そのExcel作業、本当に自動化した方がいい？現役ひとり総務が考える「GAS向きの仕事・向かない仕事」

「毎月同じExcel作業をしている」

「複数人から届くファイルを、1つの表へコピーしている」

「Googleフォームの回答を確認して、毎回メールを送っている」

こうした作業をしていると、

「これ、自動化できないかな？」

と思うことがあります。

僕自身、中小製造業で総務・管理業務を担当しながら、GoogleスプレッドシートやGoogle Apps Script（GAS）を使って、社内の小さな業務改善を進めています。

実際、

・複数人のデータ集計

・未提出者の確認

・メール通知

・フォーム回答後の処理

・社内のお知らせ管理

などは、GASを使うことでかなり手作業を減らせます。

ただし、ここで大事なのが、

「自動化できる仕事」と「自動化した方がいい仕事」は違う

ということです。

GASで自動化しやすい仕事

特に効果が出やすいのは、同じ手順を繰り返している業務です。

例えば、

・毎月5人から届くExcelを1つにまとめる

・Googleフォーム回答後に受付メールを送る

・提出期限を過ぎた人だけ抽出する

・毎月同じ形式の報告書を作る

・一覧表から対象者を探してメールする

といった作業です。

1回10分しかかからなくても、毎日やれば月に数時間になります。

また、コピー＆ペーストが多い業務は、時間だけでなく入力ミスも発生しやすいため、自動化との相性が良いです。

逆に、自動化しない方がいい仕事もあります

例えば、

・年に1回しか発生しない

・毎回判断内容が変わる

・例外処理が非常に多い

・業務ルール自体が決まっていない

といった仕事です。

10分で終わる年1回の作業を自動化するために、何時間もシステムを作る必要はありません。

この場合は、

自動化ではなく、テンプレートや手順書を作るだけ

の方が効率的なこともあります。

自動化する前に確認したい5つ

僕は、業務改善を考えるときに次の5点を確認しています。

月に何回発生するか

1回何分かかっているか

コピー・転記作業が多いか

ミスするとどれくらい困るか

自動化後に誰が管理するか

この5つを整理すると、

「GASを作るべきか」

「今のExcelを少し改善するだけでいいか」

が見えやすくなります。

一番危ないのは「全部システム化する」こと

業務改善というと、

「今あるExcelを全部システムへ変えよう」

となりがちです。

でも、僕は最初から全部変えない方がいいと思っています。

例えば月次集計なら、

まずは、

複数ファイルを1つへ集める部分だけ自動化する。

問題なく動いたら、

次に、

未提出者の表示を追加する。

さらに必要なら、

メール通知を追加する。

というように、小さく作った方が失敗しにくいです。

現場で使うシステムは、機能が多いことより、

「毎日ちゃんと使えること」

の方が重要です。

「自分の業務がGAS向きか分からない」場合

よくあるのが、

「自動化したいけど、そもそもGASでできるのか分からない」

という状態です。

実は、この段階で詳しい仕様書を作る必要はありません。

例えば、

「毎月5人からExcelが届きます」

「それを1つの集計表へコピーしています」

「月末に未提出者へ連絡しています」

くらいでも、ある程度の構成は考えられます。

ココナラでは、現在の業務内容を確認して、

・自動化できる部分

・手作業のままがよい部分

・おすすめの構成

・必要な機能

・概算費用

を整理するサービスを出品しています。

「このExcel作業、どうにかならないかな」

という段階でも大丈夫です。

現在使用しているExcelやスプレッドシートがある場合は、氏名や会社名などを架空データへ置き換えていただければ、それを見ながら考えることもできます。

まとめ

GASによる自動化が向いているのは、

毎回ほぼ同じ手順を繰り返している仕事

です。

一方で、

すべてを自動化する必要はありません。

大切なのは、

システムを作ることではなく、面倒な手作業を減らすこと。

まずは今やっている仕事の中から、

「毎週・毎月必ず繰り返している作業」

を1つ探してみてください。

そこが、業務改善の一番始めやすい場所です。

ユウタ｜ひとり総務×AI業務改善

中小製造業で総務・管理業務に携わりながら、Googleスプレッドシート・GAS・生成AIを使った業務改善を実践しています。

専門IT部署がない中小企業でも使える、「大きすぎない業務改善」を中心に発信しています。