― 「なんとなく知ってる」から一歩進むために ―
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◆ はじめに
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「ChatGPTってよく聞くけど、結局なにができるの？」
「仕事で本当に役に立つの？ ChatGPTに聞く時間があったら自分で調べたほうが早いのでは…？」
そんなモヤモヤを感じている方に向けて、ここでは
【企業でのChatGPTの具体的な使い方】を、できるだけ専門用語を使わずに紹介します。
まだ一度も触ったことがない人でも、読みながらイメージできる内容を目指しています。
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◆ 1. そもそもChatGPTってなに？
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ざっくり言うと、ChatGPTは
▶「人間のように文章を読んだり書いたりできる、ものすごく頭のいいチャットボット」
です。
イメージとしては、こんな違いがあります。
・普通の検索
→「情報が載っているページ」をたくさん出してくれる
・ChatGPT
→ こちらの質問を理解して、【文章で答えを作ってくれる】
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● ChatGPTにできること（ごく一部）
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・メール文・お知らせ文・社内文書の「たたき台」作成
・企画書のアイデア出し
・マニュアルや議事録などの要約
・エクセル関数や簡単なコードのサンプル作成
・外国語メールの翻訳＋文面チェック
・「なんとなく聞きづらいこと」の相談
（例：上司への依頼メールの書き方、クレーム対応メールの文面 など）
「検索＋文章作成」をまとめてやってくれる相棒、というイメージでOKです。
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◆ 2. 企業でChatGPTを使うメリット
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● メリット① 「ゼロから書く時間」が大幅に減る
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メール、稟議書、提案資料の構成、社内向けお知らせ文…。
これらを【真っ白な画面から書き始める】のは、意外としんどいですよね。
ChatGPTに頼めば、最初の“たたき台”を一瞬で作ってくれます。
▼例：納期遅延の謝罪メール
「顧客への納期遅延の謝罪メールの文面の例を出してください。
BtoB、納品が1週間遅れます。こちらのミスが原因です。」
と聞くと、
・丁寧な謝罪文
・原因の説明
・今後の対策
などを含んだメール文を一気に作ってくれます。
あとは、それを【自社の文体や状況に合わせて修正するだけ】。
ゼロから書くより、圧倒的に楽になります。
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● メリット② 「考えるヒント」をたくさんくれる
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企画・アイデア出しの場面でも役立ちます。
▼例：オンラインセミナーの企画
「既存顧客向けに、新しいオンラインセミナーの企画アイデアを10個出してください。
対象は中小企業の経営者で、テーマは『DX・業務効率化』です。」
といった形で伝えると、
タイトル案や内容の方向性をどんどん提案してくれます。
そのまま採用する必要はなく、
・たたき台
・会議のネタ出し
・連想のきっかけ
として活用するのがおすすめです。
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● メリット③ 「説明役・家庭教師」として使える
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・「この業界用語、今さら聞けない…」
・「部下に聞くのもなんとなく気まずい…」
そんなときもChatGPTが便利です。
▼例：用語解説をお願いする
「BtoBマーケティングでよく出てくる『リードナーチャリング』を、中学生にも分かるレベルで説明してください。」
と聞けば、かみ砕いた説明をしてくれます。
さらに、
・「もっと短く」
・「図解するつもりで説明して」
・「営業初心者向けにポイントだけ箇条書きで」
など、条件を変えて何度でも聞き直せます。
▶「何度質問しても怒らない・嫌な顔をしない上司」
くらいに思っておくと、気楽に使えます。
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◆ 3. 部門別：こんな使い方があります
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ここからは、部署ごとの具体的な利用イメージです。
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● 3-1. 営業部門
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▼よくある使い方
・商談後のフォローメールの文面作成
・提案書の章立て案・構成案の作成
・見込み顧客の業界情報のざっくり把握
・電話トークスクリプトのたたき台作成
▼プロンプト（指示文）の例
「製造業の新規見込み顧客に送るフォローメールの文面案を作ってください。
先ほどオンライン商談を行い、見積もりを送る約束をしました。
口調は丁寧だがかしこまりすぎない感じでお願いします。」
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● 3-2. 管理部門・総務・人事
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▼よくある使い方
・社内規程の変更案の説明文
・社員向けのお知らせメールや掲示文
・採用ページの原稿案・求人票の文面案
・評価シートのコメント例
▼プロンプト例
「社員向けに、在宅勤務制度の変更をお知らせするメール文を書いてください。
これまで週2回までだったところを、週3回までに変更します。
変更理由は『働き方の柔軟性を高めるため』です。」
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● 3-3. マーケティング部門
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▼よくある使い方
・ブログ記事の構成案・見出し案作成
・SNS投稿の文案・キャッチコピー案
・ペルソナの整理・仮説出し
・競合サービスの特徴の整理（※公開情報の範囲で）
▼プロンプト例
「中小企業のバックオフィス担当者向けに、
経費精算システムのメリットを解説するブログ記事の構成案を作ってください。
見出しレベルで3〜5個程度に分けてください。」
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● 3-4. 情シス・IT・開発部門
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▼よくある使い方
・エラー文の意味の説明
・コードのリファクタリング例の提案
・操作マニュアル・FAQのたたき台作成
・ヘルプデスク用の回答テンプレ作成
▼プロンプト例
「社内向けの『パスワードを忘れたときの対応手順』マニュアルのたたき台を作ってください。
PCに詳しくない人にも分かるように、ステップごとに丁寧に書いてください。」
※ソースコードや設定値など、機密情報をそのまま貼り付けないように注意が必要です（後述）。
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◆ 4. 実際に質問してみよう：基本の使い方
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● ステップ①：役割・前提を伝える
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いきなり「メール書いて」よりも、
【状況を説明したほうが良い回答が返ってきます】。
▼例
「あなたは日本のBtoB企業の営業担当という設定で、
既存顧客へのフォローメールの文面を考えてください。」
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● ステップ②：条件を具体的に伝える
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次のようなポイントを書いておくと、かなり使いやすくなります。
・誰に（相手）
・何の目的で（目的）
・どんなトーンで（丁寧・カジュアル など）
・どのくらいの長さで（短め／長め）
▼悪い例
「お客さんへのメールを書いて」
→ 抽象的すぎて、想像と違う文面が出てきやすいです。
▼良い例
「既に取引のある担当者に、見積書を添付して送るメール文を書いてください。
口調は丁寧で、長くなりすぎないように、5〜7行程度でお願いします。」
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● ステップ③：出てきた文を「そのまま使わない」
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ChatGPTの文章はあくまで【たたき台】です。
次のような【人間のチェック＆編集】は必須です。
・社内の言い回しに合わせる
・具体的な数字・日付・固有名詞を入れる
・事実関係に間違いがないか確認する
「仕上げは必ず自分たちで」が基本ルールです。
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◆ 5. 企業で使うときの注意点（ここ大事）
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● 5-1. 機密情報をそのまま入れない
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次のような情報を、そのまま入力するのは基本NGと考えましょう。
・顧客名
・具体的な金額
・社内の非公開情報
・個人情報（氏名・住所・電話番号など）
▼工夫の仕方
・実名を伏せる
→「A社」「B社」「○○様」など
・数字をぼかす
→「売上○億円」→「売上X億円程度」など
社内で正式導入する場合は、
▶ セキュリティに配慮した企業向けプランや、自社環境内で使える仕組み
を検討している企業も増えています。
ここは情報システム部門やセキュリティ担当と相談するのがおすすめです。
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● 5-2. 事実関係は必ず確認する
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ChatGPTはとてもそれっぽい文章を書きますが、
【情報が100％正しいとは限りません】。
特に注意したい分野は…
・法律・規制・労務関連
・医療・健康・安全に関わる内容
・最新ニュース・統計データ
「これは本当に正しいのか？」
「裏付けとなる根拠はあるか？」
と疑いながら読み、必要に応じて
▶ 公式情報や専門家の意見で確認 しましょう。
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● 5-3. 「社内ルール」として決めておくと安心
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企業で使う場合は、最低限こんなルールを決めておくと安心です。
・どんな情報は入力してはいけないか
・ChatGPTの文章をそのまま社外に出さないこと
・最終チェックは必ず人間が行うこと
・社外向けの文章に使うときのフロー（上長チェックなど）
最初は、
・特定部署だけ
・特定の用途だけ（例：社内文書のたたき台のみ）
といった【トライアル期間】から始め、
問題がなければ少しずつ範囲を広げていく、という進め方がよくあります。
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◆ 6. まずは「1日10分」から使ってみる
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いきなり仕事の中心に組み込もうとすると、構えてしまいます。
おすすめは、
▶「毎日1つ、自分の仕事でChatGPTに相談してみる」
くらいの気軽さでスタートすることです。
▼たとえば…
・今日作るメールのうち1通だけ、たたき台を作ってもらう
・明日やる会議の議題について、論点を洗い出してもらう
・今週覚えないといけない専門用語を、かみ砕いて説明してもらう
このくらいライトな使い方から始めると、
▶「自分の仕事の中で、どこに組み込むと効率が上がるか」
がだんだん見えてきます。
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◆ 7. まとめ：ChatGPTは「賢い同僚」ぐらいのつもりで
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最後にポイントを振り返ります。
・ChatGPTは、
▶ 文章を「読む・書く・整理する」ことが得意なAI
・企業では、
・メール・お知らせ文のたたき台
・企画・アイデア出し
・マニュアルや資料の要約
・分からないことの「かみ砕き説明」
などに活用できる
・使うときのコツは、
1）役割・前提を伝える
2）条件を具体的に伝える
3）出てきた文をそのまま使わず、必ず人間がチェックする
・機密情報や個人情報の取り扱いには要注意
・まずは「1日10分」「1日1回」くらいの軽い気持ちで試してみる
ChatGPTは、
「あなたの代わりに全部やってくれる魔法の道具」ではありませんが、
うまく使えば、
▶「考える」「伝える」仕事の強い味方
になってくれます。
「なんとなく知ってる」段階から一歩進んで、
明日の仕事から、まずは一つだけでもChatGPTに相談してみてはいかがでしょうか。
