業務プロセスの改善は、誰のためでしょうか？

もちろん、最終的に外部の専門家に社内の業務プロセス改善を発注するのは、それを担当する部署で、主には総務部などになるのが普通です。しかしながら、必ず経営者の決済が必要となるのが、業務プロセスの改善についての発注です。

何故なら、業務プロセスを変えて、より良いものにしたいと思うのは経営者だからです。言い換えると、極端な話になりますが、経営者以外の社内の人は業務プロセスなんて変えたいとは思いません。今現在の業務プロセスが良いとは思わなくとも、それを変えることで発生する膨大な追加の業務を喜んでくれる従業員さんなんて、会ったことありません。それどころか、一緒に変えてくれない、変えることに抵抗する、無視する、そう言うのが普通でしたから。

業務プロセスをより良いものにする、と一言で言いますが、その目的はいくつもに分岐し得ますが、担当する従業員の方にとっては、より効率的になろうがなるまいが給料は変わりません。中にはより効率が良くなると、残業代が減ってしまうので嫌だという話まで普通に出てきます。従業員さんにとって、業務プロセスを変えたいという動機を持つとしたら、そのことで働く量と時間が減って、尚且つ給与がアップする場合のみでしょうけど、こんなことは滅多に起こるもんじゃありませんから。

業務プロセスをより良くしたいと思うとしたら、簡単に思い浮かぶのは人員削減でしょう。これこそ従業員さんたちにとっては忌み嫌うことで、自分の首を危うくしてまで業務プロセスを改善しようと考える人はまずいません。自分には無関係な業務なら、そこを変えることに抵抗はないかもしれませんが、他の部門であっても明日は我が身と考えれば、非協力的になるのは無理からぬことですし。

但し、例外的に急成長している企業でのケースが挙げられます。あまりに成長が早すぎて、既存の人材だけではアップあっぷになってしまい、残業時間が殺人的なレベルに達することで、なんとかしないと死人が出る事態になると危惧するようになると、効率化によって従業員さんも含めて皆にとってハッピーな結末となり得るので。こういう経験をしたことがあるのは、一社のみでしたが。

つまり、業務プロセスを向上させることに動機を持ち得るのは、経営者だけと言う結論に達するわけです。ところで、ここで言う経営者ですが、小規模、又は零細企業の場合は、専らオーナー経営者であり、中規模でやっと雇われ経営者、つまり雇用されて役員に就いている人材が経営者と呼ばれることになります。この時、オーナー以外の雇われている経営者が、業務プロセスを向上したい思う人は、猛烈に稀です。そもそも、そういう動機を持つ雇われの役員さんがいるなら、自分たちでそれを実行してしまうので、外部に発注する理由もありませんし。

１０００人未満までを中規模企業とされるわけですが、最低人員数は１００人ですから、役員さんであっても業務改善に長けている人材であるとは限りません。と言うか、滅多に居ません。例外的にそのような人材であるのは、若い後継者であることがあり得ますが、雇われている役員さんが喜んで業務プロセスの改善に勤しむとしたら、それはトップの指示であるのが普通でした。

つまり、企業の規模を問わず、内部での業務プロセスの改善に絶対に欠かせないのが、経営トップのコミットメントだと言うことです。誰のためにやるのかは、例えば労働環境が良くなることで人材が長く勤めてくれると言うことも起こりますが、それも言い換えれば離職率が下がることで経営者の利益となるからこそ実行されると言う具合に、業務プロセス改善は最後は経営者のために、となりますから、必ず経営トップの決済が必要となります。これなしでは、業務プロセス改善は緒につくこともないし、もしそうなっても成功裡に完了することはまず見込めません。