バラバラな顧客リストを1つの台帳にまとめる前に決める3つのこと

複数のExcelやCSVに散らかった顧客リスト・売上データを、手作業でまとめていませんか。

同じ取引先が表ごとに違う名前で登録されている、重複した行がどこにあるか分からない、毎月複数のCSVを1つの表にコピペで集めている、全角・半角や空白の混ざりで検索や集計がずれる。こうした表を1つにまとめる時は、すぐ並べ替え始めるより先に決めるとよいことが3つあります。

見本の数字や特定のデータの例は、この記事では使いません。整理の考え方だけを書きます。

まとめる前に決めること

1. 「同一」とみなす条件を決める

会社名と電話番号が一致したら同一とみなす、など、同じ取引先だと判断する条件を先に決めます。

条件が決まっていないと、表ごとに判断がぶれて、同じ取引先が別々に残ったり、別々の取引先が1つにまとめられたりします。あいまいな同一判定の最終判断は、購入前の相談で一緒に決めます。

2. 重複が見つかったら残す方を決める

重複した行が見つかった時に、残すのは新しい方か、情報が多い方か、先に決めておきます。

決めていないと、行ごとに残す方が変わって、後からどれが正しい台帳か分からなくなります。

3. 最終的にほしい台帳の項目を決める

整理したあとの台帳に、どの項目を入れるかを先に決めます。

項目が決まっていないまま集めると、途中で足りない項目に気づいて、集め直しになります。整理したい表の形と、おおよその行数も一緒に確認します。

自分で整理する時のポイント

- 元の表はそのまま残して、コピーした表で整理する。

- 「どの条件で同一と判断したか」を一文で残す。次に同じ整理をする時の手がかりになります。

- 架空データや一部のデータで整理結果の見本を確認してから、全体に進める。

きなこ―おもちの出品

同じ考え方で、バラバラな表の名寄せ・重複整理をして、1つの台帳にまとめます。

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購入前の相談・見積りは無料です。できること・できないことを先にお伝えし、範囲を決めてから整理します。やり取りと納品はココナラのトークルーム内で行い、アカウントへのログイン作業は行いません。繰り返し使える自動化コードは有料オプション（+3,000円）で追加できます。