売上の分析をAIに任せた

毎月の売上の集計を、手でやっている会社の経営者・管理職の方へ向けた記事です。

分析ツールから売上を表に出すところまではできている。でも、そこから先の集計と報告の資料づくりは、毎月手作業。そんな会社は多いと思います。

今回は、あるお客様が、売上の分析を毎月AIに頼めるようになった事例をお伝えします。私が教えたのは、AIの使い方3つだけです。何を教えたのか、AIが触れる範囲をどう決めたのか、順番にお話しします。

表に出したあとの集計、手でやっていませんか

分析ツールから、商品ごとの売上を表（エクセル）に出す。ここまではできている会社は多いと思います。

ただ、そこから先の集計と、報告の資料づくりは手作業のまま。毎月決まって出てくる作業です。

今回変えたのは、表に出したあとの作業です。

教えたこと：AIの使い方は3つだけ

私がお伝えしたのは、次の3つです。

1. 出した表で、AIに集計と資料づくりを頼む。いちばん手軽な方法で、最初の一歩はここからです

2. AI専用のフォルダを1つ決めて、AIはその中だけで作業させる。それ以外の場所は触らせません

3. 業務ごとに、AIに頼む場所を分ける。AIが覚えておくことを絞るためです

いきなり全部を自動にしようとはしませんでした。まず表でAIに集計を頼めるようになる。分析が毎月できるようになってから、次の自動化に進む。この順番が大事だと考えています。

AIが触れる範囲は、先に決める

2つ目のフォルダの話は、安全のための決めごとです。

便利さだけを考えれば、AIにパソコンの中を広く触らせるほうが早いです。でも、便利さと安全は相反します。だから、どこで線を引くかを先に決めます。

今回は、AIが触れる範囲を先に決めました。 専用のフォルダの中だけ。そして、パスワードはAIに教えません。

どこまで任せるかを先に決めておくと、使う側も迷わずに頼めます。

教えた翌月には、お客様が自分で毎月の分析を

教えた翌月の打合せでは、お客様が自分でフォルダとAIへの指示文を用意して、毎月の分析をAIに頼んでいました。

見ているのは、次の2つです。

・商品ごとの粗利の伸びの上位5つ

・前の期との比較

お客様が自分で組んだ作業場では、こうなっています。

・元の表は「入口」のフォルダに入れ、終わったら「完了」のフォルダへ移す

・できた分析は、年月ごとのフォルダに保存する

・フォルダの場所は、AIへの指示文に書いておく

私は、月が変わったら「今月の分」と分かって動く、といった判断は、AIのほうが得意だと考えています。決まった形さえ作れば、あとはAIに頼めます。

次の一歩：ダウンロードも自動に

いま残っている手間は、分析ツールから書き出したファイルのダウンロード、ファイルの名前の付け替え、フォルダへ移す、という決まった作業です。次はここを自動にします。

私の考えは、AIに画面を自由に操作させるのではなく、決まった手順でダウンロードする小さな道具を用意し、その見張りをAIに任せる形です。ログインは人が行い、ここでもパスワードはAIに教えません。

作り方を教えることにこだわる理由

AIの道具は、これからも変わります。私は、作り方が分かっていれば、止まったときも原因を探しやすいと考えています。分析の画面を私が作って納めるだけだと、止まるたびに私を待つことになりかねません。だから私は、作ったものより作り方を残すことを大事にしています。

まとめ

表に出したあとの集計と分析を、お客様が自分でAIに頼めるようになった事例をお伝えしました。

・出した表で、AIに集計と資料づくりを頼む

・AI専用のフォルダを1つ決め、AIはその中だけで作業させる

・パスワードはAIに教えない

自社で始めるなら、まずは毎月出している売上の表を1つ選んで、AIに集計を頼んでみてください。全部を自動にするのは、その次で十分です。

サービスのご案内

私は元SE・BPOディレクターとして、AIを社内で使えるようになるまでのレクチャーと伴走をしています。お客様が自分で直せる形を目指します。「うちの売上の表でもできるか」という段階からでも大丈夫です。まずはサービス一覧から、お気軽にご相談ください。