新しい業務を担当して、4か月ほど経った頃のことです。
その前の月までは、締め切りに間に合わせることで精いっぱい。
周りに助けてもらいながら、目の前の作業をなんとか終わらせる。そんな感覚で進めていました。
締め切りの前日、「間に合いそう？」と声をかけられました。
心配して確認してくれたのだと思います。でも、そのときの私は一気に焦ってしまいました。
そして、「仕事のやり方を見直そうか」と言われました。
その言葉も必要な助言だったのですが、当時は素直に受け止める余裕がありませんでした。
「私は仕事ができないのかもしれない」
「要領が悪いんだ」
そんなふうに考えて、自己嫌悪にもなりました。
立ち止まったら、そのぶん遅れる。
手を動かしていない時間は、少しもったいない。
どこかで、そう思っていた気がします。
今回は、途中で何度も立ち止まってみた
そこで今回は、ただ急いで手を動かし続けるのではなく、作業の途中で何度も、
・今、自分はどこまで進んでいるか
・残っている作業はどれくらいか
・次に何をすればいいか
・この進め方のままで間に合いそうか
を確認しながら進めることを意識しました。
もちろん、確認している間は作業の手が止まります。
最初は「こんなに立ち止まって、生産性が下がらないかな」と少し気になりました。
でも、実際は反対でした。
今までより、仕事がスムーズに進んでいます。
見通しが立つと、焦りが減った
仕事に少し慣れてきたことも、もちろん大きいと思います。
それでも、途中で現在地を確認するようになったことで、精神的な安心感がずいぶん変わりました。
どこまで終わっているのか。
あと、何が残っているのか。
今のペースで大丈夫そうか。
それが見えると、目の前の作業に落ち着いて取り組めます。
反対に、全体が見えないまま急いでいると、「何か忘れているかもしれない」という不安を抱えながら進むことになります。
手は動いていても、頭の中はずっと忙しい。
私は、その状態でずいぶん疲れていたのだと思います。
立ち止まることは、進むのをやめることではなかった
今回の私にとって、立ち止まることは休むことでも、作業を遅らせることでもありませんでした。
迷わず進むために、現在地を確認する時間でした。
少し止まって全体を見る。
進め方を確認して、また手を動かす。
この繰り返しがあるほうが、結果的に手戻りも焦りも少なくなりました。
大きな発見というと少し大げさかもしれません。
でも私にとっては、「止まらず動き続けることだけが、前に進むことではない」と実感できた出来事でした。
経理にも、途中で現在地を見る時間が必要です
これは、経理にも似ていると思います。
領収書を集める。明細を確認する。会計ソフトへ入力する。
ただ作業を続けるだけではなく、途中で、
・どこまで入力できているか
・何がまだ揃っていないか
・どこに不明点があるか
・次回も同じ流れで進められそうか
を確認する。
その時間があると、経理全体の流れが見えやすくなります。
月末に慌てて全部終わらせるより、途中で少し立ち止まる。
そのほうが、来月も無理なく続けられる形に近づくことがあります。
整えたあとも、見直していい
一度整えた方法も、新しいやり方が見つかったり、状況が変わったりすると、今の自分には合わなくなることがあります。
整えたのだから、そのままずっと続けなければいけない。
そう考えると、せっかく作った仕組みが、かえって負担になることもあります。
うまく進まなくなったときは、また立ち止まって見直せばいい。
整えることは、一度で完成させることではなく、そのときの状況に合う形へ調整していくことなのだと思います。
私もまだ、試しながら整えている途中です。
だからこそ、止まってしまった経理も、今の状態を一緒に確認するところから始めたいと思っています。
立ち止まることは、遅れることではない。
流れを見つけて、安心して進むための時間なのかもしれません。
経理の作業を続けているのに、どこまで進んでいるのか分からなくなっている方へ。
未整理の状態でも大丈夫です。まずは今の状態を確認し、次に進みやすい形を一緒に整理します。
