ファイル名のルール3つで、「最新版どれだっけ」が消えた話

『この中で最新版、どれだっけ…』

納品の直前、フォルダの中に似た名前のファイルが3つ並んでる。顧客リスト_v2、顧客リスト_v2_修正、顧客リスト_最終。本物はどれだ。

前職で人材紹介の管理をしていた頃、月に何回かはこの画面で止まってました。開いて中身を見比べて、閉じて、また開く。地味なのに、間違えると一番怖いやつです。古い版を人に送る事故だけは、絶対に起こしたくなかった。

で、ある日からファイル名の付け方を固定しました。ルールは3つだけです。

1つ目、日付から始める。20261027_顧客リスト_v3、の形です。名前に日付が入ると、フォルダを名前順に並べただけで時系列になる。探す、じゃなくて、見るだけで済む。

2つ目、中身が分かる言葉を入れる。「資料」「データ」みたいな言葉は禁止。誰の・何の表なのかを、そのまま書く。

3つ目、版数は最後に1つだけ。_最終、_本物、_これで決定、みたいな言葉は全部捨てました。「最終」が3つある世界が、一番危ないので。

ついでにフォルダも「作業中」「提出したもの」「戻ってきたもの」の3つに分けたら、迷子はほぼ消えました。

正直、派手な時短テクじゃないです。でも探す時間って、1回は数分でも、月に何回も積み重なると普通に1時間とか溶けてるんですよね。あと何より、送る前のあの不安が消えたのが一番大きかった。

ファイル探しで時間を使ってるなら、まず名前の付け方を1つ決めてみてください。それだけで、表の仕事はだいぶ楽になります。