【月末の事務】毎月同じ作業に追われる社長へ。AIに頼む前の整理

月末が近づくと、請求書を開いて、内容を確かめて、気になるところを確認する。

毎月やっている仕事なのに、そのたびに「どこから手をつけようか」となる。営業やお客様への対応をしているうちに、事務が後ろへずれてしまう社長もいらっしゃると思います。

私はGold Ship株式会社で法人向けの営業代行をしている久保和佐です。毎月の仕事では、稼働者さんの請求書のチェックをClaude CodeというAIの道具に手伝ってもらっています。

毎日の営業リスト作りや、日報・連絡文の下書きにも使っていますが、今回は「毎月繰り返している仕事」をどう頼むか、というお話です。

◆ 「請求書をチェックして」の前に

自分では当たり前に見ていることも、AIには伝わっていない場合があります。

例えば、請求書を開いたときに、普段どこを見ているでしょうか。

請求する月なのか。仕事の記録との食い違いなのか。前もって決めた条件と合っているか、なのか。

ここが曖昧なまま頼むと、自分が確認してほしかったところと、AIが見たところがずれることがあります。

そこで、先に紙やパソコンのメモへ、普段の確認内容を書き出してみてください。きれいにまとめる必要はありません。

「私はいつも、何と何を見比べているんだろう」

その順番を言葉にするところから始めます。

◆ 架空の例で、整理してみます

ここからは、実際の取引とは関係のない架空の例です。

ある会社が、届いた請求書を仕事の記録と見比べて確認するとします。メモには、こんなふうに書けます。

・請求書の対象月が合っているか

・仕事の記録と、書かれている内容が合っているか

・判断できないところは、確認事項として残す

このメモをもとに、AIへ次のように頼みます。

「この請求書と仕事の記録を見比べてください。対象月と仕事内容が合っているかを確認し、食い違うところがあれば一覧にしてください。分からないところは推測せず、『確認が必要』と書いてください」

さらに、返してほしい形も伝えます。

「『確認した項目』『気になる点』『私が確認すること』に分けてください」

こうしておくと、返ってきた内容を見て、自分が次に何を確認するかを考えやすくなります。

試す際は、架空の名前や内容に置き換えた見本からでも始められます。

◆ 翌月の自分が困らないように残す

確認している途中で、「この項目も見ておきたかった」と気づくことがあります。

そのときは、最初に書いたメモに足しておきます。翌月は、そのメモを読み直してから頼む。仕事内容や約束が変わったら、そこも直します。

毎回、頭の中から説明し直す負担を減らすためです。

ただ、AIが「問題なし」と書いていても、それだけで支払いを決めることはしません。元の請求書や記録と照らし合わせ、最後は自分で判断します。

私のところには、「毎月の同じ業務」についての相談もあります。まずは、繰り返している仕事を一つ選んで、普段の確認順を書いてみてください。AIに頼みたい部分も見えてくると思います。

◆ 手元の仕事で、使い始めたい方へ

「整理はできそうだけど、実際の操作を一緒に進めてほしい」という方へ。

「Claude Codeの始め方を60分で教えます」では、ココナラ内のビデオ通話で画面を見ながら、一緒に使える状態にして、ご自身の仕事で一つ試します。

パソコンが苦手な方も、操作を確認しながら進めます。60分・5,500円、11月30日までの初回価格です。

毎月抱えている事務を題材に始めたい方は、下の出品から講座の内容をご覧ください。