クリニックの日報を貼るだけで、月末の集計表を返させる頼み方

毎月、日報を1行ずつ数えて、来院数と検査件数の月次表を作っておられませんか。

その集計は、生成AIに日報を貼れば返ってきます。合計も、1日あたりの平均も、いちばん多かった日も出ます。

ただし、頼み方を書いておかないと、欲しい数字が1つ落ちます。曜日ごとの平均です。

ここに書くのは架空の記録で2026年9月7日に確かめた結果です。お手元の表や別のAIで同じことが起きるとお約束するものではありません。

■ 1．出てくるものと、出てこないもの

架空のクリニックの日報26行を貼って、「この日報を集計してください」とだけ書きました。

返ってきたのは、来院数の合計956、検査件数の合計442、1日あたりの平均36.8と17.0、いちばん多かった8月14日の47人、いちばん少なかった8月15日の22人。数字はどれも、先に計算で確定させた正解と合っていました。

出てこなかったのが、曜日ごとの平均です。この月は、金曜と土曜で1日あたり約18人ちがっていました。金曜45.0人に対して土曜27.2人です。

これが分かると、受付と検査に人をどの曜日へ厚く置くか、どの曜日の予約枠を増やすかが決められます。日報に日付が入っているので曜日は計算できるのに、頼まなかったから返りませんでした。

■ 2．同じ言葉で頼んでも、毎月おなじ表にはなりません

「集計して」で頼むと、返ってくる表の形は選べません。

備考を「午前のみ5日」「機器点検で午後休止1日」「その他20日」と3つに分け、区分ごとの人数まで出してくる回があります。頼んでいない「来院100人あたりの検査件数46.2件」という行が勝手に増えた回もありました。かと思えば、備考は日数だけ、という短い表で返ってきます。

月末の集計は、その月だけ見て終わる作業ではありません。先月より増えたのか、去年の同じ月と比べてどうか。並べて初めて意味が出ます。

区分ごとの人数がついた表と、日数だけの表は、月をまたいで1つの表に並びません。翌月に同じ言葉で頼んでも、形はこちらで選べないままです。

■ 3．先に書いておく4つ

頼み方に、次の4つを書いておきます。

・作ってほしいものを番号で並べる（合計／1日あたりの平均／最多と最少の日／曜日ごとの平均）

・行数を最初に数えて「◯行を読みました」と先に書かせる

・計算できない行があれば、飛ばさずに「この行は読めません」と書かせる

・患者様の氏名や個人が分かる情報が混じっていたら、集計せずにその旨だけ答えさせる

1つ目が、曜日ごとの平均が返るかどうかを決めています。欲しい数字は、名前で書いておくところだけは外せません。

2つ目と3つ目は、読み飛ばしを見つけるためのものです。「26行を読みました」と先に言わせておけば、こちらは元の表の行数と見比べるだけで済みます。

この4行は、そのままお使いいただけます。

■ 4．この指示文が、どう確認されているか

上の4行を書くだけなら、すぐ終わります。手間がかかるのは、そのとおりに返るかを確かめるほうです。

この商品は、次の形で確認しています。正解を先に計算で確定させ、返ってきた文章と1項目ずつ照らす。ずれた回があれば、指示のどこが足りなかったのかを探して書き直し、まっさらな会話でもう一度回す。照らす項目は、日報の集計だけで1回につき13。行数が1、合計と平均で4、最多と最少の日で2、曜日ごとの平均で6です。

3本合わせて95項目まで積んであります。2026年9月7日にもあらためて3本とも走らせ直し、36項目が同じ形で返っています。

ただし数えているのは、返ってきた文章の形（必要な項目がそろっているか）です。式が出した計算結果や、発注するかどうかの判定が妥当かは、この数に入っていません。実際に9月3日、在庫がマイナスになった品まで「発注」と表示してしまう式を作る欠陥が見つかり、指示文を直してあります。いまは「要確認」と出ます。

この確認に使った指示文と、貼った見本と、返ってきた出力を、まとめてお渡ししています。

■ 5．お届けするのは13のファイルです

・指示文3本（月末の集計／書き方がばらばらの日報を決まった列にそろえる／消耗品の出し入れから表計算に貼る式を組み立てる）

・見本の入力3本（26行・27行・137行の架空の記録）

・実際に返ってきた出力6本（書き直していません）

・はじめにお読みください1本

3,300円（税込）の買い切りで、お届けは1日を目安にしています。

3本目だけ作りが違います。合計をAIに書かせず、表計算に貼る式だけを作らせる形にしました。137行の記録を数えさせたとき、1つの品目で合計がずれたためです。式に変えてからはずれていません。

氏名を1か所だけ混ぜた表を貼ったときは、集計せずに止まりました。ただしこれは個人情報を見つけて止める仕組みではありません。略称・患者番号・生年月日・自由記載の中の記述などは見逃します。貼る前にご自身で外してください。

■ 6．お引き受けしないこと

・お使いの表への書き換え、式の個別作成、止まったときの調査は含みません

・患者様の情報を含む作業（問診票・検査値・予約者名簿など）と、PDF・画像・手書き・結合セルのある表は対象外です

・出てきた数字や式が正しいことを保証するものではありません。元の表と照らしてからお使いください

・生成AI（ChatGPT・Claude・Geminiなど）をお使いいただける環境が要ります

・ここに書いた数字は架空の記録で確かめた結果です。お使いのAI・版・日によって答え方は変わります

毎月おなじ表を作っておられる方は、下の出品ページで13のファイルの内訳と、実際の出力をご覧ください。