【テレアポ外注後】電話の報告を、あとから使えるように残しておく方法

以前頼んだ電話の報告を、社長が久しぶりに開く。

会社名や反応は読める。でも、「このときは、どの商品を案内したんだっけ」と手が止まる。保存したはずの一覧だけでは、依頼した内容を思い出せない。

これは特定のお客様の実話ではありません。依頼が終わってから報告を読み返す場面として、考えていただきたいことです。

結果の一覧が残っていても、その結果が出たときの条件が分からないと、使いにくくなることがあります。保存する際に、依頼時の説明も一緒にたどれるようにしておきましょう。

■ 結果と一緒に、何を頼んだかを残す

Gold Ship株式会社の久保和佐です。

私がお渡しする電話の結果は、一件ずつの一覧。会社名、つながったか、話せた相手、反応、お断りの理由、次に連絡する日を記録する形になっています。

受け取った直後は、ご自身が何を頼んだか覚えているでしょう。商品について何を説明し、どんな会社への電話を希望したかも、すぐに思い出せるはずです。

ただ、別の仕事が続くうちに、細かな条件まで覚えておくのは難しくなります。

一覧を保存するときには、依頼した商品の説明も一緒に残しておきましょう。

どの商品で、どんな相手に、どんな条件で頼んだ結果か。その背景まで分かると、あとから記録を読み返しやすい。

報告の中にすべてを書き足す必要はありません。依頼時に渡した説明や資料を、同じ場所から見つけられるようにする方法でも構いません。

■ 依頼ごとに、ひとまとまりで整理する

保存する際には、今回の依頼のものがどれか分かるように、ひとまとまりにしてみてください。

結果一覧を置いた場所から、依頼時の資料や説明も見つけられる。そこまでつながっていれば、記憶を頼りに探し直す負担を減らせます。

名前を付けるなら、依頼した時期と商品が分かる形を考えてみましょう。ご自身が普段使っている呼び方で大丈夫です。

反対に、「報告」「最新」といった名前だけでは、時間がたったときに迷うかもしれません。保存した本人には分かっていても、似た一覧が増えると見分けにくくなるもの。

ファイルを開かなくても、何の記録か分かる名前にしておきましょう。

また、あとから自分で考えたことをメモする際は、受け取った報告と区別がつく形にしておきましょう。元の記録を残しておくと、何をもとに考えたかまで確かめられます。

■ 途中で変わった依頼内容も、たどれるようにする

最初に渡した資料だけでは、依頼中のやり取りが抜けてしまうこともあります。

商品について説明を補足したり、依頼する内容を確認し直したりした場合は、その記録も残しておきたいところです。

私とのやり取りは、すべてココナラのトークルームで行っています。依頼が終わったら、ご自身が伝えた説明と、その後に決まった内容を読み返してみてください。

手元に控えを残すなら、何についての確認だったかが分かる範囲でまとめましょう。短い一文だけを切り取ると、その前にどんな相談があったか分からなくなる場合があります。

相談中の案を、決まった内容だと思い込まないように。

どの説明で進めることになったかを確認し、結果一覧からたどれる場所に残しておく。あとから報告を読む自分のための準備になります。

■ 改善案やアポの詳しい記録を、一覧から離さない

私の出品では、断られた理由をもとに、言い回しの改善案もお付けしています。

また、アポが取れた際には、日時・ご担当者名に加え、電話で聞き取った内容や相手の関心をお渡ししています。

こうした情報が結果一覧とは別のところに残っている場合は、どの依頼や会社に関するものかを、見つけられる状態にしておきましょう。

一覧だけを保存して、改善案がどこにあるか分からなくなると、当時どんな見直しを考えたかを読み返しにくくなります。

アポの詳しい記録も同じ。会社名が分かっていても、相手が何に興味を持ったかを探し出せなければ、せっかく聞き取った内容を使うまでに手間がかかります。

「報告をもとに改善されることで（アポが）上がる」。これは、私がこれまで感じてきたこと。

その報告をあとから使うためにも、関連する記録がばらばらにならないようにしておきたいですね。保存する際は、一覧から必要な情報へたどれるかを確かめてみてください。

■ 依頼が終わったときに、一度だけ開き直す

記録を残したら、いったん閉じて、もう一度探してみましょう。

今回の報告をすぐ見つけられるか。依頼した内容も、同じ流れで確認できるか。

保存した直後なら気づける不便も、時間がたつと直すのが面倒になります。必要な記録が抜けていたら、そのときに整理しておくとよいと思います。

立派な管理の仕組みを作ろうとしなくても構いません。ご自身があとで開いたときに、何の依頼の結果か分かることから始めてください。

保存したことと、あとから使えることには、少し距離があります。

一覧の数字や言葉を見て、当時の依頼内容までたどれる状態にしておく。そのひと手間が、次に営業を考える際の材料を残すことにつながります。

アポの件数はお約束できませんが、電話の結果と改善案を受け取れる、5,000円の「お試し20件｜法人向けテレアポ代行でアポを取ります」をご覧ください。