Googleフォームの申込を複数人で受けるとき｜権限と返事の担当を決める

教室の申込フォームを、先生とスタッフの何人かで見ている。

同じ方に2人が返事をしたり、誰も返事をしていなかったりする。

連絡先が、思ったより多くの人に見えていることもある。

そんなことはありませんか。

これまでのご依頼で、フォームをお渡しする時は、

最後に、作った私の権限を外すところまで行ってきました。

権限の後片付けまでを、ひとつの作業と考えています。

この記事を読むと、フォームと回答のシートについて、

誰にどこまで見せるかを、自分で決められます。

パソコンで操作する場合を中心に、3つの原因と、決め方を順に見ます。

ボタンの名前や配置は、変わる場合があります。

例は、説明用の架空のものです。

原因1：設問を直さない人まで、編集者にしている

フォームは、編集画面の共有のマークから、

ほかの人を［編集者］として追加できます。

追加された人とは、同じフォームで一緒に作業ができます。

公式ヘルプによると、共同編集者は、

フォームにリンクしたスプレッドシートにもアクセスできます。

申込で名前や連絡先を集めている時は、

編集者にした人には、それも見えます。

設問を直さない人は、編集者にしないでおきましょう。

例：申込フォームの編集者は、設問を直す先生1人だけにする。

※画像は説明用の概念図で、実際の画面ではありません。

原因2：回答のシートの共有で、権限を分けていない

回答をスプレッドシートに記録している時は、

シートだけを、ほかの人に共有することもできます。

共有の時に選ぶ権限は、主に次の3つです。

・［閲覧者］：見るだけで、変更はできません

・［閲覧者（コメント可）］：コメントや提案ができます

・［編集者］：書きかえや削除もできます

申込の数を見るだけの人は、［閲覧者］で足ります。

ただし、［閲覧者］でも、名前や連絡先は見えます。

名前や連絡先を見せてよい人だけに、共有しましょう。

原因3：返事をする人が、決まっていない

何人かで同じ申込を見ていると、

誰かが返事をしただろう、と思いやすくなります。

その結果、同じ方に2回連絡したり、返事が抜けたりすることがあります。

先に決めておくのは、次の2つです。

・返事をする人（曜日で分けるなど）

・返事をしたことを、書いておく場所

そこに名前や連絡先を写すと、見られる人が増えてしまいます。

どの申込かは、受付の日時など、

名前以外の手がかりで分かるようにしておきます。

例：返事は、月水金は先生、火木土はスタッフ、と決めておく。

やること：見る人・直す人・返す人を表にする

ここまでのことを、1枚の表にしておくと迷いません。

表に書くのは、人ごとの次の3つです。

・フォーム：編集者にするか、しないか

・回答のシート：閲覧者か、編集者か、共有しないか

・申込への返事：担当するか、しないか

例（架空）：

・先生：フォームは編集者／シートは編集者／返事は担当

・スタッフ：フォームは共有しない／シートは閲覧者／返事は担当

シートの［編集者］は、行を消すこともできます。

人数は、なるべく少なくしておきましょう。

※画像は説明用の概念図で、実際の画面ではありません。

人が替わったら：フォームとシートの両方を見直す

手伝ってくれる人が替わった時は、権限も見直します。

公式ヘルプによると、権限を変える時は、

フォームとシートの両方で、それぞれ変える必要があります。

フォームの共有を変えても、シートには自動で反映されません。

また、フォームから回答を削除すると、元に戻せません。

削除は持ち主1人がする、と決めておくと安心です。

まとめ：見せる範囲と、返事の担当を先に決める

何人かで申込を受ける時は、

見る人・直す人・返す人を、先に決めてください。

人が替わった時は、フォームとシートの両方を見直すと安心です。

せっかく申込が来ても、返事が重なったり抜けたりすると、

申し込んでくれた方に、申し訳ない気持ちになりますよね。

こんなことでお困りでしたら、

・申込や予約のフォームを、一から用意したい

・回答を、スプレッドシートに自動で記録したい

・今のフォームを、見やすく作り直したい

フォームの作成や、スプレッドシートへの記録の設定は、

「Googleフォーム作成・修正を丁寧に対応します」で承っています。

内容は、下のリンクからご確認ください。

公開・配布と、その後の運用は、お客様ご自身でお願いしています。

回答の管理や集計表の作成は、対象外です。

今お使いのフォームを直す場合は、直接は編集せず、

修正版を新しく作ってお渡しします。

カード番号・口座番号・マイナンバー・パスワード、

健康や医療の情報を集めるフォームは、対象外です。

会社や学校の管理アカウントへのお渡しも、対象外です。

勤務先・派遣先のフォームや資料は、送らないでください。

参考：Google ドキュメント エディタ ヘルプ

「共同編集者とフォームを共有する」

「フォームの回答の保存先を選択する」

「フォームの回答を表示、管理する」

Google ドライブ ヘルプ

「Google ドライブのファイルやフォルダの共有とアクセス権の管理について」