紙やPDFの表をExcelにする方法｜自分でやる方法と頼む目安

紙の在庫表、PDFの価格表、昔の名簿。

「これ、Excelになっていれば計算も並べ替えもできるのに」と思うことはありませんか。

自分でやる方法と、人に頼んだほうがいい目安をまとめました。

■ 文字が選択できるPDFの場合

PDFを開いて、表の文字をマウスで選択できるなら、比較的かんたんです。

・Windows版のExcel（Microsoft 365）なら「データ」→「データの取得」→「PDFから」で、表を取り込めます

・Wordで開くと表として読み込まれることがあり、そこからExcelに貼り付けられます

■ スキャンした紙や写真の場合

文字が選択できない画像のPDFや写真は、文字の読み取り（OCR）が必要です。

・スマホのExcelアプリには、写真から表を読み取る機能があります

・GoogleドライブでPDFをGoogleドキュメントとして開くと、文字を読み取ってくれます

どれも便利ですが、表の形が崩れたり、数字を読み間違えたりすることがあります。

■ いちばん気をつけたいのは「数字の読み間違い」

「8」と「3」、「1」と「7」、「0」と「6」。読み取りソフトは、こうした数字をよく間違えます。

金額や数量の表なら、最後に合計が元の資料と合っているかを忘れずに確かめてください。

また、「1,280」が文字として入ってしまい、計算に使えないこともよくあります。

■ 人に頼んだほうがいい目安

・枚数が多い（10枚以上など）

・手書きや、かすれた文字が多い

・金額など、間違いが許されない数字が入っている

・決まったExcelの様式に入れたい

こういう場合は、確認の手間まで考えると、頼んでしまったほうが早いことが多いです。

私のサービスでは、文字の読み取りソフトとAIツールで起こしたあと、元の資料と見比べて直し、合計を検算してから納品しています。

数字は計算に使える数値として入れ、読み取れない箇所は色を付けてお知らせします。5枚1,500円からです。

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