友人に誘われ断れず役員に…。でも、領収書の糊付けなんて絶対イヤ！だからPTAを丸ごとデジタル化してみた
ぶっちゃけた話からスタートしますが……実は私、今年度からPTAの本部役員になっちゃいました。
というのも、仲の良い友人に「どうしても一緒にやってほしい！」と泣きつかれまして……。情にほだされて、どうしても断りきれなかったんですよね（苦笑）。
「まあ、少しでも子どもたちの学校のためになるなら……」と軽い気持ちで引き受けたのですが、いざフタを開けてみてビックリ。
「えっ、まだこんなことやってるの！？」の連続でした。
「今までこうやってきたから」という謎のルールのせいで、役員の貴重な週末がどんどん削られていく……。これじゃあ、誰もPTAの役員なんてやりたがらないですよね。
そこで！「こんな非効率な作業、絶対にシステムでラクにしてやる！」と決意した私が、今年度実践して大絶賛された「PTA業務のデジタル化・効率化」のリアルな裏側を大公開しちゃいます！
1. まずは「領収書の糊付け＆手渡し」をぶっ壊す！
一番「うわぁ……」と思ったのが、行事の買い出しなどで立て替えた経費の精算方法でした。
領収書を専用の紙にペタペタ糊付けする
わざわざ学校のPTA室まで行って、提出ボックスに入れる
会計さんが回収して、電卓を叩いて手計算でチェックする
いやいや、今は令和ですよ！？提出する側も、処理する会計さんも、全員にとってムダが多すぎます。そこで私が導入したのが、GoogleフォームとGoogleドライブを使った「スマホで画像提出システム」です。
■ どんな仕組み？
買い出しが終わったら、その場で領収書をスマホでカシャッ！と撮影。あとは専用のGoogleフォームに「名前」「金額」を入力して、写真を添付して送信するだけ。送信されたデータは自動的にスプレッドシートに一覧化され、写真もドライブに自動保存されます。
■ 「原本はどうするの？」問題の解決策
これ、絶対に聞かれる質問ですよね。
PTAは会社ではないので、難しい法律（電子帳簿保存法など）は関係ありません。でも、二重精算などのトラブルを防ぐために、我が校ではこんなルールを作りました。
「本部への提出は原則不要（画像だけでOK）！ただし、万が一画像がぼやけていたり、監査で確認が必要になったりした時のために、**【今年度の定期総会が終わるまで】**は各自おうちで保管しておいてね！」
こうやって「いつまで保管するか」をハッキリさせることで、みんな安心してスマホ申請に切り替えてくれました！
2. 領収書だけじゃない！まだまだあった「PTAのムダ」
勢いに乗った私は、領収書以外の「アナログ業務」にもどんどんメスを入れていきました。
① 総会資料や予算案の「恐怖の手入力」を撲滅！
毎年、過去のWordやExcelデータを引っ張り出してきては、数字を一つひとつ手打ちで修正……。これ、絶対に計算ミスが起きますよね。
そこで、クラウド上でデータが連動する仕組みを作りました。日々の会計記録を入力すれば、自動的に総会用の資料に数字が飛んでいくように設定。手作業での集計や転記の手間がゼロになりました！
② 「え、これ誰が書いたの？」ずさんなマニュアルの再構築
前任者のうろ覚えや、ボロボロの手書きメモに頼った引き継ぎ……新任役員にとっては地獄です。
そこで、誰が見てもパッと分かるように、デジタル化の手順も含めた新しいマニュアルをしっかり整備しました。ついでに、今の時代に必要な「個人情報の取り扱いルール」などもフォーマット化して、曖昧だった部分を白黒ハッキリさせました。
③ PTAホームページがない！？じゃあ作ろう！
「プリントを配っても読まれない」「過去の資料がどこにあるか分からない」。そんな情報共有の悩みを解決するために、あまり労力をかけたくなかったのでフルスクラッチ開発もしていますが、3時間でGoogleサイトを使ってゼロから「PTA専用ホームページ」を作っちゃいました！スマホからいつでも最新情報やマニュアルが見られるようになったので、保護者からの「あれってどうなってますか？」という問い合わせが激減しましたよ。
3. PTAは「仕組み」さえ変えれば絶対にラクになる！
「子どものためだから」と、保護者の自己犠牲と気合だけで乗り切るPTAは、もう限界です。役員の負担が減れば、「それくらいなら役員やってもいいかな」と思ってくれる人も絶対に増えます。
「うちの学校もなんとかしたいけど、どこから手をつけていいか分からない…」「ITとかシステムとか、難しそうで私には無理…」
もし、このブログを読んで少しでもそう思ったり、興味を持ってくださったりした方は、ぜひお気軽に私にご相談ください！変なアプリをたくさん導入するよりも私が一括で効率化のご相談うけます。
私のココナラサービスでは、皆様の学校の規模や、役員さんたちのITスキルに合わせて、「あなたの学校なら、こんな風に効率化できますよ！」という具体的な例をご提案させていただきます。
【こんなお手伝いができます！】
・「領収書スマホ提出」のGoogleフォーム作成・設定
・PTA専用ホームページ（ポータルサイト）の作成→自身での編集可能
・最新のデジタルマニュアルや個人情報ルールの作成代行
・総会資料の自動化・スプレッドシート連携の仕組み作り
最初は「友人に誘われて断れず…」で始まった私のPTA役員生活ですが、今では「いかに効率化してサボるか（笑）」を考えるのが楽しくなっています。
「他の役員さんをどうやって説得したの？」みたいな、現場のリアルな悩み相談でも大歓迎です！ITリテラシーの差はどうしても役員間であります。説得す技術もハードルを下げる技術も必要です。古い慣習をぶっ壊して、みんなが無理なく笑って参加できるPTAを、一緒に作っていきましょう！なにより子ども・地域の未来のためにできることは何でも貢献したい。
メッセージ、お待ちしております！
