Google Workspaceに移行して、社員から実際に寄せられた困りごと

Microsoft Office中心の環境からGoogle Workspaceへ移行したとき、社内からは本当にいろいろな問い合わせがありました。

新しい機能の使い方についての質問もありましたが、それ以上に印象的だったのは、今まで当たり前にできていたことが、同じようにできなくなったという戸惑いです。

Excel、Outlook、エクスプローラー。

長年使い慣れたものが変わるわけですから、当然と言えば当然ですよね。

導入する側は新しくできるようになることに目が向きがちですが、実際に使う社員にとっては、今までの仕事をこれからどうやればいいのか、という方が気になるものです。

今回は、実際に社員から寄せられた困りごとと、そのときにどう対応したのかをいくつか紹介します。

今までの共有フォルダと同じように権限を設定できない

以前、私の勤務先では社内のファイルサーバーを使っていました。

エクスプローラーから部署ごとの共有フォルダを開いて、その中にまたフォルダを作って、という使い方です。

このとき便利だったのが、フォルダごとに細かくアクセス権を設定できたこと。

例えば、A部の共有フォルダの中に、A部の部長とC部の特定の社員だけが閲覧できるフォルダを作る。

そんな使い方をしていました。

ところが、Googleの共有ドライブへ移行すると、これまでと同じように設定できないという問い合わせが出てきたんです。

当時の共有ドライブでは、基本的にドライブのメンバーに、その中のファイルやフォルダへのアクセス権が引き継がれる仕組みでした。

なので、以前のファイルサーバーと同じ感覚でフォルダを作っても、思ったように権限を設定できなかったんですね。

この件については、閲覧できる人を限定した共有ドライブを別に作成することで対応しました。

※現在は、共有ドライブ内のフォルダにもアクセス制限を設定でき、特定のユーザーだけが開けるようになっています（共有ドライブの管理者は引き続きアクセスできます）。

「Googleに変わったからできません」と言われても、そりゃ困りますよね。

でも、以前とまったく同じフォルダ構成を再現しようとすると、かえって運用が複雑になることもあります。

このときは、Google Workspaceの仕組みに合わせて、フォルダの管理方法そのものを変えることにしました。

Excelでは簡単だった図形のコピーが面倒になった

これは、ちょっと細かい話なんですが。

Excelって、シート上に四角や丸などの図形を置いて、コピー＆ペーストで簡単に増やせますよね。

ところがGoogleスプレッドシートでは、同じ感覚で操作できません。

図形を複製するにも描画画面を開く必要があったりして、ひと手間増えてしまうんです。

これも実際に社員から寄せられた困りごとの一つでした。

最初は、そんなに大きな違いではないように思うかもしれません。

でも、毎日のように同じ操作をしている人にとっては結構な問題なんですよね。

今まで一瞬でできていたことに、毎回余計な操作が必要になる。

それだけでも、使いにくいと感じるのは当然だと思います。

この件については、スプレッドシートの仕様を説明し、新しい操作に慣れてもらうことにしました。

すべての不便を設定や仕組みで解消できるわけではありません。

以前と同じ操作を再現することが難しい場合もあるんです。

ただ、対応する側としては小さな違いでも、毎日使う社員にとっては大きな違いになる。

こういうことも、実際に問い合わせを受けてみないと、なかなか気づかないものですね。

「受信したメールがなくなった」

Gmailへ移行した後には、こんな問い合わせもありました。

「受信したはずのメールが見当たらない」

実際にはメールが消えたわけではありません。

原因の一つが、Gmailのスレッド表示でした。

以前のOutlookでは、メールを1通ずつ一覧で確認していた社員が多かったんです。

でもGmailでは、同じ話題のメールが会話単位でまとめられて表示されます。

慣れている人には便利な機能なんですが、今まで1通ずつ確認していた人からすると、受信したはずのメールが一覧に出てこないように見えてしまう。

なるほど、これは確かに戸惑うよなと思いました。

そこで、スレッド表示の仕組みを説明した上で、オンにする場合とオフにする場合、それぞれの使い方を案内しました。

会社としてはスレッド表示を推奨しています。

同じ話題のやり取りをまとめて確認できるので、便利なんですよね。

ただ、それが全員にとって使いやすいとは限りません。

なので、この件は社員それぞれが使いやすい表示方法を選べるようにしました。

便利な機能だからといって、全員に同じ使い方をしてもらう必要はないと思ったんです。

作ったファイルがどこにあるのかわからない

ファイルの保存方法についても、結構戸惑いがありました。

以前は、Excelなどで資料を作って、エクスプローラーから社内のファイルサーバーに保存する。

社員にとっては、これが当たり前のやり方でした。

でもGoogle Workspaceでは、ブラウザからGoogle Driveを開いて、ドキュメントやスプレッドシートを作成する方法が中心になります。

ここで出てきたのが、ファイルを作った後の困りごと。

作成したファイルがどこにあるのかわからない。

マイドライブをどうやって開けばいいのかわからない。

今までとはファイルの作り方も探し方も違うので、慣れない人にとっては戸惑う部分だったんですね。

中には、結局これまでどおりExcelで資料を作って、パソコンの中に保存してしまう社員もいました。

慣れた方法の方が安心ですし、仕事を進めるだけならその方が早いと感じるのもわかります。

ただ、私の勤務先ではセキュリティやファイル管理の観点から、クラウドへの保存を進める方針でした。

そのため、Google Driveの操作方法を一度説明して終わり、というわけにはいきません。

実際にファイルを作って、保存先を確認して、必要なときに探せるようになる。

そうした使い方に慣れてもらうために、今も継続してサポートしています。

同じ移行でも、困りごとによって対応は違いました

こうして振り返ってみると、同じGoogle Workspaceへの移行でも、対応方法はそれぞれ違っていました。

共有フォルダのアクセス権については、運用方法そのものを変更しました。

図形の操作については、新しい方法に慣れてもらう。

Gmailのスレッド表示は、社員自身に使いやすい方法を選んでもらう。

ファイルの保存については、会社の方針に沿って使えるよう、継続的にサポートする。

全部を同じ方法で解決しようとしたわけではありません。

それぞれの仕事や困っている内容に合わせて、対応を考えてきたんです。

Google Workspaceを導入すると、社員は新しい機能だけでなく、今までとは違う仕事の進め方も覚えることになります。

長年慣れ親しんだやり方を急に変えるのは、なかなか大変なものです。

私自身、移行する側としては、どうやって新しい環境に切り替えるかを考えていました。

でも、実際に問い合わせに対応していると、社員が今までどんな方法で仕事をしていたのか、そこを知らないと解決できないことが結構あるんですよね。

ツールを切り替えることと、社員が新しい環境で今までどおり仕事を進められるようになること。

ここは切り分けて考える必要がありますね。

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現在、ココナラではMicrosoft・Office中心の環境からGoogle Workspaceへの移行や、導入後の業務運用について個別相談を行っています。

ExcelやOutlookからの切り替え、Google Driveの運用、社員からの問い合わせへの対応など、実際に移行を進めるといろいろな問題が出てきます。

そうした困りごとについて、私自身の移行・運用経験をもとに、今の仕事をどう変えていけばよいか一緒に整理しています。

これからGoogle Workspaceへ移行する方も、すでに導入していて困っている方も、お気軽にご相談ください。