PDFや画像のデータをExcelにする前に決める3つのこと

PDFの資料、画像、紙を撮った写真。まだ表になっていないデータを、Excelの表に起こしたいことはありませんか。

コピー＆ペーストできない資料がたまっている、紙のリストや申込書をデータ化したい、入力したあとの表記ゆれや重複も一緒に整えてほしい。こうしたデータをExcelにする時は、すぐ入力し始めるより先に決めるとよいことが3つあります。

見本の数字や特定のデータの例は、この記事では使いません。入力前に決める考え方だけを書きます。

入力する前に決めること

1. 入力してほしい項目と、最終的にほしい表の形を決める

入力してほしい項目と、できた表の形を先に決めます。

項目が決まっていないまま入力すると、途中で足りない項目に気づいて、入力し直しになります。元データの形（PDF・画像・写真など）と、おおよその量（ページ数や件数）も一緒に確認します。

2. 表記ゆれと重複の扱いを決める

同じものが表記違いで入っていた時に、どちらに統一するかを先に決めます。

決めていないと、入力する人ごとに表記がぶれて、後から検索や集計がずれます。重複した行が見つかった時に残す方も、先に決めておきます。

3. 判読できない箇所の扱いを決める

読み取れなかった箇所は、推測で埋めずに印を付けてお知らせするのが安全です。

推測で埋めると、後から元の資料と見比べ直す手間が増えます。判読が難しい手書き文字がある場合は、入力する前に見本を1ページ確認して、対応できるかどうか先にお伝えします。

自分で入力する時のポイント

- 元の資料はそのまま残して、入力した表の方で整える。

- 日付や金額の形式は、入力する前に1つに決める。

- 入力したあと、重複がないかだけでも見直す。件数が多いほど、見直しの価値が上がります。

きなこ―おもちの出品

同じ考え方で、PDFや画像、紙を撮った写真のデータをExcelに入力し、表記・形式の整形と重複チェックまで一式で行います。

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購入前の相談・見積りは無料です。できること・できないことを先にお伝えし、範囲を決めてから入力します。やり取りと納品はココナラのトークルーム内で行い、アカウントへのログイン作業は行いません。基本範囲は元データ5ページまで、または300行までです。