紙・PDF・画像の内容をExcelにまとめたい時に先に決めたいこと｜あとで使いやすくする整理のポイント

紙資料やPDF、画像の内容をExcelにまとめたい時、

そのまま入力を始めると、

あとで見にくい表になってしまうことがあります。

大事なのは、

ただ内容を打ち込むことではなく、

あとでどう使いたいかを先に決めておくことです。

たとえば、

一覧として見たいのか、

検索しやすくしたいのか、

集計にも使いたいのかによって、

必要な項目や並び方は変わってきます。

また、

元の資料ごとに書き方や順番が違う場合は、

どこを基準にそろえるかを決めておかないと、

入力後に修正が増えやすくなります。

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Excelにまとめる作業で大事なのは、ただ転記することではなく、あとで見返しやすく使いやすい形に整えることです。

まず決めたいのは、次の3つです。

この3つが曖昧なままだと、

入力はできても、

あとで探しにくく、

整理しにくく、

使いにくい表になりやすくなります。

特に多いのが、

元の資料ごとに項目の順番や書き方が違うまま、

そのまま入力してしまうケースです。

たとえば、

ある資料では会社名が先、

別の資料では担当者名が先、

さらに日付の表記もバラバラ、

という状態だと、

入力後にそろえ直す手間が増えやすくなります。

また、

一覧で見たいのか、

あとで集計したいのかが決まっていないまま入力すると、

内容は入っていても使いにくい表になりやすいです。

Excelにまとめる作業は、

単なる入力ではなく、

あとで見返しやすく、

必要に応じて整理しやすい形にすることが大切です。

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紙・PDF・画像の内容をExcelにしたいけれど、

どう整理すればいいか分からない場合は、

目的に合わせて整えながら入力できます。

「内容をそのまま入力するだけでなく、あとで使いやすい形でまとめたい」

「資料ごとにバラバラな内容を見やすく整理したい」

という場合は、下記サービスで対応しています。