイトから必要な項目を自動で集めて、重複や表記揺れも整えた上で、一覧表に出力する仕組みでした。
最初から全部の項目を完璧に取ろうとすると複雑になるので、まずは「企業名と電話番号」の精度を最優先にして、そこから少しずつ項目を増やしていく進め方にしました。
導入後、こう変わりました。
・1日あたりの作業時間:約2時間 → 約10分(ボタンを押して、結果を確認するだけ)
・月の浮いた時間:約40〜50時間
・お客さまの感想:「朝の時間に提案資料を作る余裕ができた」
ここで大事なのは、「2時間がゼロになった」ことよりも、「朝の貴重な時間が、本業のための時間に戻った」ということです。
作業時間の削減そのものより、その時間で何ができるようになったかが、本当の成果だと感じています。
ご相談2:複数サイトへの商品登録で疲弊していた小規模ECの運営者の方
ハンドメイド系の商品を、複数のECサイトに同時掲載されている方からのご相談でした。
新商品を作るたびに、商品名・説明文・価格・画像を、いくつかのサイトの管理画面に1件ずつ手で入力されていました。
「商品を作るのは好きなんですけど、登録作業が苦痛で、新商品を出すのが億劫になってきました。この感覚、もう何とかしたいです」
と、ご相談時のお言葉が印象的でした。
こういった相談は、よく聞きます。
自動化や仕組み化は「時間の問題」だけで語られがちですが、実際にはこの方のように「気持ちの負担（ストレス）」もとても大きい部分を占めています。
「やらなきゃいけないけど、やりたくない作業」が日常にあると、本業全体のモチベーションも下がってしまいます。
このときの状況は、
・商品1点あたりの登録時間:約30分(複数サイト合計)
・月の新商品数:約20点
・月の登録作業時間:約10時間
・入力ミスが起きると、商品ページが正しく表示されないトラブルにつながる
という規模でした。
ご提案したのは、1つのスプレッドシートに商品情報をまとめておけば、各サイトの管理画面に自動で入力していく仕組みでした。
ただし、ECサイトによっては利用規約で自動操作が制限されているものもあります。なので、最初に対象サイトの規約を1つずつ確認した上で、自動化できる範囲だけを対象にする形でご提案しました。
ここは大事なポイントで、「できることは何でもやる」のではなく、「安全にできる範囲で最大限やる」という設計にしないと、後々トラブルにつながります。
導入後の変化は、
・商品1点あたりの登録時間:約30分 → 約5分
・月の登録作業時間:約10時間 → 約1.5時間
・お客さまの感想:「商品を作るのが、また楽しくなりました」
「作業がラクになった」だけでなく、「好きな仕事に集中できる気持ちが戻った」というのが、この相談のいちばんの成果だったと思っています。
こういった感想をいただけたのが、私にとっても本当にうれしい言葉でした！
ご相談3:お問い合わせ対応に追われていた小さな教室の運営者の方
オンラインで講座やワークショップを運営されている個人事業主の方からのご相談でした。
お問い合わせや申し込みが入るたびに、
・メールを確認して内容を把握する
・お客さま情報をスプレッドシートに転記する
・カレンダーに予定を入れる
・お客さまに「受け付けました」と返信する
・講座開始の数日前にリマインドメールを送る
・受講後にお礼のメッセージを送る
これらをすべて、手作業で行われていました。
ご相談のお言葉は、こうでした。
「申し込みが増えてきて嬉しいのに、対応しきれなくて返信が遅れることが増えました。返信が遅くなると、せっかく興味を持ってくれた方を逃してしまいそうで、夜も気が休まりません」
これも、規模の小さな事業者の方によくある話です。
売上が伸びてきたタイミングで、事務作業が一気に重荷になり、本業の質が下がってしまう。「成功している途中で潰れてしまう」のを避けるためにも、このタイミングでの整理は大切です。
このときの状況は、
・1件あたりの対応時間:申込時 約15分、リマインド・お礼 各約5分
・月の申込数:約30〜40件
・月の対応時間:合計で約15〜20時間
・「返信し忘れていないか」という心配が常にあり、心の負担が大きい
ご提案したのは、フォームに申し込みが入った瞬間に、
・自動でお客さま情報をスプレッドシートに記録
・カレンダーに予定を自動登録
・受付完了メールを自動送信
・講座開始の3日前にリマインドメールを自動送信
・受講後の翌日にお礼メールを自動送信
という流れで、最初の受付から受講後のフォローまでを一連の仕組みでつなげる形を作りました。
ただ、ここでも気をつけた点がありました。
「完全自動にしすぎない」こと。
たとえば、お礼メールに少しだけ「自分の言葉を一言足せる余地」を残しました。
全部が自動メールになると、お客さまにも「機械的に送られてきた」と伝わってしまいます。仕組みでベース部分を整えつつ、最後の一言だけは人が添える、という設計にしました。
導入後の変化は、
・月の対応時間:約15〜20時間 → 約3時間
・返信遅れ:ほぼなくなった
・お客さまの感想:「気がかりが減って、講座の準備に集中できるようになった」
そして、ご本人がぽろっとおっしゃったこの一言が、本当に印象的で、
「夜にスマホを見るたびに『返信しなきゃ』と焦る感覚が、なくなりました」
業務改善の本当の価値は、こういう 「気持ちの軽さ」 に表れるんじゃないかと、改めて感じたご相談でした。
3つの事例に共通すること
ここまで3つのケースを紹介してきましたが、共通点がいくつかあります。
1つ目は、最初は「ふわっとした困りごと」から始まっていることです。
どの方も、最初のメッセージは「これって自動化できますか?」「何とかしたいです」という、整理されていない一言からのスタートでした。整理は、ご相談を受けてから一緒に進めていきました。
2つ目は、全部を一気に変えていないことです。
どのケースでも、まずは「いちばん面倒な1か所」から始めて、効果を確認しながら必要に応じて広げる、という進め方をしました。
3つ目は、時間の削減だけが成果ではないことです。
どの方も、「時間が浮いた」ことよりも、「気持ちが軽くなった」「本来やりたい仕事に集中できるようになった」という変化を喜んでくださいました。
業務改善は、数字以上に「日々の気分」を変えるものなんだと、毎回感じます。
ご自身のケースと比べて、どうでしたか?
この3つの事例の中で、「あ、自分もこれに近いかも」と思ったものはありましたか?
近いケースがなくても、それは全然問題ありません。今回ご紹介したのはあくまで一部で、ご相談の内容は本当にいろいろです。
大事なのは、「自分のケースを誰かに話してみる」という最初の一歩です。
話してみると、自分一人では気づかなかったポイントが見えてきたり、思っていたより簡単に解決できることがわかったり、逆に「ここは慎重に進めるべきだな」とわかったりします。
整理するのに必要な専門知識はありません。
「こういうことに困っている」「こうなれば嬉しい」という、ご自身の言葉だけで十分です。
業務の自動化は、規模の大きな企業のためのものではありません。
むしろ、人手が限られている個人事業主や小さな事業者だからこそ、ちょっとした仕組み化で日々がぐっと変わるはずです！
今回の3つの事例も、すべて「ひとり、または数人で運営している事業」のお話でした。
もし気になるものがあれば、私のプロフィールからお気軽にメッセージください。
「この事例に近いかもしれません」「うちの場合は、こんな感じなんですけど…」という入り口でも大歓迎です。
難しい専門用語は使わず、今の業務の流れを一緒に整理しながら、無理のない形を考えます。
業務ツールディレクター はせ
