毎月のExcel作業で、こんなことはありませんか？
先月のデータをコピーして、今月分に貼り付ける。
CSVを開いて、必要な列だけ残して、不要な行を消す。
別シートに数字を転記して、集計表を作る。
最後に見た目を整えて、上司や取引先に提出する。
ひとつひとつは難しい作業ではないかもしれません。
ただ、毎月・毎週・毎日となると、思った以上に時間が取られます。
しかも、Excel作業は地味にミスが起きやすいです。
コピーする範囲を1行ずらしてしまったり、古いデータを消し忘れたり、関数が崩れていたり。
確認に時間がかかるわりに、評価されにくい作業でもあります。
そういった作業は、ExcelマクロやVBAで自動化できる可能性があります。
今回は「この作業はマクロ化できるかも？」という視点で、自動化しやすい業務の特徴をチェックリスト形式でまとめます。
まず、マクロ化しやすい作業には共通点があります。
一番分かりやすいのは、「毎回ほぼ同じ手順で行っている作業」です。
たとえば、毎月決まったCSVを取り込んで、不要な列を削除し、商品別や担当者別に集計する。
あるいは、売上データを貼り付けて、請求書や報告書を作成する。
こういった作業は、ルールが決まっていれば自動化しやすいです。
逆に言えば、「人が毎回考えて判断している作業」よりも、「決まった条件で処理している作業」の方がマクロ化に向いています。
では、実際にどんな作業が自動化しやすいのか、チェックしてみましょう。
□ 毎月同じExcelファイルを使っている
□ CSVを開いて、毎回同じ形に整えている
□ 複数のExcelファイルを1つにまとめている
□ 売上や経費を担当者別・店舗別・商品別に集計している
□ 請求書や見積書をExcelで作成している
□ データを別シートに転記している
□ 毎回同じ表やグラフを作っている
□ 不要な行や列を手作業で削除している
□ 条件に合うデータだけを抽出している
□ ファイル名を変えて保存する作業を繰り返している
□ 印刷用のレイアウトを毎回整えている
□ 入力漏れや転記ミスの確認に時間がかかっている
この中で3つ以上当てはまる場合は、マクロ化を検討する価値があります。
特に相談が多いのは、CSV集計です。
ネットショップ、会計ソフト、販売管理システム、予約システムなどから出力したCSVを、Excelで加工しているケースはとても多いです。
CSV自体は便利ですが、そのままでは見づらかったり、必要な情報だけを抜き出す必要があったりします。
毎回同じ列を削除して、同じ条件で並び替えて、同じ表に貼り付けているなら、その作業は自動化できる可能性が高いです。
次に多いのが、転記作業です。
たとえば、一覧表に入力された内容を、別のフォーマットの請求書や報告書に転記する作業です。
これも件数が少ないうちは手作業でも問題ありません。
ただ、件数が増えると一気に負担になります。
1件ずつコピーして貼り付ける作業は、時間もかかりますし、間違いも起きやすいです。
マクロ化すれば、一覧表のデータをもとに、必要な書類を一括で作成することも可能です。
また、複数ファイルの統合も自動化しやすい作業です。
たとえば、各店舗から送られてくるExcelファイルを1つにまとめる。
担当者ごとの売上表を集計する。
月ごとのファイルを年間集計表にまとめる。
このような作業は、ファイル形式や項目名がある程度そろっていれば、自動化との相性が良いです。
一方で、すべてのExcel作業がマクロ化に向いているわけではありません。
たとえば、毎回データの形が大きく変わる作業。
処理ルールがまだ決まっていない作業。
担当者の判断が多く入る作業。
元データが毎回バラバラで、手作業で見ないと判断できない作業。
こういった場合は、いきなりマクロを作るよりも、まず業務の流れやルールを整理した方がよいことがあります。
自動化は、ただマクロを作ればよいというものではありません。
「どこまでを自動化するか」
「どこは人が確認するか」
「失敗したときにどう戻せるようにするか」
このあたりを決めておくと、実際に使いやすいツールになります。
また、Excelマクロではなく、Webアプリ化した方が向いているケースもあります。
たとえば、複数人で同じデータを同時に見たい場合。
スマホやタブレットから入力したい場合。
ログイン機能をつけたい場合。
社内や店舗間でデータを共有したい場合。
Excelファイルをメールで送り合う運用に限界を感じている場合。
このようなケースでは、Excelだけで頑張るよりも、簡単なWebアプリやスプレッドシート連携の仕組みにした方が使いやすいことがあります。
最初から大きなシステムを作る必要はありません。
まずは、今のExcel作業を整理して、「Excelマクロで十分なのか」「スプレッドシートが良いのか」「Webアプリ化した方が良いのか」を見極めることが大切です。
私自身、業務改善の相談を受ける中で感じるのは、最初から完璧な仕様が決まっていなくても大丈夫だということです。
「毎月この作業が大変」
「このCSVを毎回加工している」
「この帳票を自動で作れたら助かる」
「複数人で使える形にしたい」
このくらいの状態からでも、十分に整理できます。
むしろ、今の作業を見ながら一緒に整理した方が、無駄のない形で作れることも多いです。
Excel作業の自動化は、特別な大企業だけのものではありません。
小さな集計作業、毎月の転記作業、確認に時間がかかっている作業。
そういった身近なところからでも、十分に効果があります。
もし今、毎月同じExcel作業に時間を取られているなら、まずはその作業が自動化できるか確認してみるのがおすすめです。
「これはマクロ化できるのか分からない」という段階でも問題ありません。
現在お使いのExcelやCSVの内容を見ながら、どこを自動化できるか、どの方法が合っているかを整理できます。
Excelマクロ、CSV集計、帳票作成、簡易的な業務ツール化などでお困りの方は、お気軽にご相談ください。
