【社長のAI入門】毎日の日報、まずは箇条書きで頼んでみませんか

仕事がひと段落したあとに残る、日報や連絡文。

「何をしたかは分かっている。でも、文章にするのが面倒」

そんなことはありませんか。短い報告でも、相手に伝わるように書こうとすると、手が止まることがありますよね。

私はGold Ship株式会社で、法人向けの営業代行をしている久保和佐です。エンジニアではありません。

会社の事務では毎日、Claude CodeというAIの道具に手伝ってもらっています。営業リスト作り、稼働者さんの請求書のチェック、日報や連絡文の下書きなどです。

今回は、その中から「日報の下書き」の頼み方をご紹介します。

■ 最初は、箇条書きのメモで大丈夫です

AIに頼むために、きれいな文章を用意する必要はありません。まずは、今日あったことを書き出してみてください。

例えば、次のような架空の営業メモです。

・午前中は企業への電話

・担当者が不在の会社が多かった

・資料を見たいと言われたので送った

・明日は不在だった担当者へかけ直す

このメモに、次のお願いを添えます。

「このメモを、取引先に送る日報にしてください。『今日したこと』『気づいたこと』『明日すること』に分けて、短く丁寧に書いてください。メモにない事実や数字は足さないでください」

頼むときに伝えたいのは、誰に見せるか、どんな形にするか、何を勝手に足してほしくないか。このあたりです。

例えば、気づいたことの欄なら、

「担当者様がご不在のケースが多くありました」

という形に整えられます。

自分のメモを土台にすると、出来上がった文章も確認しやすくなります。

■ しっくりこなければ、そのまま伝える

出てきた文章が堅すぎたら、こう伝えてみてください。

「少し堅いので、普段の仕事の連絡に近い言い方にしてください」

長ければ、

「半分くらいの長さにしてください。明日することは残してください」

一度で完成させようとしなくても大丈夫です。読んで気になったところを、そのまま言葉にして直していきます。

私のところにも、日報の作成や修正について相談があります。まずは普段書いている日報を一つ思い浮かべると、試す内容を決めやすいと思います。

■ 送る前の確認は、自分で

AIの文章に、実際にはしていないことが混ざっていないか。約束していない予定を、決定事項のように書いていないか。

ここは自分で確認します。特に、数字や日付、相手への約束は見直したいところです。

最初に試すときは、会社名や個人名を「A社」「担当者さん」に置き換えたメモでも練習できます。

今日の日報を、「したこと・気づいたこと・明日すること」の三つに分けて書く。そこから始めてみてください。

■ 自分の仕事で、一つ試してみたい方へ

頼み方が分かっても、パソコンの前で「どこから始めればいいんだろう」と止まってしまうこともあると思います。

私の出品「Claude Codeの始め方を60分で教えます」では、ココナラ内のビデオ通話で画面を見ながら、一緒に使える状態にして、ご自身の仕事で一つ試します。

パソコンが苦手な方も、操作を確認しながら進めます。60分・5,500円で、11月30日までの初回価格です。続けて取り組みたい方向けに、60分×2回の実践編も用意しています。

「自分の日報で試してみたい」と思った方は、下の出品から講座の内容をご覧ください。