「依頼済み」を「完了」にしない。返事待ちが埋もれない仕事メモ

「見積りを依頼したので、この件はひとまず終わり」

そう記録した後で、回答が届いていないことに気づく。仕事のメモでは、終わった行動と、まだ終わっていない案件が同じ行に混ざることがあります。

■ 一つのメモを、行動ごとに分ける

以下は架空の例です。

「見積依頼は送信済み。回答はまだ。ラベルは印刷した。貼付はこれから」

このメモなら、完了した行動は「見積依頼の送信」「ラベル印刷」。残っているのは「見積回答の受領」「ラベル貼付」です。

依頼を送ったことを消す必要はありません。ただ、案件全体の完了とは分けて残します。

■ 返事待ちには、次の確認を残す

返事待ちは、自分が作業を進めている状態とは別です。

一覧には「何の返事を待っているか」「誰に確認するか」「いつまでに必要か」を残します。元メモにない担当者や日付は、決めつけず「未確認」にします。

例えば、

・見積回答の受領：返答待ち

・次の行動：必要な回答期限と連絡先を確認する

・再確認する日：未確認

という形です。

返事待ちの時間を、そのまま自分の作業時間として予定に詰め込まないことも大切です。

■ AIに整理してもらうときの指示例

次の文にメモを続けて貼ってみてください。

「このメモを、未完了・完了した行動・確認事項に分けてください。依頼済み、発注済み、連絡済みは、回答受領や案件全体の完了と区別してください。書かれていない期限・担当者・再確認日は未確認とし、次に何を確認するかを残してください。」

AIの回答は元メモと照合してください。送信しただけの案件が完了扱いになっていないか、未実施の作業が消えていないかを確認します。顧客情報や勤務先の非公開情報は、利用先のルールに従って伏せてください。

■ 自分で整理する時間が取りにくい方へ

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