Excelを直すために残業していませんか？「便利な管理表」がいつの間にか重荷になる理由

「最初は簡単な管理表だったんです」

「必要な機能を少しずつ追加していたら、誰も触れなくなりました」

「数字がおかしくなると、作った人を呼ぶしかありません」

Excelは便利です。

私自身、中小製造業でひとり総務に近い仕事をしていて、Excelやスプレッドシートにはかなり助けられています。

ただ、長く使っている管理表ほど、

**業務を楽にするためのExcelが、Excelを維持するための仕事を生み出している**

ことがあります。

数式が壊れる。

参照先がずれる。

ファイルが重い。

前任者が作ったため中身が分からない。

修正すると別の場所がおかしくなる。

そして月末、数字が合わない原因を探すために残業する。

今回は、便利だったExcelがいつの間にか「触るのが怖い管理表」になる理由と、見直すポイントをまとめます。

## 最初は10列くらいの簡単な表だった

Excelが複雑になるのは、一度に巨大な表を作るからとは限りません。

最初は、

・日付

・担当者

・商品

・数量

・金額

くらいの簡単な管理表だった。

ところが運用しているうちに、

「部署別も見たい」

「前年と比較したい」

「担当者別に集計したい」

「未対応だけ色を付けたい」

「別のシートから自動で持ってきたい」

という要望が追加されます。

そのたびに、

・列を追加

・関数を追加

・別シートを追加

・条件付き書式を追加

・参照先を追加

していく。

気づけば、作った本人しか構造が分からないファイルになります。

## 「動いているから触らない」が一番怖い

複雑なExcelでよく聞くのが、

「今は動いているので、変に触らないでください」

という言葉です。

これは一見、安全な運用に見えます。

でも実際には、

**壊れたときに直せる人が限られている**

という状態です。

例えば、

担当者が異動する。

退職する。

長期で休む。

PCを交換する。

参照していたファイルの場所が変わる。

Excelのバージョンが変わる。

こうしたタイミングで問題が表面化します。

普段動いていることと、安定して運用できることは別です。

## Excelが重くなる原因は「データ量」だけではない

「ファイルが重いから、データが多すぎるんだろう」

と思うことがあります。

もちろん、データ量も原因になります。

ただ、それだけではありません。

例えば、

・大量のVLOOKUPやXLOOKUP

・列全体を参照する関数

・複雑なSUMIFS

・大量の条件付き書式

・別ファイルへのリンク

・画像の貼り付け

・使っていないシート

・同じ計算の繰り返し

などが積み重なると、ファイルは少しずつ扱いづらくなります。

そして、

「開くまで待つ」

「保存するまで待つ」

「計算が終わるまで待つ」

という小さな時間が、毎日発生します。

## 本当に怖いのは「数字が合わない」こと

Excelの問題で最も時間を取られるのは、ファイルが重いことより、

**数字が合わなくなったとき**

かもしれません。

例えば、

売上システム：1,250件

集計Excel：1,247件

月次報告書：1,248件

どれが正しいのか分からない。

すると、

元データを確認。

数式を確認。

転記した範囲を確認。

フィルターを確認。

削除された行がないか確認。

前月ファイルまで確認。

こうして、3件の差を探すために何十分も使います。

私も総務業務をしていて感じますが、

数字を入力することよりも、

**数字が正しいと証明する作業**

の方が時間がかかることがあります。

## 「誰でも使えるExcel」のはずが、誰も触れなくなる

便利な管理表ほど、機能が増えます。

しかし、機能が増えるほど、

「ここは入力していい」

「ここは触らない」

「この列は自動」

「このシートは管理者だけ」

というルールも増えます。

最終的には、

「分からないので担当者に入力してもらおう」

となります。

本来は複数人で使うためのExcelだったのに、入力まで一人へ集中する。

これでは、効率化したはずの仕組みが属人化を生みます。

## Excelを見直すときに最初にやること

いきなり新しいシステムを作る必要はありません。

まず、今のExcelを3つに分けて考えます。

### 1．入力

誰が何を登録するのか。

例えば、

・日付

・担当者

・数量

・内容

です。

### 2．データ

入力された情報を保存する場所です。

一般利用者が直接編集する必要はありません。

### 3．表示・集計

管理者が確認する、

・月次実績

・未対応一覧

・担当者別集計

・グラフ

・報告書

です。

この3つが一つのシートへ全部詰め込まれていると、壊れやすくなります。

## 「1枚の万能Excel」をやめる

よくあるのが、

一つのExcelで、

入力。

集計。

検索。

報告。

印刷。

履歴。

全部を行おうとすることです。

人数が少ないうちは便利です。

しかし、利用者やデータが増えると複雑になります。

そこで、

入力する人には入力画面。

管理する人には管理画面。

報告には報告用の画面。

というように役割を分けます。

元になるデータだけは一つにします。

## Googleフォームなら簡単に分けられる

入力内容が単純なら、Googleフォームを入口にする方法があります。

例えば日報なら、

・日付

・担当者

・作業内容

・件数

・備考

だけ入力。

回答は自動でスプレッドシートへ保存。

集計用の数式へ利用者が触れる必要はありません。

これだけでも、

「数式を消してしまった」

「違う行へ入力した」

という事故を減らせます。

## もう少し複雑ならGASで専用画面を作る

Googleフォームでは、

・登録済みデータを検索したい

・自分の案件だけ見たい

・ステータスを変更したい

・承認したい

・過去データを編集したい

といったことが難しくなります。

このような場合は、GASで専用のWeb画面を作る方法があります。

例えば、

利用者

↓

専用画面へ入力

↓

スプレッドシートへ保存

↓

管理者画面へ一覧表示

↓

処理・承認

↓

完了通知

という形です。

スプレッドシートは裏側のデータベースとして使い、一般利用者には直接触らせません。

## Excelを捨てる必要はない

ここは大事です。

私は、

「Excelは古いから全部システムにしましょう」

とは思いません。

Excelのまま使った方がよい業務もたくさんあります。

例えば、

・利用者が1～2人

・月に数回しか使わない

・データ量が少ない

・複雑な権限が不要

・入力ミスの影響が小さい

なら、Excelで十分です。

逆に、

・複数人が毎日入力する

・数式が頻繁に壊れる

・データ量が増えている

・誰が変更したか管理したい

・通知や承認が必要

・担当者が休むと止まる

という状態なら、仕組みを分ける価値があります。

## 「Excelを直す時間」が発生していたら黄色信号

私は、自動化するかどうかを考えるとき、

**Excelを使う時間ではなく、Excelを維持する時間**

を見るのも大切だと思っています。

例えば、

「数式が壊れたので直した」

「参照先を変更した」

「誰かが消したデータを戻した」

「数字が合わない原因を探した」

「最新版のファイルを探した」

こうした作業が頻繁に発生しているなら、

Excelそのものではなく、運用設計を見直すタイミングかもしれません。

## まずは5分でできるチェック

今使っているExcelを一つ開いて、次を確認してみてください。

・入力者は何人いる？

・入力するセルはいくつ？

・数式セルはいくつ？

・直接触ってほしくない場所はいくつ？

・別ファイルへのリンクはある？

・同じ数字を別シートにも入力している？

・壊れたときに直せる人は何人いる？

・担当者が1週間休んでも使える？

最後の質問に、

「ちょっと厳しいかも」

と思ったなら、属人化が始まっている可能性があります。

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現在のExcelやスプレッドシートを確認し、

・入力画面

・データ管理

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「このExcel、作った人しか触れません」

という状態からでも大丈夫です。

ファイルをご共有いただく場合は、氏名・会社名・金額・顧客情報などを架空データへ置き換えてください。

## まとめ

Excelは便利です。

だからこそ、

「もう少しだけ」

と機能を追加し続けてしまいます。

その結果、

・誰も数式を理解していない

・壊れるのが怖くて触れない

・数字が合わないと原因調査

・担当者が休むと止まる

という状態になることがあります。

そんなときは、

「もっと便利な関数を追加できないか」

ではなく、

**そもそも全員がこのExcelを直接触る必要があるのか**

から考えてみてください。

入力。

データ。

集計。

この3つを分けるだけでも、仕組みはかなりシンプルになります。

Excelを維持するために残業するのではなく、

Excelが人の仕事を減らしてくれる状態に戻す。

それが、本来の業務改善だと思います。

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ユウタ｜ひとり総務×AI業務改善

中小製造業で総務・管理業務に携わりながら、Googleスプレッドシート、Googleフォーム、GAS、生成AIを使った業務改善に取り組んでいます。

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