講習会や地域団体の案内文を作る時、AIはかなり役に立ちます。
ただ、いきなりAIに「案内文を書いて」と丸投げするより、先に人間が決めることを置いた方が、ずっと整いやすくなります。
文章がきれいかどうかより先に、読んだ人が次に何をすればいいか。
事務局文書では、ここが一番大事だと思っています。
【きれいな文章だけでは、人は動けない】
案内文は、丁寧に書けばよいというものではありません。
もちろん、失礼のない言葉遣いは大切です。
でも、どれだけ丁寧でも、日時が分かりにくい。持ち物が見つけにくい。返事の締切が最後まで読まないと分からない。
そうなると、読み手は迷います。
迷うと、問い合わせが増えます。
問い合わせが増えると、事務局はまた忙しくなります。
講習会、研修会、地域団体の会合、小さなイベント。
どれも、文書の目的は「良い文章を見せること」ではなく、関係する人が同じ方向へ動けるようにすることです。
だから私は、案内文を見る時にまずこう考えます。
この文書を読んだ人は、次に何をすればよいか分かるだろうか。
【AIに渡す前に置く4つの骨組み】
AIに文書を手伝ってもらう前に、人間が置いた方がいい骨組みがあります。
1. 誰に向けた文書か
2. 日時と場所
3. 相手に何をしてほしいのか
4. 返事や申込の締切
参加者向けなのか、講師向けなのか、役員向けなのか。
ここが変わると、文体も、説明の細かさも変わります。
日時や会場が複数回出てくる場合は、表記ゆれも起きやすくなります。
曜日が合っているか。開始時刻と受付開始時刻が混ざっていないか。場所の書き方が毎回同じか。
こういう確認は、AIにも手伝わせやすいところです。
一方で、「なぜその講習会を行うのか」「相手にどのくらい丁寧に説明する必要があるのか」「今回は簡潔でよいのか」は、人間が見る必要があります。
AIは文章を整えられます。
でも、その文書がその相手に届くかどうかまでは、現場を知らないと判断できません。
だから私は、「AIに丸投げ」ではなく、「AIで下書きし、人間が責任を通す」という分け方がよいと思っています。
【小さな事務局ほど、文書が助けになる】
地域団体や小さな講習会では、事務局が一人に近いこともあります。
案内文を書く。
出欠を集める。
日程表を作る。
講師や関係者に連絡する。
当日の準備を確認する。
このあたりを、限られた時間で進めることになります。
そういう時、文書が整っているだけでかなり助かります。
問い合わせが減る。
確認の抜け漏れが減る。
当日の混乱が少し減る。
次回に使い回せる型が残る。
立派なシステムを作る前に、まずは案内文、出欠確認文、当日の日程表を整える。
そのくらいの小さな一歩の方が、現場には効くことがあります。
【公開や送付の前に見たい確認表】
案内文を作ったあと、公開や送付の前に、次の項目だけでも見ると安心です。
・ 誰に向けた文書か分かるか
・ 開催日、時間、場所が一度で分かるか
・ 相手にしてほしい行動が明確か
・ 返事や申込の締切が分かるか
・ 持ち物や注意点が埋もれていないか
・ 担当者しか分からない略語が入っていないか
・ 個人情報や内部情報が余計に入っていないか
・ 最後に人間が読んで、送ってよいと判断したか
AIを使うなら、この確認表をそのまま渡してもよいです。
「この案内文を、上の項目で確認してください」
と頼むだけでも、見落とし候補を出してくれます。
もちろん、AIの指摘がすべて正しいわけではありません。
最後は人間が見ます。
でも、ひとりで何度も読み返して疲れてしまうより、先にAIに粗い確認をさせるだけで、かなり楽になることがあります。
【ご相談について】
ココナラで、講習会や地域団体の事務局文書を整えるサービスを出しています。
案内文、出欠確認文、日程表などについて、
・ メモはあるけれど、文書に整える時間がない
・ 前年度の案内文を今年版に直したい
・ 文章はあるが、読み手が動きやすい形に整理したい
・ AIで作った下書きを、人の目で実務向けに整えたい
という場合にお手伝いできます。
個人情報や内部情報は、伏せられる範囲で伏せた形でご相談ください。
内容を確認したうえで、無理に受けず、対応できる範囲を明確にして進めます。
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