200件調べる作業で目がチカチカした僕が、リスト作りでやめた3つのこと

夜の11時過ぎ、画面の中の表はまだ半分も埋まっていなかった。

会社名は入れた。住所も入れた。でも担当者名の欄が空っぽで、公式サイトを1件ずつ開いては閉じて、を繰り返していた頃の話です。正直、あの時は「調べるだけの作業でしょ」と軽く見てました。完全に、なめてましたね。

先に要点を書くと、今の僕がリスト作りで一番大事にしているのは、速く調べることより「後から使える形で残すこと」です。200件調べ終わっても、表記がバラバラで重複だらけだったら、結局また調べ直しになる。それを何度かやって、ようやく分かりました。

正直、最初のリストは使い物にならなかった

人材紹介の管理まわりを2年やっていた頃、顧客リストの整理を担当していました。

最初に作ったリストは、見た目は埋まっているんですよ。行数もそれなりにある。でも後から見返すと、同じ会社が表記違いで2回入っていたり、調べた日が書いていなくて情報が古いのか新しいのか分からなかったり。

埋まっていることと、使えることは、全然違いました。

調べ直しに半日溶かした日もあります。情けないけど、本当の話です。あの半日がなかったら、今でも「とりあえず埋める」が正解だと思っていたかもしれない。

やめたことの1つ目：手当たり次第に開くこと

まずやめたのは、思いついた順にサイトを開くことです。

前は検索結果を上から開いて、良さそうな情報があったら表に入れて、次へ進む、というやり方でした。これだと、途中で「あれ、さっきの会社とこれ、同じじゃないか」と気づいて戻ることが多いんですよね。戻るたびに集中が切れる。

今は先に、調べる項目を固定してしまいます。会社名、所在地、連絡先、確認した日、情報源のURL。この5つを先に決めて、1件の中で全部を見てから次へ進む。地味なやり方です。でも戻る回数が減ると、結果的に速くなるんです。

やめたことの2つ目：表記をその場の気分で決めること

2つ目は、表記の揺れを後回しにすることです。

株式会社を入れるか入れないか、全角か半角か、そういう細かいところですね。書いている時は気にならないんですよ。でも100件を超えたあたりから、一覧として見た時に気持ち悪さが出てくる。検索しても引っかからない名前が出てくる。

だから今は、最初の10件を書いた時点で表記のルールをメモに残すようにしています。途中でルールを変えたくなったら、変えた日と理由も一緒に書く。未来の自分への置き手紙みたいなものです。地味に助けられてます。

やめたことの3つ目：分からない欄を埋めようとすること

3つ目が、一番難しかったです。分からない欄を、なんとなくで埋めようとする癖。

調べていて情報が見つからない時、空欄のまま渡すのが怖かったんですよね。手を抜いたように見えそうで。でも、根拠が曖昧な情報を自信ありげに入れる方が、後で使う人にとってはよっぽど困る。間違った電話番号が1つ入っているだけで、そのリスト全体の信用が落ちるんです。

今は見つからなかったら「確認できず」と正直に書く。調べた範囲と日付も添える。そうすると、受け取った側も「ここだけ追加で調べればいい」と判断できる。空欄を隠さない方が、結果的に仕事が進むんだなと学びました。

まだ毎回完璧にできているわけじゃありません。正直、今でも急いでいる日は昔の癖が出そうになります。ただ、その癖に気づけるようになっただけでも、あの頃からは少し進んだかなと思ってます。

まとめ：リスト作りは、調べるより残し方

今は個人でシステム開発やセキュリティに関わる仕事をしながら、リスト作成やデータ入力のような事務まわりの作業も受けています。こういう地味な作業が、実は一番好きなんですよね。

派手さはないです。でも、200件のリストがきれいに揃って、受け取った人がそのまま使える状態になっているのを見ると、ちょっとだけ誇らしい気持ちになる。

あなたの手元にも、調べなきゃと思いながら後回しになっているリスト、ありませんか？ 埋めることより、使える形で残すことから始めてみると、意外と進みますよ。