履歴書や職務経歴書を郵送するときは、メール応募とは違った注意点があります。封筒を開けた瞬間の印象が、そのまま応募者の印象になることもあります。ここでは、郵送ならではのチェックポイントと、送付状や添え状をどう扱えば良いかをまとめます。
郵送前に必ず確認したいポイント
まず確認してほしいのは、書類そのものの見え方です。
・文章が途中で切れていないか
・プリンターのかすれなどで文字が潰れていないか
・行間や空きスペースが読みにくくなっていないか
一
枚ずつ、採用担当者になったつもりで眺めてみると、気付きやすくなります。印刷した直後より、少し時間を空けて見直すとチェックの精度が上がります。
次に、証明写真の扱いです。履歴書のフォーマットに写真欄がある場合は、必ず貼ってから封筒に入れましょう。写真を別で同封してほしいという指示があれば、その案内に合わせますが、細かな指定が無い場合は貼付が基本です。
送付状・添え状は必ず同封する
郵送では、履歴書と職務経歴書だけを封筒に入れるより、送付状（添え状）を添えておく方が丁寧な印象になります。ビジネス文書としては、A4用紙1枚でまとめることが基本です。
送付状には、次の情報を入れておくと分かりやすくなります。
・日付
・宛名（企業名、担当者名が分かれば担当者名）
・自身の氏名・住所・連絡先
・同封書類の一覧（履歴書1通、職務経歴書1通 など）
・簡単な挨拶と、「応募書類をお送りします」という一言
ここまで書かれていれば、採用担当者は封筒を開けた時点で「誰から・何が届いたのか」をすぐに把握できます。
送付状にアピール文章は不要と考える理由
送付状や添え状に志望動機や自己PRを書くべき、という案内を目にすることもあると思います。一方で、私はここにアピール文章を載せる必要は無いと考えます。
その理由は二つです。
一つ目は、情報が散らばるからです。履歴書と職務経歴書に記載していない内容を送付状に書くと、採用担当者は複数の用紙を何度も見比べながら情報を追うことになります。限られた時間で候補者を比較する場面では、これは負担になりやすい状況です。
二つ目は、同じ内容の繰り返しになりやすいからです。履歴書や職務経歴書に既に書いてある志望動機や経験を、送付状で言い換えても、伝わる情報はほとんど増えません。むしろ「どこに何が書いてあるのか」が分かりにくくなる恐れがあります。
限られた時間とエネルギーをどこに使うかを考えると、送付状にアピール文章を加えるより、履歴書や職務経歴書そのものを読みやすくする方が、採用担当者にとっても応募者にとっても良い結果につながると考えます。
送付状には何を書くのが良いか
送付状の役割は、「ビジネス文書としての挨拶」と「同封物の案内」です。その役割に集中して構成を考えると、次のような内容で十分です。
・冒頭の挨拶（時候の挨拶は簡潔で問題ありません）
・募集職種や求人をどこで知ったか
・応募書類を送付したという一文
・選考をお願いする一文
志望動機や自己PRは、履歴書の志望動機欄や職務経歴書の「自己PR」「志望理由」などの欄でしっかり伝える方が、読み手にとってもまとまった状態になります。
提出した応募書類は必ず控えを残す
郵送で応募書類を送った場合は、同じ内容を後から確認できるようにしておくことが大切です。面接に進んだとき、企業側が手元に持っているのは、郵送した履歴書と職務経歴書だからです。
おすすめの方法は、次の二つです。
・印刷したものをそのまま一部保管しておく
・スキャナーやスマートフォンのアプリで読み取り、PDFとして保存しておく
写真だけ撮影しておくより、紙として印刷した状態か、PDFとして保存した状態を残しておく方が、面接前の確認がしやすくなります。面接当日は、その控えを読み返しながら、自身の言葉で説明できるように準備すると安心です。
郵送応募は「丁寧な人柄」が伝わりやすい
郵送で履歴書や職務経歴書を送るときは、
・文字の見え方
・証明写真の貼付
・送付状をA4で1枚添える
・応募書類の控えを残す
この４つを押さえておけば、基本的なマナーは十分に満たせます。
送付状にまでアピール文章を盛り込もうとすると、どこに何を書くか決めにくくなります。送付状は挨拶と同封物の案内に集中し、応募の思いと自身の経験は、履歴書と職務経歴書の中でしっかり伝えていきましょう。
【著者プロフィールとサービス案内】
埼玉県在住。大学（経済学部）および大学院（法学研究科 修士課程）修了。人事・採用業務、求職者支援、採用コンサルティングに長年従事。現在はスキルシェアプラットフォーム「ココナラ」にて、履歴書・職務経歴書・志望動機・自己PRの作成や添削、面接対策サービスを展開。
人事実務経験を活かし、応募先が求めるポイントを的確に押さえた書類作成を行うことに定評があり、ココナラ内で1,600件以上の実績を有し、評価は星5つがほとんど。複雑なキャリアや職歴に自信がない方のサポート実績も多数あります。
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