【表の整理】重なりや空欄だらけの取引先一覧を、AIに整えてもらう頼み方

取引先の一覧表を開くと、同じ会社が2回出てくる。「株式会社」があったりなかったり、電話番号の欄はところどころ空いている。

直したいと思いながら、行が多くて後回しにしている表はありませんか。

Gold Ship株式会社で法人向けの営業代行をしている、久保和佐です。会社の事務は、Claude CodeというAIの道具に毎日手伝ってもらっています。営業リストを表にまとめるのも、その一つ。

60分の講座では、受けてくださる方のお仕事で一つ試す時間をとっています。その例の一つが、表の整理。今回は、散らかった一覧表をAIに整えてもらうときの頼み方をまとめました。

■ Claude Codeは、表のファイルを開いて直せる

チャットのAIに表を貼りつけると、整えた表を画面に返してくれます。ただ、行が多いと貼るだけでひと苦労。

Claude Codeは、パソコンの中にある表のファイルを開いて、直した表を新しいファイルとして保存できます。

何百行あっても、1行ずつ目で追っていく必要はありません。

■ 最初に「何のための表か」を伝える

「きれいにして」だけでは、どこを直せばいいかがAIに伝わらない。

ここからは架空の例。

「取引先の一覧表。会社名・電話番号・住所の3つの列がある。年末のあいさつ状と、来月の案内の連絡に使う」

使い道が分かると、どの列を大事に扱えばいいかが伝わります。

■ 直す前に、気になる所を教えてもらう

ここがいちばん大事なところ。

「この表で、同じ会社が重なっている行、空欄がある行、書き方がそろっていない所を、直さずに一覧で教えてください」

返ってきた一覧を見ると、どこが散らかっていたかが分かる。同じ名前でも別の支店だった、というように、表だけでは分からない事情はご自身で判断する所です。

■ 元の表は残して、新しいファイルに

直してもらうときは、こう添えておきましょう。

「元のファイルはそのまま残して、直した表は新しいファイルに保存してください」

元の表が残っていれば、うまくいかなかったときもやり直せる。どこを変えたかを別の列に書いておいてもらうのも、一つの方法です。

■ 数字と名前は、最後に自分の目で

整った表ができたら、何行か選んで元の表と見比べてみてください。

特に、電話番号や金額などの数字、会社名の漢字。

AIは頼んだとおりに直してくれますが、元の表にない情報までは分かりません。空欄だった電話番号を埋めるのは、ご自身の手元の記録から。

■ 一度うまくいけば、次の表にも使える

頼み方が決まれば、来月増えた分も同じお願いで整えられます。

一覧表がそろうと、探す時間が減るだけでなく、宛名づくりや連絡の準備にもそのまま使いやすい。

使い始めるところから一緒に進めたい方には、ココナラ内のビデオ通話でお手伝いしています。画面を見ながら、ご自身のパソコンで使える状態にして、お仕事で一つ試す60分。

60分・5,500円、11月30日までの初回価格です。

後回しにしている一覧表からAIを試してみたい方は、下の出品で講座の進め方をご覧ください。