【テレアポの再連絡】「今は変更しない」と言われた会社へ、次に連絡する日の決め方

電話の結果を読んでいた社長が、「次に連絡する日」の欄で手を止める。

相手の返答には「今はシステムを入れ替える気がない」。それなら、いつ連絡すればよいのだろう。日付を入れてよいものか、迷ってしまう。

これは特定のお客様の実話ではありません。報告を受け取ったあとに、考えていただきたい場面です。

次の電話を考えるとき、空いている欄を埋めることだけに気持ちが向くと、相手が伝えた事情を置き去りにしてしまうことがあります。

■ 次の連絡日は、相手との約束かを確かめる

Gold Ship株式会社の久保和佐です。

担当者につながった際によく言われる言葉の一つが、「今はシステムを入れ替える気がない」。私の出品でお渡しする結果の一覧には、「次に連絡する日」の欄を設けています。

この欄を使うとき、最初に確かめたいのは、その日付が何をもとに決まったかです。

相手と連絡する日を約束しているのか。自社で次の連絡を考えるために置いた予定なのか。日付だけを見ていると、そこが分からないこともあるでしょう。

欄に日付があるだけでは、相手が再連絡を了承したとは限りません。

社内で決めた予定を、相手との約束だと思って電話してしまわないように。まずは、電話で聞き取った内容と一緒に確認してみてください。

ここがはっきりすると、日付をそのまま予定に入れてよいか、確認が必要かを考えやすくなります。

■ 日付を決める理由を、記録から探す

次の連絡日を考える際は、報告に時期を判断できる情報が残っているかを見てみましょう。

相手が連絡を希望した日や、検討する時期について伝えた内容など、日付の理由になる記録があるかを確認します。これは、すべての電話でそうした情報が得られるという意味ではありません。

分かっている範囲が、出発点。

記録に相手との約束が残っていれば、それを踏まえて予定を考える。日付は書かれているけれど理由が読み取れない場合は、依頼先へ確認してみてください。

社長が報告を読む際には、「この日は、どのような内容をもとに決まりましたか」と尋ねてみる方法も。受け取った記録を理解するための確認です。

日付と、その理由を一緒に残しておくと、あとから読み返したときも判断しやすくなります。

■ 時期が分からないときは、決め切らなくてよい

「今は変更しない」という返答しか残っていなければ、その一文だけから次に電話してよい日までは決められません。

ここで、何となく一定の期間を空けて日付を入れると、その予定だけが残ってしまう。しばらくして一覧を開いたとき、なぜその日にしたのか分からなくなるかもしれません。

日付を決める根拠がなければ、未定として残すこともできます。

その場合は、自社のメモに「連絡する時期は分かっていない」と添えておく。予定が抜けているのか、まだ決められない状態なのかが見えるようになります。

自社で一覧を見直す日を置く方法もあるでしょう。その日は、再連絡するかを考えるための社内の予定です。相手へ電話する日が決まったと受け取られないよう、何の予定かをメモしておきましょう。

空欄が気になっても、急いで埋めなくて大丈夫。分かっていないことが見える状態にしておくと、次の判断につながります。

■ 日付だけを頼りに、電話を進めない

一覧に予定を入れたあとも、その日が来たら自動的に電話をかける、と決めてしまわないようにしたいところです。

実際に連絡する前に、前回の記録を読み直してみてください。その後、自社の別の担当者がやり取りしていないかも、確認しておきましょう。

相手から今後の連絡を断られている記録があれば、それも見落とせません。「今は変更しない」という言葉だけを拾って、連絡してよい相手だと判断するのは、避けたいところ。

また、報告を受け取る社長と、次に電話する人が違う場合には、日付を決めた理由まで伝えておきたいですね。

予定の数字だけが引き継がれると、相手との約束があったのかが分からなくなります。記録を読める形で共有してから、次の連絡を検討しましょう。

■ 次の連絡日は、商談を約束する日ではない

商品や時期によって反応が変わるため、私の出品ではアポの件数をお約束していません。

再連絡の予定が決まっていても、その日に商談の約束が取れるとは限らないもの。相手との約束に沿って連絡する日や、次の動きを考えるための日として扱ってください。

報告を受け取ったら、まず「次に連絡する日」の理由が分かるかを確かめる。判断する情報が足りなければ、未定であることを残しておく。

そうしておけば、一覧を見直した際に、どこを確認してから動けばよいかが見えてきます。

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