AIの前に、成績表を自動で

指摘や評価を手で集計していて、スタッフ本人に返せていない会社の経営者・管理職の方へ向けた記事です。

お客様からの指摘や評価の数字はある。でも、集めるところで手いっぱいで、スタッフ本人には返せていない。数字を本人に返したい会社ほど、起きやすい悩みです。

今回は、あるお客様の会社で、一人ずつの成績表を毎月自動で作り、スタッフがいつもの画面で自分の分だけ見られるようにした事例をお伝えします。途中でつまずいたことと、次にAIで足したいことまで、順番にお話しします。

これまで：数字はあるのに、本人に返せていなかった

お客様の会社では、お客様からの指摘や評価、稼働の数字を、担当の方が表に手で入れて集計されていました。

ただ、その数字をスタッフ本人に決まって返す仕組みは、ありませんでした。振り返りの場は、個別の面談と研修くらいです。

ご相談の最初から、お客様のご希望ははっきりしていました。

・一人ひとりの成績表が、いちばん大事

・本人には、本人の分だけ見られるようにしたい

数字を集めても、本人の目に入らなければ、日々の仕事は変わりません。ここをどう作るかが、今回の中心でした。

業務アプリの記録から、毎月自動で成績表を作る

成績表の元になるのは、すでにお使いだった業務アプリの記録です。業務アプリとは、作業の予定や結果を記録しておく、社内の業務用の画面のことです。

・作業の予定と完了の記録

・お客様からの指摘の記録

・お客様の評価（もともと記録が無かったので、手で入れる欄を新しく作りました）

これを、毎月決まった日に、自動で前の月の分を集計して、一人ずつの成績表を作ります。グラフは、指摘の率の移り変わりと、その内訳です。

作るときに、私がいちばん気をつけたのは、計算の決め方をそろえることです。個人に返す以上、見る人によって計算の結果が違うのはおかしい。いつの日付で数えるかも、そろえておく必要があります。

いつもの明細の画面で、自分の分だけ見られるように

次に考えたのが、配り方です。

成績表は、スタッフがいつも見ている支払いの明細の画面に、リンクを1つ足して開けるようにしました。品質と支払いで画面を分けると、かえってわずらわしい、というお客様の声からです。

・一人ずつ自分のリンクがあり、そこから開けるのは自分の成績表だけ

・全体を見られるのは、管理する側の方だけ

・面談では、この成績表を本人と一緒に見る形にしている

私は、数字を本人に返すなら、新しい画面を覚えてもらうより、いつも開く場所に足すほうが、見てもらえると考えています。

つまずき：6件中2件しか、成績表に載らなかった

正直に言うと、つまずきもありました。

指摘の記録で、対応した人の名前を、手で打っていたんです。ある月は、6件の記録のうち、2件しか成績表に載りませんでした。

名前の書き方がそろわないことが、原因とみています。そこで、名前はスタッフの名簿の一覧から選ぶ形に、変えることにしました。

人の名前や取引先の名前を、自由に打てる形にしておくと、集計から漏れます。表やシステムを作るときは、選ぶ形にそろえるのが先です。

次に足したいのは、AIのひと言

次に提案しているのは、AIが一人ずつの成績表を見て、改善の一言を添える仕組みです。

数字だけでなく、指摘の原因や対策の記録も合わせて見ると、より具体的な助言になります。ここは、お客様とも同じ考えでした。

ただ、名前の書き方がばらばらのままだと、AIも正しく数えられません。名前を選ぶ形にそろえ、数字が毎月そろって出てくる。AIの話は、その次です。

まとめ

スタッフに指摘や評価の数字を返せていなかった会社で、一人ずつの成績表を毎月自動で作った事例をお伝えしました。

・業務アプリの記録から、毎月決まった日に自動で集計する

・いつもの支払いの明細の画面に足し、自分の分だけ見られるようにする

・名前は手で打たせず、一覧から選ぶ形にそろえる

自社で考えるなら、まずは今の記録で「誰の分か」が正しく分かるかを確かめてみてください。名前を手で打っている所があれば、そこが最初の直しどころです。

サービスのご案内

私は元SE・BPOディレクターとして、いま手で集計している数字を、毎月自動で出てくる仕組みにするお手伝いをしています。「うちの記録で、一人ずつの成績表が作れるか」という段階からでも大丈夫です。まずはサービス一覧から、お気軽にご相談ください。