摘要から勘定科目を当てた225件と、残った66件

去年の帳簿450件は、98%が口座やカードの明細から自動で入りました。手で入れたのは10件だけです。

今年はどうか。7月末の時点で未処理が291件残っていました。去年、摘要から勘定科目を決めたときの判断をそのまま当てはめてみると、225件（77%）はそれだけで決まりました。残る66件は、機械に渡せませんでした。

■ 66件の中身

多かったのは、同じ道具の利用料でも月によって摘要の書き方が揺れているもの、返金、還付金でした。表記がそろっていれば機械で拾えます。表記が回によって変わった瞬間、人が見て決める作業に変わります。

■ 分かれ目は「表記が揺れるかどうか」

自動で決まった225件は、摘要の書き方が毎回そろっていました。残った66件は、書き方が回によって変わるか、初めて出てきた種類の取引でした。件数だけを見ると77%は多く感じますが、残り23%を無理に自動化の対象へ含めると、表記が変わるたびに静かにずれます。動いているのに答えが違う、というのがいちばん気づきにくい壊れ方です。

■ 先に仕分けてから任せる

自動化する前に、まず「表記がそろっている作業」と「毎回書き方が変わる作業」を分けます。前者だけを機械に任せ、後者は人の判断に残す。この線引きを最初に決めておくと、あとで対象を広げるときも、どこまでなら安全に広げられるかが数えられます。

■ 書き込みは本人の確認あってから

帳簿は確定申告に直結するので、読み取りは機械に任せても、書き込みは本人が確認してからにしています。66件を人がやる仕事として残したのも、同じ考え方です。

同じ形式どうし（エクセル→エクセル、スプレッドシート→スプレッドシートなど）の転記から、この仕分けの仕組みをお作りしています。