「Excelで足りてる」に返す｜作業時間の数え方と費用比較

「今のExcelで足りてるよね」。会議の終わり際にそう言われて、話が終わってしまう。手元には、探すのに時間がかかるとか、同じ数字を二度打っているとか、書き出したメモがある。読み上げても、たいてい空気は動かない。

困っているのは本当だ。ただ「不便です」は、聞く側からすると個人の感想として処理される。慣れれば済む話に聞こえるし、実際そう言われる。ここで止まったまま半年が過ぎることがあります。

決裁する人が見ているのは、出ていく金と戻ってくる金だ。だから通る形はひとつしかない。今その作業に何時間かかっていて、それが誰の給料の何時間分か。今回はその数え方と、書き方を書く。

「不便」ではなく、時間と給料に置き換える

不便さは人によって違う。毎日その表を触っている人には耐えがたくても、月に一度しか開かない人には見えていない。同じ言葉で話しているようで、指しているものが違う。だから比べられる形に直す必要がある。

置き換え方は単純だ。1回あたりにかかる分×月に発生する回数×触っている人数。これで月あたりの時間が出る。そこに時給をかければ金額になる。時給は、その人の年収を年間の労働時間で割った概算で足りる。桁が合っていれば話は進む。

大事なのは精度よりも、どうやって出した数字かが書いてあることだ。「感覚では月20時間くらい」と「2月の第2週に測って4倍した」では、同じ20時間でも扱いが変わる。後者は疑う人が検算できる。検算できる数字は、反論されても崩れない。

1週間のメモで足りる

ストップウォッチは要らない。1週間だけ、その作業をやったら始めた時刻と終えた時刻を書く。それだけです。日報の隅でも、付箋でも構わない。

ひとつ先に決めておくことがある。丸め方だ。5分単位で切り上げるのか、1分単位で書くのか。決めずに測ると、几帳面な人は3分と書き、大ざっぱな人は10分と書いて、足し合わせた数字が意味を持たなくなる。何人かで測るなら特に、丸め方は最初に揃えておいてください。

それから、測った期間を数字に添えておく。「2月の第2週」と書いてあれば、その週が繁忙期だったかどうかを後から話し合える。期間の書いていない数字は、都合のよい週を選んだのかどうかが分からないので、まず疑われる。

1週間ぶんを4倍して月にする。1か月まるごと測ろうとすると、たいてい3日目で止まる。止まった記録は使えないし、測り直す気力も残らない。粗くても最後まで揃っている数字のほうが、途中で切れた精密な記録より役に立ちます。

上の例なら25分×22回×3人で1,650分、27.5時間。時給を2,500円と置けば月に約6万9千円になる。年なら80万円を超える。この一行があるかないかで、話の温度がまるで違ってきます。

減らないほうを、自分から書く

時間の数字が出ると、つい全部が消えるように書きたくなる。やめたほうがいい。導入したのに効果が出なければ、次の一件が通らなくなる。信用は一度で減る。

減るのはだいたい決まっている。探す、転記する、集計する、体裁を整える、どれが最新版か確かめる。手が動いているだけの時間だ。減らないのは、判断する、確認を取る、電話とメールで聞く、そして例外を片づける時間になる。

特に例外は残る。決まった形に収まる分は自動で処理できても、実務が止まるのはいつも例外のほうだ。締め日を過ぎてから届く伝票、表記の違う取引先の名前、一件だけ単位の違う数量。人が見て決めるしかないので、時間としては残り続ける。

「7割減ります」より、「4割減って、残りはこの作業です」のほうが通る。

減らないほうを自分から書くと、読み手の仕事を先にこちらでやったことになる。読み手はまず疑う。疑うための材料をこちらから出してあれば、その先の話に進める。数字を小さく見せるのではなく、内訳を開くという感覚に近い。

費用は3つに割って並べる

金額の側も、一式いくらでは判断できない。3行に割って書く。作る費用、毎月かかる費用、そして使えるようになるまでの手間だ。

3つ目が抜けやすい。今のデータを移す作業、使う人に教える時間、しばらく前のやり方と並行して回す期間。ここを書いておかないと、動き始めてから「思ったより手間がかかった」が出る。出た瞬間に、その改善は失敗だったことにされてしまう。

並べたら、最後に一行だけ足す。作る費用÷1か月に減る金額＝回収までの月数。先の例で作る費用が20万円なら、月6万9千円で3か月ほどだ。この一行があると、判断する側は自分の物差しで測れる。長いか短いかは、その会社が決めればいい。

「今のままでよい」も、結論として正しい

数えた結果、月に2時間だった。そういうこともある。これは失敗ではない。その2時間のために20万円と3か月を使わない、という判断ができたということだ。数えなければ、その判断もできなかった。

残してよい表もある。一人で使う作業メモ、その場限りの試算、月に一度5分で終わるもの、毎回形が変わる分析。表計算が強いのは、形が決まっていない作業だ。自由に列を足せることが利点なので、そこを取り上げる必要はない。

逆にツールが効くのは、形が決まっていて、複数人が触って、記録が後から要るもの。この3つが揃っているほど、表計算のままでいることの負担が増えていく。数えるのは、3つが揃った作業がどれかを見つけるためでもある。

全部を一度に移す必要もない。数えてみると、たいてい1つか2つの作業に時間が集中している。そこだけ選べばいい。稟議も、小さいほうが通る。

紙で説得するより、1画面だけ見せる

資料を厚くするほど質問が増える。10ページの提案書には10ページ分の反論が返ってくる。動くものは違う。5分触ってもらえば、要るか要らないかの判断がつく。

小さく作る。一覧と登録の2画面だけでいい。実際に使っている項目の並びで、実際のデータの形で作る。ここで作り込みすぎないほうがいい。見せたいのは完成品ではなく、この形で回るかどうかだ。

そして、判断する人に触ってもらう。「来月の集計はこれでやってみます」と言えたら、話は稟議から試用に変わる。試用の結果は、次に出す数字の裏づけになる。

試して予想と違ったときは、最初に出した数字を書き換えないでください。測り直したと分かる形で、別に書き足す。前の数字が残っていれば、どこを読み違えたのかを説明できる。書き換えてしまうと、その人の出す数字は次から誰も検算しなくなる。

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当方は元金融系のシステムエンジニアで、ココナラでExcel・紙の1作業だけを小さなツールにする仕事をしている。どの作業が重いか数え終わっていない段階でも、いまのやり方を教えていただければ、どこが減ってどこが残るかからお返しできます。まずはココナラのメッセージからご相談ください。