毎日の転記作業、自動にする前に「疑う」ことから始めました

たとえば、夕方6時をすぎてからの作業。

使いにくいシステムの画面を開いて、数字を1つずつExcelへ写す。それを報告用の資料にまとめて、グラフを貼り直す。毎日やっているのに、その資料を誰がどこまで読んでいるのかは、よく分からない。

AIで何とかならないかと考える前に、私が最初にやったことをお伝えします。

11年前に買った、残業の本

本棚に、山本憲明さんの『なぜあの人は定時に帰るのにNo.1なのか？ 残業ゼロの仕事術』という本があります。買ったのは2015年の8月です。

2015年は、フォトリーディングやNLPを学んで、本で得た知識を仕事の現場で試そうとしていた時期でした。この本も、そのころ手に取った一冊です。

この本の中に、こんな一文があります。

「仕事を与えられたら、まずはそれが『本当に必要な仕事かどうか』を疑ってみましょう。」

（『なぜあの人は定時に帰るのにNo.1なのか？ 残業ゼロの仕事術』山本憲明著、p.38）

著者は経理の仕事をしていたころ、毎年作っている資料に、まったく使われない数値が入っていると気づいたそうです。時間をかけて出していた数字が、肝心の決算には使えなかった。

自動にする前に、やめられるものを探す

AIで作業を自動にする話をすると、「全部AIに任せればいい」と思われがちです。でも、順番があると思っています。

1. まず、その作業の行き先を確かめる。誰が読んで、何に使っているか

2. 使われていないものは、やめる

3. 残ったものだけを、自動にする

あの本にも、こうあります。

「やらなくてよい仕事がわかったら、スパッとやめることが大切です。」

（同、p.39）

いらない作業を自動にしても、いらない資料が速くできあがるだけです。

私が自動にした、毎日の数字集め

私の場合、最近自動にしたのは、毎日の数字集めと集計です。

出品しているサービスの閲覧数や、発信の反応。毎日、管理画面を開いて数字を拾い、表にまとめていました。今は、朝起きる前に数字が集まって、集計まで終わっています。

もう一つは、記事の下書きです。書いた下書きを、画像も含めて投稿画面に入れるところまでを自動にしました。公開のボタンは、自分で押します。

自動にしたあとも、数字を見て考えるのは自分です。AIがやるのは、写すところまで。

まず1つだけ選んでみてください

試せるのは、毎日くり返している作業を1つだけ書き出すことです。

「何を見て」「どこに写して」「誰が使っているか」。この3つを書いてみると、やめられるもの、自動にできるもの、自分でやるべきものが分かれてきます。

自分の作業を自動にしたい方は、その1つを教えてください。60分の画面共有で、あなたのPCで動くところまで一緒に進めます。会社のデータは使わず、同じ形のサンプルで作ります。

まずは、明日もやる作業を1つ、書き出すところからです。