GASで自動化する基本 何を自動にするか決める（1/3）

「GASで自動化できるって聞いたけど、何から手をつければいいの？」

スプレッドシートの作業が多い職場ほど、自動化できそうなことが山ほどあって、かえって最初の一歩が決まらない…ということがよくあります。

この記事は、連載「GASでスプレッドシートを自動化する基本」（全3回）の1回目です。GAS（Google Apps Script）は、Googleのサービスを動かすための小さなプログラムのことです。1回目の今日は、コードを書く前の「何を自動にするか決める」ところをお話しします。

1. 自動化に向く作業の3つの目印

まずは、ふだんの作業の中から候補を探します。目印は次の3つです。

・回数が多い（毎日・毎週・毎月くり返している）

・手順が毎回同じ（人によってやり方が変わらない）

・その場の判断が少ない（「この場合はどうしよう」が出てこない）

たとえば、よくある例として「毎朝、申込みのシートから新しい行を担当者ごとのシートに写す」作業は、3つともそろっています。反対に「内容を読んで、断るかどうかを決める」作業は、判断が多いので自動化には向きません。判断は人、くり返しはGASと分けて考えると、候補がしぼりやすくなります。判断の多い作業を最初に選ぶと、「この場合は？」という例外の決まりを作るのに時間がかかり、なかなか動くところまでたどり着けません。

2. 今の作業を「入力→処理→出力」で書き出す

候補が決まったら、今の手順をそのまま書き出します。きれいにまとめなくて大丈夫です。

・入力：どのシートの、どの列を見ているか

・処理：何をしているか（写す・数える・並べ替える・メールを送る）

・出力：結果をどこに置くか、だれに知らせるか

たとえば先ほどの転記の例なら「入力：申込みシートのA〜E列」「処理：担当者の列を見て、その人のシートの一番下に行を足す」「出力：担当者のシート。終わったら申込みシートに『済』と書く」のようになります。

書き出してみると「この列は毎回手で直している」「ここだけ月によってやり方が違う」といった、ふだん意識していない手順が見つかります。こうした所が、あとで自動化がつまずくポイントになりやすいので、先に見つけておくと安心です。

3. 最初は「1つの処理」に絞る

書き出すと、あれもこれも自動にしたくなります。でも、最初は1つの処理だけにするのがおすすめです。

・「転記」と「集計」と「メール通知」を一度に作ると、どこで止まったのか分かりにくい

・1つずつ作れば、動いたかどうかをすぐ確かめられる

・使ってみてから「次はこれも」と足していける

「自分で書くのは難しそう」「1つ目だけ作ってほしい」という場合は、1つの処理から自動化をお手伝いしています。

4. 動き出すきっかけを決める

最後に、その処理を「いつ動かすか」を決めます。GASでよく使うきっかけは3つあります。

・ボタンやメニューを押したとき（自分のタイミングで動かしたい作業）

・決まった時刻（毎朝、毎月1日など）

・フォームに回答が届いたとき（申込みの受付など）

迷ったら、まずはボタンで動かすのがおすすめです。結果を見ながら動かせるので、慣れてから時刻での自動実行に切りかえても遅くありません。

まとめ：自動化は「選ぶ」ところから

・回数が多く、手順が同じで、判断が少ない作業を選ぶ

・入力→処理→出力で書き出す

・1つの処理に絞り、きっかけを決める

ここまで決まれば、自動化の半分は終わったようなものです。紙に1行メモするだけでも、ぐっと進めやすくなりますよ。

次回は「動かす前の準備と注意点」です。本番のシートを守りながら試す方法をご紹介します。

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