【資料づくり】「見やすくして」だけで終わらない、AIへの頼み方

「文字を大きくして、色も変えた。でも、なんだか伝わりにくい」

資料を直していて、こんなふうに手が止まることはありませんか。

見やすさを考えるとき、最初に決めたいのは「読んだ人に、何を分かってほしいか」。これを言葉にすると、AIへの頼み方も具体的になります。

Gold Ship株式会社で法人向けの営業代行をしている、久保和佐です。

私は毎日、Claude CodeというAIの道具に、営業リスト作りや稼働者さんの請求書のチェック、日報・連絡文の下書きを手伝ってもらっています。「資料を見やすくしたい」も、よく相談される内容の一つ。

今回は、手元の資料を見直すときに使える頼み方をご紹介します。

◆ 例えば、こんな資料だったら。

ここからは、実際の会社や取引とは関係のない架空の例です。

ある社長が、自社のサービスを初めて知る相手に、案内資料を渡そうとしています。資料には、会社の紹介、仕事の進め方、対応できる内容、利用するときの条件が詰まっている。

どれも必要に思えて、削れない。そこで「見やすくして」とAIに頼んでみる。

ただ、このひと言では、何を目立たせたいのかが伝わりません。文字や色を変える提案が返ってきても、読む人が知りたいことにたどり着けるかは、まだ分からないままです。

こんなときは、資料を渡す場面を添えてみてください。

「この資料は、私たちのサービスを初めて知る会社の社長に渡します。読んだあとに『自社で頼める仕事は何か』が分かるようにしたいです。説明の順番と見出しを考えてください。書かれていないサービスや実績は足さないでください」

相手と目的が決まると、並べ方を考える手がかりができます。

◆ 直す場所を絞ると、頼みやすい。

先ほどの架空の例なら、続けてこう頼めます。

「最初に読む部分だけを見直してください。頼める仕事が伝わる見出しをつけ、その下に短い説明を入れてください」

いきなり全体を作り直す必要はありません。まずは表紙の次に読む部分だけ。そこが決まったら、次へ進む形でも十分です。

文章が長ければ、削り方にも条件を添えましょう。

「同じ内容を繰り返しているところを探してください。利用するときの条件や注意点は残してください。削る候補と、その理由を教えてください」

理由まで聞いておくと、提案を採用するか考えやすくなります。

◆ 手元の資料で、試してみるなら

まず、資料の余白や別のメモに、次の一文を書いてみてください。

「この資料を読むのは〇〇で、読んだあとに〇〇が分かってほしい」

例えば、「初めて問い合わせた方に、依頼の流れを知ってほしい」。これも架空の例ですが、このくらい普段の言葉で構いません。

その一文を添えて、AIに「分かりにくい見出しを探して」と頼むところからなら、取りかかりやすいのではないでしょうか。

提案を受け取ったら、元の資料と見比べて、内容が変わっていないか確認を。短くしたことで大切な条件が抜けたり、対応できる範囲が広がって見えたりしていないかは、目を通したいところです。

「何を頼むかは見えてきた。実際の画面で試してみたい」

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