申込フォームの聞き忘れを防ぐ、質問の並べ方4つのコツ

「申込みは来たけれど、どのコースか書いてない…」「電話番号がなくて連絡できない…」

フォームで申込みを受けるようにしたのに、結局ひとりずつ聞き直している、ということはありませんか？

聞き忘れの多くは、質問の「中身」よりも「並べ方」で防げます。答える人が迷わない順番になっていると、空欄や書きまちがいがぐっと減ります。今日は、たとえば教室やセミナーの申込フォームを作るときに使える、質問の並べ方のコツを4つご紹介します。

1. 先に「あとで困ったこと」を書き出す

フォームを作り始める前に、これまでの申込みで聞き直したことを書き出してみてください。紙やメールで受けていたときのやり取りを見返すと、意外と同じことを何度も聞いています。

よくある例として

・どの日時、どのコースに申し込んだのか

・連絡がつく方法（メールか電話か）

・参加する人数

・初めてかどうか

・当日に配慮してほしいこと

このリストが、そのままフォームの質問の材料になります。質問は「あとで聞き直したこと」から作ると、ムダな項目も入りにくくなります。

2. 「何に申し込むか」を一番上に置く

並べ方の基本は、答える人の頭の中の順番に合わせることです。申込みをする人がまず考えるのは「どれに申し込むか」なので、日時やコースを最初に聞きます。

おすすめの順番は次のとおりです。

・1つ目：申し込む内容（日時・コース・人数）

・2つ目：お名前と連絡先

・3つ目：当日に向けた確認（初めてか、配慮してほしいことなど）

・最後：自由に書ける欄（質問・ご要望）

自由に書ける欄を最初に置くと、そこに必要なことを全部書こうとして、肝心の日時が抜けることがあります。自由記入は最後に1つだけにするのがコツです。

3. 選べるものは選択式にして、必須にする

日時やコースを文字で書いてもらうと、「10日の午後」「11/10 14時」のように書き方がばらばらになります。選べるものは、ラジオボタンやプルダウンの選択式にしましょう。あとで回答を一覧で見るときも、並べ替えや数えるのが楽になります。

そのうえで、欠けると困る質問には「必須」を付けます。Googleフォームなら、質問ごとのスイッチで設定できます。メールアドレスは「回答の検証」でメールの形かどうかを確かめる設定にしておくと、打ちまちがいにも気づいてもらえます。

ただし、何でも必須にすると、答えるのが面倒になって途中でやめてしまう人も出てきます。必須にするのは、1で書き出した「聞き直したこと」に絞るのがちょうどいいです。

こうした設定をしたフォームに、確認メールの自動送信まで付けておくと、受け付けたあとの手間もかなり減ります。

4. 人によってちがう質問は、分岐で分ける

「初めての方だけ聞きたいこと」「オンライン参加の方だけ聞きたいこと」のように、人によって必要な質問がちがう場合があります。全部を1ページに並べると、関係ない質問まで読むことになり、答える側が混乱します。

Googleフォームでは、質問をセクションに分けて、「回答に応じてセクションに移動」を使うと、答えに合わせて次のページを切りかえられます。たとえば「初めてですか？」に「はい」と答えた人だけ、経験や不安なことを聞くページに進む、という形です。

まとめ：並べ方は「答える人の順番」

・あとで聞き直したことを書き出す

・何に申し込むかを一番上に

・選べるものは選択式、困るものは必須に

・人によってちがう質問は分岐で分ける

少し並べ替えるだけでも、聞き直しの手間は減っていきます。まずは今のフォームを、自分で一度答えてみるところから始めてみてください。

回答がたまってきたら、スプレッドシートでの集計や振り分けを自動にすることもできます。