【テレアポ外注】頼む前に確かめたい、電話の結果の報告とアポの中身

テレアポを外注する前に、報告の見本を見せてもらう。頼む前に、ぜひやっておきたい確認のひとつ。

電話をかけた件数が分かっても、その先の動きが決められないことがあります。不在だった会社には、いつかけ直せばよいのか。商談の約束ができた会社では、相手がどんな話を待っているのか。

そこまで読み取れるか、見本の中身を見てみてください。

Gold Ship株式会社で法人向けの営業代行をしている、久保和佐です。法人向けクラウドサービスの商談につながるご縁づくりを、複数の会社から継続してお任せいただいています。

今回は、私が電話と報告で気をつけていることから、依頼前に確かめておきたい点を順に見ていきましょう。

■ 「担当者不在」のあとに、何が残っているか

報告に「担当者不在」と書かれている。それだけでは、もう一度同じ会社に電話するとき、誰を呼び出せばよいか分かりません。

受付でまた担当部署から尋ねることになったり、不在の時間に電話してしまったり。せっかく一度電話したのに、そのときの情報が次につながらないのは、もったいないもの。

私は担当者が不在でも、お名前と戻る時間を尋ねています。もちろん、教えていただけないこともあります。聞けたことを残しておけば、かけ直す際の手がかりになるからです。

報告の見本を見るなら、不在の欄にどんな情報が残るかを確かめてみましょう。

担当者の名前を聞くのか。戻る時間も確認するのか。聞けなかった場合は、そのことが分かる書き方になっているか。

「不在」という結果の先まで確認しておくと、受け取る報告をイメージしやすくなります。

■ 会社の状態ごとに、探せる形になっているか

電話の結果が長い文章で並んでいると、かけ直す会社を探すたびに、最初から読み直すことになります。

私がお渡しする結果の一覧は、「つながった」「不在」「お断り」など、状態ごとに分けています。

不在だった会社を確認したいときに、そこをまとめて見られる。お断りの理由を振り返りたいときにも、探す手間が少なくて済む。

見本では、項目が埋まっているかに加えて、「次の電話を考えるとき、自分が使えそうか」という目で眺めてみてください。

実際に、報告をもとに話し方や電話のかけ方を直していき、お客様の商談が増えたことがありました。お客様から「報告が丁寧」と言っていただいたことも。

報告を読み返したときに、次に試すことが見つかる。そういう情報を残したいと考えています。

■ 約束のとき、相手にどこまで伝えるか

商談の約束ができても、当日、相手が「資料を受け取るだけだと思っていた」と受け止めていたら、話を進めるのは難しくなるでしょう。

日時が決まった段階で、会う目的まで共有できているか。依頼前に、ここも聞いておきたいところです。

私が約束を取る際には、何のために会うのかを相手に伝えています。サービスの説明をする場なのか、困っていることを相談する場なのか。曖昧なまま進めないようにしています。

当日だれが来るのか、何分くらいの予定か、どんな流れで話を進めるのか。このあたりも、約束の電話の中でお伝えしておきます。

相手は予定を空けて待ってくださる方。その時間にどんな話があるのか、電話の段階で知っておいてほしいのです。

外注先に尋ねるなら、「商談の約束をするとき、相手にはどんな説明をしますか」と聞いてみてください。件数の説明だけでは見えなかった、電話の進め方が分かるはずです。

■ 商談を担当する人に、何が渡されるか

商談へ向かう前には、相手と電話でどんな話をしたかも知っておきたいもの。

私は日時やご担当者名に加えて、聞き取った内容と、相手が何に興味を持っていたかまでお客様へお渡ししています。

相手が関心を示した部分が分かれば、当日、そこをもう少し詳しく聞いたり、説明の準備をしたりできます。電話で話した内容から商談を始めやすくするための引き継ぎです。

依頼前には、「約束ができたら、どんな内容を報告してもらえますか」と確認を。商談を担当するご自身が、その情報で準備できるかを考えてみてください。

私自身、電話を受けた相手に良い印象を残せるよう、丁寧なやり取りも心がけています。お客様の会社やサービスを知っていただくきっかけとして、一つひとつの電話を大切にしたいからです。

■ 報告を受け取った、自分の動きを想像する

見本を見るときは、受け取ったあとを想像してみましょう。

不在だった会社へかけ直すなら、必要な情報が見つかるか。商談の予定が入ったら、相手の関心に合わせた準備ができるか。

このように使う場面を思い浮かべると、確認したいことが具体的になります。

テレアポは、商品や相手の状況、電話をかける時期によって反応が変わります。私の出品でも、商談につながる件数をお約束することはできません。

そのうえで、電話で分かったことを残し、次の営業へつなげる。ご依頼いただいた仕事では、そこまで意識して取り組んでいます。

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