連絡先が5か所に散っていたので、止まっているやり取りだけを毎朝1通に集めました

朝いちばんに「返事が止まっている仕事」を確かめるために、私は5か所を順番に開いていました。

チャットワーク。工事の管理システム。LINE。Slack。メール。取引先ごとに使う道具が違うので、こうなりました。こちらが選んだわけではなく、相手の会社で使っているものに合わせた結果です。

新しく届いたものは、どの画面でも上に出ます。困るのはその逆で、何日も動いていないやり取りほど、下に沈んでいきます。新着が0件の相手ほど、その日ちゃんと下まで見たかどうかの記憶が残りませんでした。

いまは、この5か所から「止まっているやり取り」だけを抜き出した1通が、毎朝7時に届きます。何が出てくるのか、そして集めるだけでは足りなかったところを書きます。

■ 実際に出てくるのは、この1行です

2026年8月15日の朝に出たものです。取引先や案件を特定できる情報を伏せ、表示の形が分かる部分だけを載せます。

・E社｜最後のやり取り 2026-07-29（17日前）／最後に喋ったのは相手／赤印 こちらの番 → 今日中に返す

見るところは3つです。何日動いていないか。最後に発言したのはどちらか。そのうえで、いまボールを持っているのはどちらか。

17日という数字が出てきたときは、こたえました。特別なところに隠れていたわけではなく、5か所のうちの1つに、17日ぶん沈んでいただけです。

■ 人が見て回ると、動いていないものから抜けます

この仕組みを作る前も、返事待ちは朝に確かめてはいました。ただし拾っていたのは私の頭で、何日止まっているかまでは数えていませんでした。「そういえばあの件、しばらく動いていないな」と思い出せた分だけが、その日の返事待ちでした。

思い出せるかどうかは、やり取りの多い相手ほど有利になりがちでした。毎日連絡が来る相手のことは思い出せます。2週間前に一度だけ質問をもらったきりの相手は、思い出せません。急ぎ具合の順番とは、だいたい逆です。

2026年8月15日に、ここを機械で数える形に変えました。5か所を開いて回るのが機械の仕事、開いた結果を見て動くのが自分の仕事、という分け方です。

■ 拾う条件は3つだけにしました

・最後に発言したのが相手のまま止まっている

・自分が「後ほど送ります」と書いたきり、まだ出していない

・そのうえで、3日以上動いていない

2つ目を入れた理由を書きます。「次の版で直します」と自分から書いて、まだ出していない状態は、相手からの新しい連絡が1通も来ません。受信箱を見ているかぎり、静かなままです。静かなのは、こちらが止めているからでした。そこで機械の末尾には、この読み替えを言葉で書いてあります。自分から次の行動を書いたのなら、相手は待っている側で、こちらの番だ、と。

機械が出しているのは、あくまで候補です。お知らせや事務連絡のように、返事の要らないものが混ざることもあります。開いて中身を読み、返すかどうかを決めるところは、自分の手元に残しました。

■ 集めても、開いていないものは出てきません

ここは、作ってから分かったところです。

Slackのやり取りを読ませて、ある案件の状況を書かせたことがあります。返ってきたのは「素材が届いていない」でした。実際には届いていました。本文だけを読んで、添付ファイルを開いていなかったからです。2026年8月10日に、添付を全部開くまで状況を書かせない仕組みを足しました。

同じ月の8月12日には、未読のスレッドを開かないまま案件の現状を語る、というのもありました。こちらは、未読が残っているあいだは書き込み自体を止める形にしました。

まとめる仕組みは、集まったものだけで話を作ります。開いていないものは、そこに無いものとして扱われます。1通にまとまっていると、それで全部だと思って読んでしまうぶん、抜けたときの影響は大きくなります。5か所から集めることよりも、この2つを足したことのほうが、私にとっては大きい変更でした。

■ 数字で言えること、言えないこと

「これで何分減った」という数字は出していません。測っていないからです。

言えるのは、朝に開く場所が1か所になったこと。それから、動いていない日数が数字で並ぶので、どれから返すかを迷いにくくなったことです。長く止まっているものから順に手をつける、という決め方ができます。

■ 向く方と、向かない方

向くと思うのは、こういう場合です。

・連絡の窓口が3か所以上に分かれている

・返事待ちを、自分の記憶と手書きのメモで管理している

・止まっている件が何日目かを聞かれて、すぐには言えない

向かないのは、こういう場合です。

・連絡が1か所で済んでいる

・生成AIをパソコンのコマンドから動かす環境（Claude Code）を、ご自身で用意できない。または設定を代わりにやってほしい

・お勤め先の規程で、業務の連絡を外部の生成AIに読ませられない

■ お渡ししているもの

この記事の仕組みを含む手順書を、3本まとめてお渡ししています。

・朝の一報（この記事のもの。締切と、止まっているやり取りを1通にまとめる）

・社内の書類を横断で探す

・打ち合わせの録音を議事録にする

3,300円（税込）の買い切りです。ご購入後、ココナラのトークルームでファイルをお送りします。設定の代行と、パソコンの遠隔操作は含みません。ファイルの置き方と設定欄の埋め方は、お渡しから14日間・メッセージ5往復までご案内します。

ご自身のパソコンで生成AIをコマンドから動かす環境が要る商品です。動作を見ているのはMacです。必要な環境は出品ページに書いていますので、ご購入前にお読みください。

■ ご購入前にお読みください

・記録と整理のための手順書です。最終の判断と対応はご自身で行っていただきます。すべての連絡や期限を拾えるものではなく、誤って拾うこともあります。

・ここに書いたのは私の環境での話です。同じように動くかどうかは、お使いのパソコンや連絡手段によって変わります。将来の改修は含みません。

・患者様の情報などの要配慮個人情報は入れない運用を前提にしています。院内・取引先の連絡、社内文書、録音に個人情報や秘密情報が含まれる場合は、利用目的に必要な範囲に絞り、勤務先・依頼元・相手方の許可と、生成AIの利用規約・データの扱いを確認してからお使いください。

連絡先が分かれていて、止まっている件を毎朝ご自身で見て回っている方は、下の出品ページで中身をご確認ください。