引き継ぎメモを渡したのに、質問が減らない。そのとき確認したいこと

「メモは渡してあるのに、結局いつも同じことを聞かれる」

そんなときは、作業する人が判断するための情報が抜けているのかもしれません。

例えば、こんな引き継ぎメモです。

「月曜に在庫を確認。少なくなっていたら発注。届いたらしまう」

大まかな流れは分かります。ただ、初めて担当する人には疑問が残ります。

・「少ない」とは、何個以下なのか

・発注前に誰の確認が必要なのか

・届いた数量が違ったら、誰に連絡するのか

・何を済ませたら作業完了なのか

■ 分かっている手順と、確認事項を分ける

元メモから読み取れるのは「月曜に確認」「少なければ発注」「入荷後に保管」という流れです。発注点、承認者、発注先、差異がある場合の連絡先は、このメモだけでは分かりません。

そこを勝手に埋めず、確認事項として分けます。

実際の担当者に確認した後の整理例は、次のような形です。以下は架空の改善例であり、元メモに書かれた事実ではありません。

1. 実物の在庫数を確認する

2. 品目ごとの発注点と比べる

3. 必要な承認を受け、発注する

4. 発注内容と入荷予定日を記録する

5. 入荷した品名・数量を照合する

6. 保管と在庫表の更新を済ませる

承認や記録の方法が違う職場もあります。実際の運用を確認して、必要な手順に直してください。

■ AIに頼むときも、空欄を勝手に埋めない

AIで文章を整えることはできますが、社内の決まりや承認者まで正しく分かるわけではありません。

分からない部分をもっともらしく補うと、読みやすくても使えない手順書になります。「未確認」として残すと、後から確認する場所が分かります。

そのまま試せる指示文：

「以下の業務メモを、作業の順番・判断基準・完了条件・確認事項に分けてください。元メモにない人名、数値、期限、規則、連絡先は追加せず、未確認と記載してください。改善提案を出す場合は、元メモの事実とは別にしてください。」

入力前に、個人情報や機密情報を伏せ、職場のAI利用ルールを確認してください。

■ A4一枚は、日常作業の入口に

すべての業務を一枚に収める必要はありません。普段使う作業の順番、確認点、完了条件を一枚にまとめ、細かな規程や例外は別資料を参照する方法もあります。

箇条書きのメモや既存資料を、引き継ぎ用に整理したい方へ、A4一枚の業務手順書作成サービスを出品しています。

元資料にないルールは推測で追加せず、確認事項として整理します。AIを構成・下書きの補助に使用し、元資料と照合して仕上げます。専門的な安全判断や医療行為、法令適合の確認、機械の操作手順の新規設計は対象外です。

内容・対応範囲はこちらです。

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