古物台帳の書き方とは？記載事項・1万円未満の例外・3年間の保存義務を行政書士が解説

「古物商許可を取ったら、古物台帳は必ず必要？」

「中古品の取引をどこまで記録すればいい？」

「1万円未満の取引なら記録しなくてもいい？」

「古物台帳はExcelでも作れる？」

このような疑問をお持ちではありませんか？

こんにちは。大阪市のタケウチ行政書士事務所です。

古物商許可を取得して中古品の買取り・販売を始める場合、営業開始後の重要な義務の一つが、古物台帳への記録です。

古物台帳は単なる売上管理表ではありません。

古物営業法に基づき、古物の取引状況を記録・保存するための帳簿です。

また、2025年10月1日の制度改正により、1万円未満の取引でも本人確認や帳簿への記録が必要となる物品が追加されています。

今回は、古物台帳の書き方、必要な記載事項、少額取引の例外、保存期間について解説します。

1．古物台帳とは？

古物台帳とは、古物商が行った取引について、法律で定められた事項を記録する帳簿です。

古物営業法第16条では、対象となる取引について、帳簿への記載または電磁的方法による記録を求めています。

古物台帳の目的は、古物の流通経路を確認できるようにすることです。

例えば、盗難品などが市場に流通した場合、取引記録を確認することによって、商品の仕入先や取引の経緯を調べるための資料になります。

そのため、古物台帳は正確に記録し、必要な期間保存することが重要です。

2．古物台帳に記載する5つの事項

古物台帳に記録する主な事項は次のとおりです。

① 取引年月日

古物を買い受けた日など、実際に取引した年月日を記載します。

② 古物の品目・数量

取り扱った商品の種類と数量を記載します。

例えば、中古腕時計1点、中古パソコン2台などです。

③ 古物の特徴

商品を識別できる情報を記載します。

例えば、メーカー名、型番、製造番号、色、商品の特徴などです。

④ 取引相手の情報

住所、氏名、職業、年齢など、法令で求められる事項を記録します。

⑤ 本人確認の方法

運転免許証の提示など、法令に従って取引相手を確認した方法を記録します。

ただし、実際に必要な記載内容は、取引の種類や取り扱う物品によって異なる場合があります。

3．古物台帳の記入例

例えば、中古腕時計を買い受けた場合を考えてみましょう。

【記入例】

取引年月日：2026年11月10日

取引区分：買受け

品目：腕時計

数量：1点

特徴：メーカー名、型番、製造番号、色など

取引相手：住所・氏名・職業・年齢

本人確認方法：運転免許証による確認

これは記載項目を説明するための例です。

実際には、法令で定められた様式や記載事項に従って記録します。

特に商品の特徴については、単に「腕時計1点」とするのではなく、後から個々の商品を区別できるように記録することが大切です。

なお、取引金額を記録しておくことは在庫管理や会計上も役立ちますが、古物営業法上の法定記録事項と社内管理用の項目は区別して考えましょう。

4．1万円未満なら古物台帳は不要？

古物営業法では、買受対価の総額が1万円未満の場合、原則として取引相手の確認義務と帳簿等への記載義務が免除されています。

ただし、すべての物品について免除されるわけではありません。

1万円未満でも本人確認と記録が必要となる例外品目があります。

代表的なものは次のとおりです。

・自動二輪車、原動機付自転車および一定の部品

・家庭用ゲームソフト

・音楽や映像を記録したCD、DVDなど

・書籍

・エアコンの室外機

・電気温水機器のヒートポンプ

・電線

・金属製グレーチング

※対象となる部品や製品の範囲には、法令上の細かな定めがあります。

例えば、一般的な中古衣類と中古ゲームソフトでは、1万円未満の買受けにおける本人確認・記録義務の取扱いが異なる場合があります。

取引金額だけで判断せず、商品の種類も確認しましょう。

5．2025年10月の制度改正で何が変わった？

2025年10月1日に施行された古物営業法施行規則の改正では、少額取引でも本人確認と記録が必要となる物品が追加されました。

追加された主な物品は次のとおりです。

① エアコンディショナーの室外ユニット

一般に室外機と呼ばれるものです。

② 電気温水機器のヒートポンプ

電気温水機器で使用されるヒートポンプが対象となります。

③ 電線

一定のケーブル類は対象外となるため、具体的な商品の種類を確認する必要があります。

④ 金属製グレーチング

側溝のふたなどに使われる金属製の格子状の製品です。

これらの物品については、買受対価が1万円未満であっても、原則として本人確認と帳簿等への記録が必要となります。

特に中古工具、建設資材、設備機器などを扱う古物商は、改正後の取扱いを確認しておきましょう。

6．買い受けたときと販売したときでは記録義務が違う

古物台帳では、商品の買受けと販売で記録義務の対象が異なります。

買い受けた場合

買受対価の総額が1万円以上の場合は、原則として本人確認と帳簿等への記録が必要です。

また、1万円未満の場合でも、法律で定められた例外品目については記録が必要となります。

販売した場合

古物を販売した場合は、すべての品目について一律に同じ記録義務があるわけではありません。

例えば、美術品類、時計・宝飾品類、自動車、自動二輪車・原動機付自転車など、販売時にも記録が必要となる物品があります。

そのため、買受けと販売の両方について、取り扱う物品ごとに記録義務の有無を確認することが大切です。

また、古物営業法上の記録義務が免除される取引であっても、在庫管理や会計処理のために取引記録を残しておくことは有用です。

7．古物台帳はExcelで作成してもいい？

はい。古物台帳は、紙の帳簿だけでなく、電磁的方法によって記録することも認められています。

例えば、Excelを利用して必要事項を管理する方法も考えられます。

ただし、次の点に注意が必要です。

・法令で定められた事項を記録できること

・必要な記録を正確に保存できること

・営業所で直ちに書面へ表示できること

・データの消失に備えて管理すること

・必要な期間、記録を確認できる状態にすること

Excel管理で注意したいこと

Excelで管理する場合は、ファイルの削除や上書き、パソコンの故障などによって記録が失われないようにしましょう。

また、必要なときに帳簿の内容を確認・印刷できる環境を整えることも重要です。

クラウドサービスを利用する場合も、営業所で必要な記録を直ちに書面へ表示できる状態にしておく必要があります。

8．古物台帳の保存期間は3年間

古物営業法第18条では、帳簿等の保存義務が定められています。

紙の帳簿は、最終の記載をした日から3年間保存する必要があります。

電磁的方法による記録については、記録した日から3年間、営業所で直ちに書面に表示できる状態で保存します。

紙の帳簿と電子記録では、法律上の保存期間の起算点の表現が異なるため注意が必要です。

また、記録を紛失したり、破損したりした場合には、警察署への届出が必要となることがあります。

記録の保管場所とバックアップ方法をあらかじめ決めておきましょう。

9．古物台帳を書かなかった場合は？

記録が必要な取引について、帳簿への記載を怠ったり、必要事項を記録しなかったりした場合は、法律上の問題になることがあります。

また、事実と異なる内容を記録することも避けなければなりません。

古物営業法に基づく義務に違反した場合、罰則や行政処分の対象となる可能性があります。

例えば、次のような状態には注意が必要です。

・必要な取引を記録していない

・相手方の情報が不足している

・商品の特徴が不明確

・記録した内容が実際の取引と異なる

・保存期間内に記録を失っている

後からまとめて記録しようとすると、取引日時や商品の特徴を正確に思い出せなくなることがあります。

対象となる取引については、取引の都度、必要事項を記録する運用がおすすめです。

10．フリマアプリで仕入れた場合も記録が必要？

メルカリやYahoo!オークションなどを利用して中古品を仕入れる場合でも、古物商としての取引に該当すれば、本人確認や帳簿への記録が必要になることがあります。

特に注意したいのが、取引相手と対面しない場合です。

非対面取引では、法律で定められた方法に従って本人確認を行う必要があります。

取引相手から運転免許証の画像を送ってもらうだけでは、本人確認義務を満たさない場合があります。

また、販売サービス側の本人確認と、古物商が行うべき本人確認は、必ずしも同じものではありません。

取引金額、商品の種類、利用するサービスの仕組みなどを確認し、適切な方法で対応しましょう。

11．古物商許可の申請書類は行政書士にお任せください！

「これから中古品販売を始めたい」

「古物商許可の申請書類を自分で作成するのが難しい」

「警察署への申請は自分で行うので、書類作成だけ専門家に任せたい」

このような方に向けて、タケウチ行政書士事務所では、ココナラで古物商許可申請書類の作成サービスを提供しています。

【サービス料金（税込）】

個人申請：3,500円

法人申請：6,000円

法人申請の基本料金には、役員1名分と営業所管理者1名分の書類作成が含まれます。

【主なサービス内容】

・古物商許可申請書の作成

・略歴書の作成

・誓約書の作成

・申請事項の確認

・完成書類のPDF納品

当事務所では、独自開発の申請書作成システムを活用し、効率的な書類作成を行っています。

行政書士が必要事項を確認しながら、丁寧に対応いたします。

全国からのご依頼に対応しています。

※本サービスは新規の古物商許可申請書類の作成が対象です。

※古物台帳の作成・記録代行は基本サービスに含まれません。

※警察署への申請代行、公的証明書の取得代行は含まれません。

※新規許可申請手数料19,000円は別途必要です。

※法人役員・管理者の追加などは、内容に応じて追加料金が必要になる場合があります。

※許可の取得を保証するサービスではありません。

12．よくある質問

Q．古物台帳は必ず作成する必要がありますか？

古物営業法で記録が必要とされる取引については、帳簿等への記載または電磁的方法による記録が必要です。ただし、取引金額や物品の種類によって例外があります。

Q．1万円未満の取引も記録が必要ですか？

原則として免除される場合がありますが、ゲームソフト、書籍、一定のバイク関連品、電線、室外機、金属製グレーチングなど、少額でも記録が必要な物品があります。

Q．古物台帳はExcelで管理できますか？

はい。必要事項を正確に記録し、営業所で直ちに書面へ表示できる状態にしておけば、電磁的方法による管理も認められています。

Q．古物台帳は何年間保存する必要がありますか？

紙の帳簿は最終の記載の日から3年間、電磁的方法による記録は記録した日から3年間、法令の要件に従って保存します。

Q．古物台帳には販売した商品も記録しますか？

販売時の記録義務は、取り扱う古物の種類によって異なります。すべての商品について一律に同じ記録義務があるわけではありません。

Q．古物商許可申請書の作成だけ依頼できますか？

はい。当事務所では申請書・略歴書・誓約書などの作成を承っています。完成書類はPDF形式で納品し、お客様ご自身で警察署へ申請していただきます。

13．まとめ

古物台帳は、古物営業法に基づいて必要な取引を記録・保存するための帳簿です。

重要なポイントは次の5つです。

① 取引年月日、品目、数量、特徴、取引相手、本人確認方法などを記録する

② 1万円未満の取引でも記録が必要となる例外品目がある

③ 買受けと販売では記録義務の対象が異なる

④ Excelなどによる電子的な管理も可能

⑤ 法律に定められた3年間の保存義務を守る

特に、2025年10月から少額取引の例外品目が追加されているため、古物商許可をすでに取得している方も、現在の取扱商品について確認しておきましょう。

これから古物商許可を取得する方は、申請書類の準備とあわせて、営業開始後の帳簿管理についても検討しておくことが大切です。

タケウチ行政書士事務所では、古物商許可申請書類の作成を個人3,500円、法人6,000円で承っています。

「警察署への申請は自分で行い、申請書類だけ行政書士に任せたい」

そのような方は、当事務所のココナラ出品サービスをご検討ください。

ご購入前のご相談も、ココナラのメッセージからお気軽にお問い合わせください。

タケウチ行政書士事務所

大阪市の行政書士事務所です。

古物商許可、建設業許可、会社設立、在留資格関連など、各種行政手続きを取り扱っています。

※本記事は2026年11月時点の古物営業法令等を踏まえた一般的な解説です。記録義務の対象品目、本人確認方法、保存方法などについては、実際の営業内容に応じて管轄警察署へご確認ください。