Googleフォームの申込に気づけないとき｜通知・控え・受け付けを確認

Googleフォームに申込が来ていたのに、何日もたってから気づいた。

申し込んだ方から「届いていますか」と聞かれて、

あわてて回答の画面を開いた。

そんな経験はありませんか。

これまでのご依頼で、申込フォームの作成から、

お客様のアカウントへのお渡しまで行ってきました。

お渡しの前には、テストの回答で動きを確かめています。

この記事を読むと、申込に気づくための通知と、

申し込んだ方に届く控えを、自分で確かめられます。

パソコンで操作する場合を中心に、

3つの原因と、直した後の確かめ方を順に見ます。

ボタンの名前や配置は、変わる場合があります。

例は、説明用の架空のものです。

お礼の文面を自動で送るしくみづくりは扱いません。

原因1：自分あての通知メールが、オンになっていない

申込の内容は、フォームの［回答］タブにたまっていきます。

メールで知らせてほしい時は、通知をオンにします。

フォームの編集画面で、上部の［回答］を開き、

縦に点が3つ並んだマーク（︙）を押します。

「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選びます。

この項目は、押すたびにオンとオフが切り替わります。

今の状態を見てから押しましょう。

通知がどのアドレスに届くかは、下のテストで確かめます。

通知が来ない時は、迷惑メールのフォルダや、

自動の振り分け先も見てみましょう。

例：教室の体験申込のフォームで通知をオンにして、

メールが届いたら、［回答］タブで内容を見る。

※画像は説明用の概念図で、実際の画面ではありません。

原因2：申し込んだ方に、控えが届く設定になっていない

申し込んだ方が「届いたか不安」になるのは、

送った内容の控えが、手元に残らない時もそのひとつです。

Googleフォームには、控え（回答のコピー）を送る設定があります。

フォーム上部の［設定］を開き、［回答］の横の下向きの矢印を押します。

まず［メールアドレスを収集する］で、

［確認済み］か［回答者からの入力］を選びます。

［確認済み］は、回答した方のGoogleアカウントのアドレスを集めます。

アドレスを手で入力してもらうのは、［回答者からの入力］です。

次に［回答のコピーを回答者に送信］で、

［リクエストされた場合］か［常に表示］を選びます。

毎回送りたい時は、［常に表示］を選びます。

選んだ後は、控えが届くかを、下のテストで確かめます。

公式ヘルプには、迷惑メールを防ぐしくみなどのために、

控えが届かない場合があると書かれています。

控えとは別に、送信の後に画面に出る「確認メッセージ」は、

［設定］の［プレゼンテーション］で変えられます。

原因3：回答の受け付けが、止まっている

通知も控えも届かない時は、回答が送られていないのかもしれません。

フォームの編集画面の右上にある［公開済み］を押し、

［回答を受付中］がオフになっていないかを見ます。

オフのままだと、フォームを開いた方には、

受け付けを終了したというメッセージが出ます。

終了日や回答数の上限を設定している場合は、

その条件で締め切られていないかも見ておきます。

確かめ方：直したら、テストの回答を1回送る

本番の申込が来る前に、自分でテストの回答を1回送ります。

［公開済み］の［回答者に送信するリンクをコピー］で、

申し込む方と同じリンクを開いて回答します。

見るのは、次の3つです。

・自分あての通知メールが届いたか

・控えのメールが、回答のアドレスに届いたか

・［回答］タブに、送った内容が入っているか

終わったら、［回答］タブの［個別］で、テストの回答を削除します。

［すべての回答を削除］は、本番の回答まで消えるので使いません。

削除した回答は、元に戻せません。

スプレッドシートに記録している場合は、

シートにテストの行が残っていないかも見ます。

※画像は説明用の概念図で、実際の画面ではありません。

まとめ：通知・控え・受け付けの順に見る

申込に気づけない時は、通知・控え・受け付けの順に見てください。

直した後は、テストの回答で1回確かめると安心です。

せっかくフォームを用意したのに、気づくのが遅れると、

申し込んでくれた方にも申し訳ない気持ちになりますよね。

こんなことでお困りでしたら、

・申込や予約のフォームを、一から用意したい

・申込が来たら、お礼のメールを自動で返したい

・回答を、スプレッドシートに自動で記録したい

フォームの作成や、スプレッドシートへの記録の設定は、

「Googleフォーム作成・修正を丁寧に対応します」で承っています。

お礼メールの自動返信は、有料オプションです。

内容は、下のリンクからご確認ください。

今お使いのフォームを直す場合は、直接は編集せず、

修正版を新しく作ってお渡しします。

カード番号・口座番号・マイナンバー・パスワード、

健康や医療の情報を集めるフォームは、対象外です。

回答の管理や集計表づくり、予約枠の管理、

決済や予約システムとの連携も、対象外です。

会社や学校の管理アカウントへのお渡しも、対象外です。

勤務先・派遣先のフォームや資料は、送らないでください。

通知や控えが必ず届くことを、約束するものではありません。

参考：Google ドキュメント エディタ ヘルプ

「フォームの回答を表示、管理する」

「フォームを公開して回答者と共有する」

「フォームの回答の保存先を選択する」