小さなお店や教室こそ、申込みをフォームにしたほうがいい3つの理由

「申込みは電話とメールで足りているし、フォームまで作るのは大げさかな？」

小さなお店や教室をされている方なら、一度はこう迷ったことがあるかもしれません。たしかに、申込みが月に数件なら、手で受けても回ります。

ただ、件数が少ないうちほど、受付の仕組みを整える余裕があります。忙しくなってから慌てて作り直すより、落ち着いている今のほうが、ずっと楽に始められます。今日は、Googleフォームとの付き合い方を考えてきたなかで、小さな受付こそフォームにしたほうがいいと思う理由を、3つにしぼってお話しします。

1. 聞き忘れがなくなる

電話で申込みを受けると、話しているうちに確認したいことが抜けがちです。

たとえば、よくある例として

・体験レッスンの申込みで、希望の時間帯を聞き忘れた

・お名前は聞いたのに、折り返しの連絡先を聞いていなかった

・アレルギーの有無など、大事な確認を後から電話し直すことになった

フォームなら、聞きたいことを最初に並べておけば、毎回同じ順番で全部そろいます。必須の項目にしておけば、空欄のまま送られることもありません。

もうひとつ良いのは、聞くことを決める作業そのものに意味があることです。「うちの申込みで、本当に必要な情報は何だろう」と一度書き出すと、受付の流れがすっきりします。

2. 書き写しのミスが起きにくい

メールや電話で受けた内容を、ノートや表に書き写す。この「転記」が、意外とミスの多い作業です。

電話番号の数字が1つずれる、日付を前の行と取りちがえる、名前の漢字をまちがえる。どれも、疲れているときほど起こります。しかも、まちがえたことにすぐ気づけないのが困りものです。

フォームで受けると、回答はそのまま表にたまっていきます。お客様ご自身が入力した内容なので、書き写しの手間もミスも減らせます。日付や時間帯を選択式にしておけば、書き方がばらばらになることもありません。

あとで「先月は何人来てくれたかな」と振り返るときにも、表になっていると数えるのが楽です。

3. 確認メールを送る手間がなくなる

申込みを受けたら、「お申込みありがとうございます。内容は以下のとおりです」と確認のメールを返す。丁寧な対応ですが、1件ずつ書いていると、それだけで時間がかかります。

フォームに自動返信を付けておくと、申込みの直後に、入力された内容を差し込んだ確認メールが届きます。お客様は「ちゃんと届いたかな」と不安にならずにすみますし、こちらは営業時間外の申込みにも、すぐ返事ができます。

あわせて、新しい申込みが入ったときに自分あてに通知が届くようにしておくと、見落としも防げます。

確認メールの文面は、最初に一度だけ丁寧に考えておけば、あとは毎回同じ品質で届きます。持ち物や当日の集合場所、キャンセルするときの連絡方法など、よく聞かれることを書き添えておくと、問い合わせの電話も減っていきます。忙しい日でも、受付の印象がぶれないのはうれしいところです。

申込みが少ないうちは、どれも小さな手間です。それでも、毎回の「聞く・書き写す・返事をする」が積み重なると、本来の仕事に使える時間が少しずつ削られていきます。受付は仕組みに任せて、お客様との時間を増やす。小さなお店や教室こそ、その考え方が合っていると思っています。

まずは、今の申込みで聞いていることを紙に書き出すところから始めてみてください。それがそのまま、フォームの下書きになります。

質問の内容と確認メールの文面が決まっていれば、フォームと自動返信をまとめて作るお手伝いをしています。お客様ご自身のGoogleアカウントで実行するだけで、フォームと回答の表、自動返信ができあがる形でお渡しします。