商談メモをCRMに入れる時間、営業の何割ですか｜議事録から入力までを自動化する手順

「商談は取れているのに、事務作業で1日が終わる」

訪問や打ち合わせが終わったあと、メモを見返して議事録に起こし、CRMの入力欄に転記し、上長への報告メールを書く。1商談あたり30〜40分。1日3件なら、それだけで2時間近くが消えます。

この記事では、商談の録音・メモから議事録とCRM入力用テキストまでを、AIで一気に作る手順を紹介します。

営業の事務時間は「書く」より「思い出す」に消えている

商談から時間が空くほど、記憶はあいまいになります。メモを見ながら「あの発言は誰だったか」「次のアクションは何だったか」を思い出す時間が、実は一番長い。書くこと自体は10分でも、思い出すのに20分かかっているケースが多いです。

だからこそ、商談直後に「材料をそのままAIに渡す」のが効きます。

手順は3ステップだけ

1つ目、商談を録音するか、箇条書きのメモを残します。誤字があっても構いません。固有名詞と数字だけ正確なら十分です。

2つ目、その文字起こしやメモをAIに貼り付け、決まったフォーマットで議事録を作らせます。

3つ目、同じ内容からCRMの入力項目に合わせたテキストを別途出力させます。議事録とCRM用は目的が違うので、必ず分けて出力させます。

CRM入力用に使っているプロンプト

以下の商談メモから、CRM入力用のテキストを作ってください。出力項目は「商談日、参加者、先方の課題、提案内容、決定事項、次回アクション、期日、確度（A／B／C）」です。各項目は1〜2文で簡潔に。メモに書かれていないことは推測せず「記載なし」としてください。

「記載なし」と書かせるのが重要です。AIは空欄を嫌って埋めようとするので、明示的に逃げ道を作っておくと、事実と推測が混ざりません。

現場で運用に乗せるコツ

フォーマットを1つに固定することです。担当者ごとに項目が違うと、AIへの指示も毎回変わり、結局手作業に戻ります。チームで1つのプロンプトを共有し、変更したいときは全員分をまとめて直す。この運用にすると定着します。

---

商談の録音から議事録・CRM下書きまでをそのまま渡してほしい方へ

実際に使えるプロンプト一式と、運用手順をまとめてお渡しします。自社のCRMの項目名に合わせて調整した状態で使い始められます。

まず「自社の営業事務がどこまで減らせるか」を知りたい方へ（無料）

見積り相談は無料です。1日の商談件数と、いま使っているCRMの入力項目を教えていただければ、削減できそうな時間の目安をお伝えします。

あわせて読みたい

営業メール1通に20分かけていませんか｜AIに下書きさせる手順と型

お断りメールに30分かけていませんか｜AIで作る5パターンと共通の型

ChatGPTとClaude、結局どっちがいい？業務別の使い分け早見表【2026年版】