入力ミスに3回泣いた僕が、作業前に5分だけやるようになったこと

金曜の夕方、集計を出し終えたと思った直後でした。

合計の数字が、元の件数と1件だけ合ってない。

その1件を探すのに、結局40分くらいかかりました。早く帰れるはずだったのに。あの時の机の上の冷めたコーヒー、今でも覚えてます。

先に要点を書くと、データ入力のチェックというのは、終わった後に目を凝らす作業じゃなくて、始める前に「間違えたらすぐ分かる形」にしておく作業です。カベヤです。人材紹介の管理まわりを2年ほどやって、顧客リストの整理やKPI集計をスプレッドシートとExcelで回していた頃に、この順番の大事さを痛い目を見ながら覚えました。

最初は「気をつける」で何とかなると思ってた

正直に書きます。最初の頃の僕のチェックは、気合でした。

入力し終わったら上から下まで目で追う。もう1回追う。それで「よし、大丈夫」と出す。で、3回ほど痛い目を見ました。数字の桁が1つずれている。同じ人が2行に分かれている。日付の月と日が逆になっている。

どれも、目で追ったはずのミスです。

目で見たつもり、が一番危ないんですよね。

気をつけているのに漏れるのは、注意力が足りないからじゃなかった。見方が毎回バラバラだから、漏れる場所も毎回バラバラだったんだと思います。

作業前に5分だけ、3つの準備をするようにした

そこから変えたのは、入力の速さじゃありません。始める前の5分です。

1つ目は、元データをそのまま触らないこと。まずコピーを取って、作業用と保存用を分ける。何かあっても戻れる場所があるだけで、変な焦りが減りました。

2つ目は、件数だけ先にメモすること。元のリストが何件なのか、合計がいくつなのかを最初に書いておく。終わった後にその数字と合っているかを見るだけで、1件漏れみたいなミスはその場で気づけます。

3つ目は、チェック用の列を1つ足すこと。確認が済んだ行に印を付けるだけの列です。地味なんですけど、これがあると「どこまで見たか」が表の中に残る。途中で声をかけられても、再開する場所に迷わなくなりました。

どれも特別なことはしてません。でも、この5分を惜しんだ日ほど、後で40分探す羽目になってた気がします。

チェックは「違う見方」で2回見る

準備ができたら、終わった後の見方も変えました。同じ並びのまま2回見るのをやめたんです。

1回目は件数と合計で見る。数字として合っているか、だけを確認する。

2回目は並びを変えて見る。日付順だったものを名前順に並べ替える、金額の大きい順に並べ替える。並びが変わると、さっきまで見えなかった重なりや抜けが、急に目に入ってくるんですよね。不思議ですけど、本当にそうでした。

あと、声に出すまではしなくても、指でなぞるのをやめて、画面を少し離れて見るようにもしました。近づいて1行ずつ追うと、全体のズレに気づきにくい。ITサポート・ヘルプデスクをやっていた頃も、相手の画面の全体像を聞くところから始めるのが大事だったなあ、と後から思い出しました。

今でもミスはゼロじゃないです

ここまで書くと、もう完璧みたいに聞こえるかもしれません。違います。

今でも小さいミスは出ますし、正直、ゼロになったとは言えません。ただ、見つかるタイミングが変わりました。提出した後じゃなくて、自分の手元にまだあるうちに見つかる。その差が、地味に大きい。

個人でシステム開発やセキュリティに関わる仕事をするようになってからも、この癖は残ってます。速く終わらせることより、戻れる形で進めること。確認の順番を先に決めておくこと。事務処理の速さには自信がある方ですけど、速さだけだったら、あの金曜の40分を何回も繰り返していたと思います。

もし今、チェックに毎回時間がかかってしんどいなと思っているなら、終わった後の見直しを増やす前に、始める前の5分を変えてみてください。元データを分ける、件数をメモする、印の列を足す。それだけで、探す時間はだいぶ減りますよ。