【シフト表づくり】AIに頼む前に書き出したい、勤務の条件

シフト表の空欄を埋めて、休みの希望を見直す。出勤日を動かすと、今度は別の日の担当が足りなくなる。

表を眺めているうちに、いろいろな条件を頭の中で抱えてしまう。シフトを組む仕事には、そんな難しさがあると思います。

AIに頼んでみたいときは、まず、勤務の条件を手元に集めるところから。考える材料がそろうと、お願いする内容もはっきりしてきます。

私はGold Ship株式会社で法人向けの営業代行をしている、久保和佐です。毎日、Claude CodeというAIの道具に、営業リスト作りや稼働者さんの請求書のチェック、日報・連絡文の下書きを手伝ってもらっています。

「シフト表の作成」も、よく相談される内容の一つ。今回は、AIへ渡す前に整理しておきたいことをまとめました。

① 休みの希望だけでなく、仕事の条件も集める

シフトを考えるには、出勤できる日以外にも材料が必要です。担当できる仕事、勤務が続くときの決まり、その日に必要な担当なども書き出しておきましょう。

ここからは、実際の職場とは関係のない架空の例です。

・Aさんは水曜日に休みを希望している

・Bさんは受付を担当できる

・金曜日には受付を担当できる人が必要

・勤務が続く場合は、職場で決めた上限を守る

このくらいの短いメモからで構いません。決まっていない条件は、無理に埋めず「未確認」と残しておく。あとから確認する場所が分かるようにするためです。

② 調整できるかどうかも、メモに添える

同じ「休み希望」でも、変更できない事情がある場合や、相談できる場合があるでしょう。職場の運用に合わせて、その扱いも伝えておきたいところ。

先ほどの架空の例なら、「Aさんの水曜日の休みは変更しない」という一文を足せます。

条件を並べるだけでは、どこまで動かしてよいかが伝わりません。判断に迷うところを、AIが勝手に決めないように頼んでおきます。

例えば、こんなお願いです。

「この勤務条件をもとに、シフト表の下書きを作ってください。変更しないと書いた条件は守ってください。条件がぶつかるところや、情報が足りないところは、無理に埋めず確認事項として残してください」

さらに、「それぞれの条件を満たしているか、表を作ったあとに点検してください」と添える方法もあります。

③ 表の形が整っていても、確認は必要

空欄のない表が返ってくると、完成したように感じるかもしれません。ただ、休みの希望を見落としていたり、担当できない仕事が割り当てられていたりする可能性があります。

最後は人が、最初の条件と表を照らし合わせて確認を。勤務の偏りや、現場で無理のある組み合わせにも目を通したいですね。

修正を頼んだあとも、変更したことで別の条件が崩れていないか見直してください。

今日できる準備は、普段のシフト表を見ながら「組むときに気にしていること」をメモすること。まずは、頭の中にある条件を外へ出すところから始めてみませんか。

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