書類づくりのAIはコピーで試す

会社のデータでAIを試したい。でも、大事なデータを消されたらどうしよう。そう考えて止まっている経営者・管理職の方へ向けた記事です。

今回は、書類づくりをAIで行う仕組みを試す前に、お客様と守り方を先に決めた事例をお伝えします。

お客様の心配は「AIに消す権限を持たせて大丈夫か」でした。私の答えは、「消すな」と書くだけでは守れない、です。では何で守るのか。決めたこと、私から提案したこと、合意したことに分けて、順番にお話しします。

「消すな」と書いても、AIはまれに破る

試そうとしているのは、書類を作るAIです。ここでいうAIは、AIエージェント（指示を受けて、自分で何段階もの作業を進めるAI）のことです。人の代わりにファイルを開き、読み、書類を作ります。

便利な反面、ファイルを消すこともできてしまいます。お客様が心配されたのは、まさにそこでした。

AIへの指示に「このデータは消さないで」と書くことはできます。ただ、それはお願いに過ぎません。

打合せで、私はこうお伝えしました。

ルールで縛っていても、絶対はありません。AIは、まれに約束を破ります。だから、消す権限のないIDでAIに操作させます。

ルールで守るのではなく、権限で守る。AIに消す権限が無ければ、AIは消せません。ここから守り方を組み立てました。

決めたこと：AIを入れるのは専用の1台のPCだけ

最初に決めたのは、AIを入れるのは専用の1台のPCだけということです。新しいPCを用意して、そこにだけAIを入れます。

私は、AIも新しく入った人と同じで、最初に「どこまで触れるか」を決めておくのが安全だと考えています。

提案したこと：読むだけのアカウントと、データのコピー

そのうえで、私から2つ提案しました。

1. AIは、消す権限のない読むだけのアカウントで動かす

2. 試すのは、名前を変えたデータのコピー。本物のデータには触らせない

1つ目は、AIがうっかり消そうとしても、そもそも消せない形にするためです。2つ目は、万一何かあっても、本物のデータは無事という形にするためです。名前を変えておけば、本物とコピーを取り違えることもありません。

業務の仕組みにAIを当てるとき、私は本番にいきなり入れません。写したデータで確かめてから使います。今回の提案も、その考え方の延長です。

合意したこと：今使っているAIの設定を、鍵をかけて保存する

もう1つ、お客様がすでにお使いの別のAIの仕組みについても話しました。そのAIが覚えた設定や学習のデータを、外に保存しておく話です。

打合せで私がお伝えしたのは、次のことです。

外からの侵入を完全に防ぐのは難しいです。いちばんの問題は、復旧できないことです。

いちばん大事なのは、今使っているAIが覚えた設定と学習のデータです。量は軽いので、定期的に保存しやすい。そこで、すでに使っているクラウドの保存先に、定期的に保存することで合意しました。

保存先は、これから鍵をかけた形に整えます。決めておく予定の点は次の2つです。

・リンクを知っていれば誰でも開ける共有にはしない。見られる人を絞り、ログインが必要な形にする

・メールに添付して受け渡ししない（漏れる元になるため）

任せる範囲を広げる前に、権限を決める

お客様は、書類づくり以外の仕事にもAIを広げたいと考えています。そのときも、広げるたびに「AIにどこまでの権限を持たせるか」を先に決めます。打合せでも、ここがいつも話の中心になります。

AIに任せる範囲が広がるほど、AIが触れるデータも増えます。だから順番は、権限を決めてから、任せる範囲を広げるです。

まとめ

書類を作るAIを試す前に、お客様と守り方を先に決めた事例をお伝えしました。

・AIを入れるのは、専用の1台のPCだけ（決定）

・AIは、消す権限のない読むだけのアカウントで動かす（提案）

・試すのは、名前を変えたデータのコピー（提案）

・今使っているAIの設定は、鍵をかけたクラウドに定期的に保存（合意）

自社で始めるなら、まず「AIに消せるものがあるか」を確かめてみてください。消せるなら、試すのはコピーからで十分です。

サービスのご案内

私は元SE・BPOディレクターとして、AIを社内で使えるようになるまでの準備と伴走をしています。どのPCに入れるか、どこまで触らせるか、何を保存しておくか。AIを動かす前の守り方から一緒に決めます。「何から決めればいいか分からない」という段階からでも大丈夫です。まずはサービス一覧から、お気軽にご相談ください。