業務をもっと効率化したい。
手作業を減らしたい。
できれば自動化したい。
そう思っていても、実際には
「何から手を付ければいいか分からない」
というところで止まってしまうことが少なくありません。
Excelでそのまま改善できるのか、
スプレッドシートやGASを使った方がいいのか、
それともPythonなどでもう少ししっかり組んだ方がいいのか。
この判断は、慣れていないと意外と難しいです。
実際、相談を受ける中でも多いのは、
「やりたいことはあるけど、依頼内容としてどうまとめればいいか分からない」
という状態です。
これは決して珍しいことではありません。
むしろ、現場で仕事を回している方ほど、日々の対応に追われて、課題を整理する時間が取れないことの方が自然だと思います。
たとえば、こんな状態はありませんか。
・同じ内容を毎回手入力している
・Excelファイルが増えすぎて管理しづらい
・担当者しか分からない作業がある
・集計や転記に時間がかかる
・手作業が多く、ミスが起きやすい
・自動化したいけど、何を使うべきか判断できない
こういうとき、いきなりツールを作り始めるより、
まずは今の業務を整理することの方が大事だったりします。
なぜかというと、業務改善で本当に重要なのは、
「何を使うか」より先に
どこが無駄で、どこを減らしたいのかをはっきりさせることだからです。
たとえば、少し整えるだけで済むものもあります。
今あるExcelを見直すだけで十分な場合もありますし、
GASで定型作業を自動化した方が早い場合もあります。
逆に、最初から複雑な仕組みにしない方が運用しやすいこともあります。
ここを整理せずに進めると、
「作ったけど使いづらい」
「思ったほど楽にならない」
「結局また手作業に戻った」
ということが起きやすくなります。
だからこそ、最初の段階では
今どんな流れで仕事をしているのか
どこに時間がかかっているのか
どこでミスが起きやすいのか
何を減らしたいのか
誰が使うのか
今後どこまで広げる予定なのか
このあたりを一度整理してみるだけでも、かなり進めやすくなります。
「まだ依頼内容が固まっていない」
「Excelでいいのか、別の方法がいいのか分からない」
「自動化したいけど、まず相談したい」
そんな段階でもまったく問題ありません。
むしろ、最初に方向性を整理しておくことで、
遠回りせずに進めやすくなります。
もし今、業務のやり方を見直したいけれど、何から始めるべきか迷っている場合は、
現状の流れや困っていることをざっくり共有していただければ、整理しながらご提案できます。
大がかりな話でなくても大丈夫です。
「この作業、毎回面倒だな」というところからでも、改善の糸口は見つかることがあります。
業務改善や自動化は、難しい仕組みを作ることが目的ではなく、
日々の仕事を少しでも楽にすることが目的だと思っています。
そのために、まずは無理のない形で整理するところから始めるのが、一番失敗しにくいやり方です。
何を依頼すればいいか分からない段階でも大丈夫です。現状を整理しながら、無理のない改善方法をご提案しています。
