何度リマインドしても提出されない理由｜「催促する人」を増やす前に見直したい仕組み

「締切は昨日です。まだの方は提出してください」

「未提出の方へ再度ご連絡します」

「こちらのメッセージを確認したら、必ず対応をお願いします」

総務や管理部門では、こうした催促を何度も送ることがあります。

書類提出。

アンケート回答。

健康診断。

有給休暇の取得予定。

社内申請。

店舗や拠点からの報告。

期限を決めて案内しても、全員が一度で対応してくれるとは限りません。

そのため、総務が未提出者を探し、一人ずつ連絡し、数日後にもう一度確認する。

この作業を毎回繰り返している会社も多いと思います。

私自身、中小製造業でひとり総務に近い仕事をしています。

その中で感じるのは、

提出されない原因を、本人の注意力や意識だけの問題にすると、催促する仕事はなくならない

ということです。

今回は、何度リマインドしても提出漏れがなくならない理由と、催促を減らすために見直したい仕組みを紹介します。

「案内を送った」と「対応できる」は違う

総務側は、メールやチャットを送った時点で、

「全員へ案内した」

と考えます。

しかし、受け取る側では次のようなことが起きています。

・ほかの連絡に埋もれた

・自分が対象だと気づかなかった

・あとでやろうと思って忘れた

・提出方法が分からなかった

・必要な情報が手元になかった

・どこまで対応すれば完了か分からなかった

・締切の緊急度が伝わっていなかった

つまり、連絡が届いていても、すぐに行動できる状態とは限りません。

リマインドを増やす前に、

・誰が対象か

・何を提出するのか

・どこから提出するのか

・いつまでか

・どの状態になれば完了か

が明確かを確認する必要があります。

未提出者を目視で探していませんか？

よくある運用は、次のようなものです。

1．GoogleフォームやExcelで提出を受け付ける

2．締切後に回答一覧を開く

3．社員名簿と回答者を見比べる

4．未提出者を探す

5．一人ずつ催促する

6．数日後にもう一度確認する

人数が少なければ、手作業でも対応できます。

しかし、対象者が増えると、

・同姓同名を見間違える

・別のメールアドレスで回答される

・提出済みの人へ催促してしまう

・退職者や休職者が対象に残る

・再提出者を二重に数える

といった問題が起こります。

特に、氏名だけで提出状況を照合すると、表記ゆれや入力ミスの影響を受けます。

従業員番号やメールアドレスなど、本人を特定できる情報で照合した方が安定します。

リマインドが効かなくなる3つの原因

1．全員へ同じ催促を送っている

提出済みの人にも、未提出の人にも、

「まだの方は提出してください」

という一斉連絡を送ることがあります。

この方法は簡単ですが、毎回同じ連絡が届くと、受け取る側は自分に関係があるか判断しなくなります。

提出済みの人には送らず、未提出者だけへ送る。

可能であれば、

「あなたの提出はまだ確認できていません」

と対象者を明確にします。

2．連絡して終わりになっている

催促を送った後、

・本人が確認したか

・提出予定日はいつか

・対応できない理由があるか

・誰がフォローするか

を記録していないと、数日後に同じ確認を繰り返すことになります。

リマインドにも、対応状況の管理が必要です。

3．通知が多すぎる

毎日同じメールが届くと、通知そのものが読まれなくなります。

重要な期限通知も、ほかの自動メールに埋もれます。

リマインドは回数を増やすより、

・締切7日前

・締切3日前

・締切当日

・期限超過後

など、意味のあるタイミングに絞る方が効果的です。

「未提出」と「対応中」を分ける

提出が確認できていない人を、すべて同じ「未提出」として扱うと、状況が分かりません。

例えば、次のように分けます。

・未案内

・案内済み

・未提出

・本人確認済み

・提出予定あり

・対応中

・提出済み

・対象外

・保留

健康診断なら、予約済みだが未受診の人もいます。

書類提出なら、本人は提出したが管理者の確認待ちかもしれません。

単に「未提出者一覧」を作るだけでなく、どこまで進んでいるかを分けると、必要な連絡が変わります。

提出後の自動返信も重要

Googleフォームなどで提出しても、回答者側には、

「本当に送信できたのか」

が分かりにくいことがあります。

提出後に、

・受付完了

・受付日時

・提出内容の要約

・今後の流れ

・修正が必要な場合の連絡方法

を自動返信すると、二重提出や確認問い合わせを減らせます。

ただし、受付完了と承認完了は分けて書きます。

例えば、

「申請を受け付けました。内容確認後に結果をご連絡します」

という表現にします。

自動返信メールを送っただけで、申請が承認されたと誤解されないようにします。

催促を自動化する前に決めること

GASを使えば、未提出者への自動リマインドは作れます。

ただし、先に次のルールを決めます。

誰が対象か

在籍者全員なのか。

特定部署だけか。

パートや契約社員も含むのか。

休職者や退職予定者をどうするか。

何をもって提出済みとするか

フォームを送信した時点か。

添付ファイルがそろった時点か。

管理者が内容を確認した時点か。

何日前に通知するか

7日前、3日前、当日など、業務に合ったタイミングを決めます。

誰へ通知するか

本人だけか。

本人と上司か。

期限超過後だけ管理者へ通知するか。

例外をどう扱うか

休職中、出張中、提出不要など、対象外の人を除外できるようにします。

GASでできること

GoogleスプレッドシートとGASを使うと、次のような仕組みを作れます。

・対象者名簿と提出者を自動照合

・未提出者だけを一覧表示

・期限までの残り日数を表示

・指定日に自動リマインド

・本人、上司、管理者へ通知先を分ける

・Googleフォーム回答後の自動返信

・提出状況を未提出、対応中、完了に分類

・部署や拠点ごとの提出率を集計

・期限超過者だけを管理画面に表示

・提出済みになったら通知を停止

総務が毎回一覧を目視して、催促対象を探す必要を減らせます。

すべてを自動送信しない方がよい場合もある

自動リマインドは便利ですが、内容によっては人が確認した方がよい場合もあります。

例えば、

・健康状態に関する連絡

・人事評価や雇用契約に関する連絡

・本人が困っている可能性がある場合

・何度連絡しても反応がない場合

・個別事情への配慮が必要な場合

です。

最初の案内と通常のリマインドは自動化し、期限超過後は担当者が個別に確認する。

このように、人が対応する段階を残した方がよい業務もあります。

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現在、ココナラではGoogleフォーム、スプレッドシート、GASを使った業務改善サービスを出品しています。

Googleフォームの回答後に自動返信したい方

Googleフォームの自動返信・通知を設定します

回答直後に、回答者へ受付メールを送り、管理者へ回答内容を通知する仕組みを設定します。

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詳しい仕様書は必要ありません。

現在のExcelやフォームを、個人情報や機密情報を架空データへ置き換えた状態で共有いただければ、改善方法を整理します。

まとめ

未提出者への催促がなくならない原因は、単に本人の意識が低いからとは限りません。

・対象者が分かりにくい

・提出方法が複雑

・完了条件が曖昧

・未提出者を目視で探している

・提出後の受付確認がない

・通知の回数が多すぎる

・対応状況を記録していない

といった仕組み上の問題が隠れていることがあります。

リマインドの回数を増やす前に、

・誰が対象か

・現在どの状態か

・次に誰が何をするか

・どこまで終われば完了か

を見える化することが大切です。

総務の仕事は、毎回催促文を作ることではありません。

必要な人が期限までに対応できる流れを作ることです。

まずは、現在の提出管理表に「担当者」「次回確認日」「ステータス」の3項目を追加してみてください。

ユウタ｜ひとり総務×AI業務改善

中小製造業で総務・管理業務に携わりながら、Googleスプレッドシート、Googleフォーム、GAS、生成AIを活用した業務改善に取り組んでいます。

高額なシステムを導入するほどではないけれど、未提出者の確認と催促に時間を取られている。

そんな中小企業の業務を、現場で無理なく使い続けられる仕組みに整えています。