こちらのコーナーでは、発注・受注において必要な一般的な手順・ツールなどをお話しします。クライアントへのご説明にご活用ください。
前回、ビデオチャットがZOOMと提携してより使いやすくなった！という記事を書きましたが、今回は初心者の方にZOOMやビデオチャットを使用する時の基本的なマナーをお話したいと思います。
いろいろありますので、AIのほうが情報をまとめるのが上手いのでAIに聞いたところ、下記の返答がありました。
🔹 ZOOM初心者に伝えるべきマナー集🔹
1. 入室前の準備
名前を本名にする：わかりやすい名前に設定（フルネーム or 名字＋所属など）。
マイクとカメラを確認：事前にテストしておくと安心。
静かな場所を選ぶ：周囲の雑音が入らないようにする。
2. 入室時のマナー
時間厳守で入室：開始5分前を目安にスタンバイ。
マイクはミュートで入る：いきなり音が出ないように。
3. 会議中のマナー
発言時以外はミュート：雑音防止のため。
カメラONが基本（必要な場合）：表情が見えると安心感がある。
リアクションを意識する：うなずき・表情・リアクションボタンを活用。
発言は簡潔に：他の人にも話す時間を。
4. チャットの活用
私語は控える：全体チャットでは本題に沿った内容を。
質問は簡潔に書く：時間短縮と理解促進につながる。
5. 退出時のマナー
無言で退出しない：必要であれば「失礼します」と一言。
録画されているか確認：記録の有無は意識して行動。
それでは1つずつ確認してきます！
入室前の準備
特に大人数の会議において、自分をわかりやすくしないと出席しているか分からず相手も困ってしまいますし、セミナーでも講師に覚えてもらえる側面もありますから、アイコンの設定や名前は変えておきましょう。
会議中にやることもできますが事前にアカウント登録とダウンロードをしておくとよいでしょう。同時にマイクとカメラのテストも実施しておくと、当日使えなくて困るという確率を減らせます。
入室時のマナー
時間厳守！それは大事なのですが、早くても良くないと私は考えています。AIは5分前入室と書いていますが、基本は時間ちょうどの方が良い印象があります。理由としてはZOOMの無料会員は40分間しか通話出来ない仕様だからです。
ただし、ZOOMに自信がない人は5分前に入って下さい。主催者が入室するまで待機室に入ることになるので、早くても問題ありません。
マイページで都度入るときの初期設定を変更できるので、そこでマイクとビデオをOFFにしておくと、都度都度変更しなくていいのでオススメです。
録画をしたい際は、お相手にその旨を伝えておきましょう。
会議中・チャットのマナー
会議に安心感を得るために双方のビデオはONが良いと思います。特に出品者はONにした方が購入者の安心感に繋がりますから、主催者がONにしましょう。
会議の基本マナーですが「発言はわかりやすく単欠にする」を忘れずに！
チャットも同様で誤って発信する可能性もありますから、必要なときに使用しましょう。
会議後に予定があり、何時までに抜けないと行けない場合は早めに相手に伝えておくとよいでしょう。
退出時のマナー
無言で抜けてしまっても大丈夫ですが、一言あると主催者としてはありがたいので、チャットで簡単に「これで失礼します。ありがとうございます。」と言っておくとよいでしょう。
いろいろ書かせていただきましたが、まずは落ち着いてゆっくりいろいろな機能を探したり検索してご自身で調べてみましょう。
