200件の表を前に止まった僕が、まず20件から頼める形にした話

夜の11時過ぎ、200件くらいある表を開いたまま、手が止まったことがあります。

全部終わらせないと意味がない気がして、どこから手をつければいいか分からなくなって。画面は開いてるのに、1行も進んでない時間が地味に長かったです。

先に要点を書くと、事務作業は最初から全部を頼まなくてもいい、というのが僕の考えです。まず20件くらいで形を確認して、合っていたら残りを進める。その方が、頼む側も任される側も失敗が小さい。カベヤです。人材紹介の管理まわりを2年ほどやって、顧客リストの整理やKPI集計をスプレッドシートとExcelで回していた頃から、大きい作業ほど小さく分けて確認する癖がつきました。

最初から全部、が一番しんどかった

正直に書きます。昔の僕は、作業をもらったら全部まとめて終わらせるものだと思ってました。

100件なら100件、200件なら200件。途中で見せるのは中途半端だし、確認してもらうのも悪い気がして、最後まで抱えてしまう。でも、そのやり方で何度か痛い目を見ています。

たとえば表の列の意味を1つ取り違えたまま最後まで進めてしまって、直すのに最初からやり直しに近い時間がかかったことがありました。件数が多いほど、最初の勘違いが一番高くつくんですよね。

間違いは、件数が増えるほど高くつきます。

だから今は、量が多い作業ほど、最初の確認を小さく入れるようにしています。速く終わらせることより先に、方向が合っているかを確かめる方が、結局は早いからです。

まず20件だけ切り出すと、見えてくること

そこで出品の形も、最初は小さく頼めるようにしました。いきなり全部ではなく、まず20件だけ、とか、表の最初の部分だけ、とか。

20件くらい見てもらうと、だいたいのことは分かります。列の並びはこれでいいのか、表記は揃えた方がいいのか、抜けがあったらどう埋めるのか。言葉で説明するより、実際の出来上がりを1回見た方が早いんですよね。

僕自身、ITサポート・ヘルプデスクをやっていた頃も同じでした。長い説明を並べるより、相手の画面で起きていることを1つ確認してもらった方が、話が一気に進む。事務作業も似ていて、サンプルが1つあるだけで、次に進む判断がぐっと楽になります。

もちろん20件という数字に決まりがあるわけじゃありません。10件でも、1ページ分でもいい。大事なのは、全部の前に1回だけ立ち止まれる場所を作ることだと思ってます。

小さく頼む時に、僕が先に聞きたい3つのこと

小さく始める時、最初に確認したいのは3つだけです。

1つ目は、完成形をどう使うか。集計に回すのか、人に渡すのかで、整え方が変わります。

2つ目は、迷った時の決め方。表記がバラバラな名前があったら揃えるのか、元のまま残すのか。ここが決まっていないと、小さい確認の意味が薄れてしまいます。

3つ目は、期限の感覚です。全部がいつ必要で、最初の確認分はいつまでに見たいのか。この2つが分かると、こちらも進め方を組み立てやすくなります。

逆に、細かい指示が全部そろっていなくても大丈夫です。むしろ最初の20件は、その細かい部分を一緒に決めるためのもの、くらいの気持ちで頼んでもらえた方が助かります。

大きい量も、結局は小さい確認の積み重ねでした

今は個人でシステム開発やセキュリティに関わる仕事をしていますが、やっている感覚はあまり変わりません。大きいものを一気にやろうとせず、確認できる大きさに分けて、1つずつ確かめながら進める。

事務処理の速さと正確さには自信がある方です。ただ、速さだけで200件を突っ走るのは、もうやめました。速いけど方向がずれていたら、戻る時間で全部消えてしまうので。

まだ、この分け方がいつも正解なのかは分かりません。急ぎで全部を一気に進めた方がいい場面も、当然あると思います。でも、頼む量が決まらなくて止まっているくらいなら、まず小さく頼める形があった方がいい。そう思って、今の形にしています。

手元の表が大きくて手をつけられていないなら、まずは最初の20件だけでも大丈夫です。そこから一緒に形を決めていきましょう。