報連相は、ダラダラと伝えるのではなく、伝えるべきことをなるべくシンプルに伝える方が良いです。例えば労務担当者がタイムカードのチェックをしている際に有給消化についての確認をしようとしています。
①「○日に有給申請が出ていますが、記録は出勤です。△日は申請が出ていませんが出勤実績がありません。確認をお願いします。」
②「○日に有給申請が出ていますが、記録は出勤です。△日は申請が出ていませんが出勤実績がありません。有給取得日の振替の申請は済んでいますか？」
①では要件が短く伝えられていますが、△日の有給を上司に申請がされていたのかの情報が足りません。このため「タイムカードの通りです。」なんて返答が戻った場合には振替の申請についてはもう一度確認のメールを送らなければならない可能性が高まります。②のように欲しい情報を的確に伝える方が、やり取りの回数を減らして結果的に時間短縮となります。違いは最後の一文だけです。
こちらの認識していることと相手が認識できることが同じとは限りません。シンプルさとは、文章の文字数ではなく、欲しい情報が過不足なく伝わるかどうかを重視しましょう。
当たり前のようでいて、できていない人が多いです。新人研修でこれをマスターすることはなかなか難しいことですが、報連相のコツの一つとしては指導しておくべきポイントです。
